Необходимые для анализа финансовые данные можно получать не через месяц, а через несколько дней после закрытия периода, если правильно замотивировать бухгалтерию и настроить процессы.
Каждый грамотный предприниматель старается держать руку на пульсе своего бизнеса и оперативно контролировать все изменения. Для этого ему нужно максимально быстро получать точные данные, которые показывают, сколько компания заработала в этом месяце, выполнен ли план, есть ли перерасход. В начале следующего месяца он запрашивает необходимые ему цифры у бухгалтера, а в ответ — тишина. День, два, неделю… И долгожданный отчет руководитель получает в лучшем случае числа 25-го. К сожалению, это очень распространенная ситуация, с которой, скорее всего, сталкивались и вы.
Почему же так происходит?
Во-первых, бухгалтер просто-напросто не понимает ваших целей. Вам нужно максимально быстро получить данные, чтобы иметь представление о том, чем жил ваш бизнес в последний месяц, среагировать на изменения, происходящие в компании и на рынке, принять оперативные решения. Для бухгалтера эти цели — пустой звук: скорее всего, в ответ на ваши претензии он ответит, что «не для этого учился».
Во-вторых, бухгалтер просто боится. Причем, боится он не вас, а налоговую. Государство и ИФНС годами вбивают в него главный постулат: весь учёт в компании должен быть обоснован для наголовиков, на каждое действие нужна бумажка. И бухгалтер ведет учёт так, чтобы было проще считать налоги, а не чтобы руководству было удобно принимать решения. Поскольку ИФНС он боится больше, чем вас, сначала делаются все необходимые отчёты для налоговой, и только потом, по остаточному принципу — для руководителя.
Как типичная бухгалтерия собирает данные?
1. Отражение выручки — до 5 числа месяца, следующего за отчетным, когда менеджеры принесут все акты / накладные, подписанные заказчиками. Отдельная каста — строительные подрядчики: они подписывают КС-ки до 25 числа.
2. Сверка всех онлайн-касс с данными ОФД — до 3 числа месяца, следующего за отчётным.
3. Сведение официальной кассы и не слишком официальной (той самой, что ведётся в таблицах Excel), выведение остатка, пересчёт денег, поиск средств, которые «перечислялись на карту» — до 5 числа месяца, следующего за отчётным.
4. Разбор всех чеков / командировочных / служебок по расходу подотчётных сумм, которые сотрудники приносят раз в месяц — до 8 числа (чтобы успеть до начисления зарплаты).
5. Расчёт заработной платы с учётом мотивации менеджеров в зависимости от выручки — 10 число месяца, следующего за отчётным.
6. Сбор всех входящих актов / накладных за месяц — до 15 числа месяца, следующего за отчётным. Особая сложность — акты по аренде, где есть переменная часть, и акты от организаций-монополистов ЖКХ.
7. Начисление процентов по займам и кредитам — до 16 числа. Более оперативно, как правило, это сделать не получается: проценты приходится считать вручную, так как расчётный период у банка не совпадает с календарным месяцем.
8. Формирование отчёта в Excel из выгруженных таблиц 1С для руководителя (для этого нужно сгруппировать статьи и переименовать их в соответствии с требованиями шефа) — до 18 числа.
9. Доведение отчёта в Excel до ума: расчет нужных показателей типа маржи или EBITDA, сравнение с плановыми показателями — до 20 числа.
Если добавить к этому 6-8 выходных дней, которые удлиняют указанные периоды, получается, что отчёт для руководителя будет готов к 28-му числу следующего месяца. Такой "портрет" получился на основе 17-летнего опыта сотрудничества с нашими клиентами — малыми компаниями с оборотом от 50 до 100 млн ₽. Узнали свою ситуацию?
Читайте также: Чем отличается управленческий учёт от бухгалтерского?
Теперь к главному — что сделать для того, чтобы получать отчёты от бухгалтерии на три недели раньше.
1. Установить систему мотивации менеджеров, привязанную к факту сдачи документов по реализации и закрытию сделок в CRM-системе. Закрепить сроки — 1 число следующего месяца. Сдал не вовремя? Мотивация будет, но только в следующем месяце.
2. Установить расчёт заработной платы до 3 числа. Если в CRM все сделки закрыли вовремя, рассчитать зарплату — дело техники. Желательно сделать для этого автоматизированный отчёт в 1С.
3. Ежедневно сверять онлайн-кассы и ОФД. Если этим заниматься регулярно, сбор данных не займет много времени. Сверку за последний день месяца проводить 1 числа.
4. Своевременно отражать управленческую и официальную кассу в 1С, печатать расходники и приходники, ежедневно вести оперативный учёт. Благодаря этому пересчитать деньги и сверить с учётом можно будет уже в последний день текущего месяца.
5. Установить электронный обмен документами с максимальным количеством контрагентов. Получение входящих документов от поставщиков по ЭДО — последнее число текущего месяца.
6. По всем существенным расходам, документы по которым приходят с запозданием (например, коммуналка), начислять резервы. Их можно рассчитывать по показаниям счетчиков или по данным аналогичного месяца прошлого года с коэффициентом — 3 число.
7. По регулярным и понятным расходам в виде абонентских плат (аренда, seo-продвижение, юристы на аутсорсинге и прочие) начислять расходы по условиям договора — 3 число.
8. Настроить в 1С автоматический расчет процентов по займам / кредитам по условиям договоров — 1 число.
9. Добиться того, чтобы у бухгалтера в приоритете была аналитика для управленческих отчётов, необходимых руководителю. Пусть декларации полежат подольше, но управленческий отчёт будет сделан вовремя!
В конечном итоге останется рассчитать в Excel нужные результирующие показатели и добавить план — и отчёт, необходимый руководителю, ляжет к нему на стол 5-6 числа.
Наглядные управленческие отчёты на дашбордах
Конечно, перестроить принципы подготовки отчетности, преодолевая сопротивление персонала ("Мы никогда так не делали!") непросто. Но это вполне выполнимо, и, главное, даёт отличный результат. В этом один из наших клиентов – крупный девелопер, собственник бизнес-центров, торговых и офисных помещений – убедился на практике. Как в большинстве компаний его экономисты получали данные от бухгалтерии к 25-му числу следующего за отчётным месяца и готовили отчёт для руководителя еще три дня. Отчёты получались подробными и наглядными, только принимать оперативные решения и быстро реагировать на изменения рынка никак не помогали, потому что опаздывали на месяц.
Когда мы внедрили новую систему сбора и обработки данных, руководитель компании получил возможность быстро реагировать на снижение выручки, оперативно распределять деньги на важные процессы в управлении своих объектов (например, капитальные и плановые ремонты), видеть в моменте рост затрат на коммуналку и оптимизировать расходы.
Для этого не потребовалось никаких дополнительных финансовых вливаний и глобальной перестройки бизнес-процессов. Достаточно было вселить в бухгалтеров веру в то, что руководителю нужны данные, отражающие реальную финансовую ситуацию, а не данные, в обязательном порядке заверенные оригиналами документов с двумя печатями. Это оказалось самой сложной задачей, но после того, как с ней удалось справиться, бизнес стал куда более управляемым.
Подключите аутсорсиг бухучёта от аутсорсинговой компании №1 в Екатеринбурге
