Соискатели на должность офис-менеджера часто недооценивают профессию, предлагая свою кандидатуру, не владеющую необходимыми навыками. Они полагают, что офис-менеджер – это вроде как секретарь и в этой профессии нет ничего сложного: сиди весь день, отвечай на телефон, вари кофе и печатай что-нибудь.
На самом деле, профессия офис-менеджера предполагает широкий пласт ответственности, владение массой навыков, а также незаурядные личные качества, помогающие в сложной, многозадачной, разноплановой и не лишенной стрессовых ситуаций работе.
Особенности работы офис-менеджера
Офис-менеджеры работают по всем направлениям в государственном, частном и благотворительном секторах. Короче говоря, они работают в любой организации, которая имеет офис, от малых предприятий до государственных органов и транснациональных корпораций.
Это местные и центральные органы власти, благотворительные и общественные группы, финансовые организации, юридические фирмы, организации социальной работы, индустрия развлечений, творчества, медиа и досуга, инженерные фирмы, транспортные компании, розничные торговцы, оптовики и дистрибьюторы, производители по всем отраслям промышленности, научные организации и многие другие.
Некоторые работодатели предлагают свое обучение, но, как правило, требуется уже опытный офис-менеджер, на обучение которого не нужно тратить деньги и время, и который смог бы преступить к выполнению своих обязанностей эффективно с первого трудового дня.
Обязанности офис-менеджера
Основная обязанность офис-менеджера заключается в том, чтобы контролировать административную деятельность, которая способствует бесперебойной работе офиса, организации людей, информации и других ресурсов.
Он следит за тем, чтобы офисное оборудование поддерживалось в надлежащем качестве и количестве, соответствующие записи были обновлены, а все административные процессы работали эффективно.
В небольшой организации офис-менеджер выполняет большинство задач самостоятельно, тогда как в более крупных организациях он может руководить работой целой команды.
Профессию офис-менеджера называют также управляющим делами, административным менеджером или операционным менеджером.
В перечень обязанностей офис-менеджера входит:
- использование широкого спектр программного обеспечения, включая электронную почту, электронные таблицы и базы данных в целях обеспечения эффективной работы офиса;
- управление движением документов;
- разработка и внедрение новых административных систем, таких как управление записями;
- учет расходов и управление бюджетом офиса;
- организация планировки офиса;
- организация поставок таких товаров, как канцелярия и офисное оборудование;
- поддержание состояния офиса и организация планового ремонта;
- организация и ведение встреч с персоналом;
- подготовка отчетов для высшего руководства и проведение презентаций;
- ответы на запросы клиентов и жалобы;
- пересмотр и обновление правил техники безопасности и охраны здоровья;
- организация регулярных испытаний электрооборудования и защитных устройств;
- посещение конференций и тренингов;
- управление социальными сетями организации.
Требуемые умения, навыки и личные качества
Для эффективного выполнения своих обязанностей офис – менеджер должен иметь определенные навыки:
- знание Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) и других широко используемых офисных пакетов;
- умения в области информационных технологий и печати;
- навыки управления проектами;
- отличные навыки межличностного, устного и письменного общения;
- знакомство с трудовым законодательством, юридическими аспектами работы, налоговым законодательством, административным законодательством;
- знание правил трудовой инспекции, пожарной инспекции, Роспотребнадзора, отдела по Защите прав потребителей.
Но данный перечень навыков не является основополагающим при приеме на работу.
Самыми важными являются определенные личностные качества, к которым относят:
- стрессоустойчивость;
- хорошие навыки командной работы и уверенность в руководстве и мотивации команды;
- отличные организаторские и управленческие навыки;
- системный подход к работе;
- умение расставлять приоритеты по задачам и работать под давлением;
- способность управлять своей рабочей нагрузкой и контролировать других одновременно;
- внимание к детали;
- гибкость и приспособляемость к изменяющимся рабочим нагрузкам.
Карьерный рост
Должность офис-менеджера обычно не является должностью начального уровня. Человек, занимающий эту должность, как правило, уже имеет опыт административный или управленческий, часто в смежном секторе.
Тем не менее, профессия и не является высшей точкой карьерного роста. Опытный офис-менеджер может взять на себя дополнительные обязанности, такие как управление большим количеством персонала или принятие на себя более высоких обязанностей руководства.
В качестве альтернативы, он может управлять другим офисом в организации, который имеет больший штат или является головным офисом.
После получения большего опыта работы в качестве офис-менеджера, могут появиться возможности перейти в высшее руководство и перейти к руководителю департамента.
