Планировать будущие расходы без наличия данных за прошлый период практически не возможно: можно забыть нужное и запланировать какие-то нелепые ожидания.
Если отталкиваться только от общей суммы расходов по какой-то статье за прошлый период - это тоже ничего не даст, особенно если статья включает в себя много договоров и (или) номенклатур.
Отталкиваясь от прошлогодней суммы, планируют, как правило, что-то близкое к ней (в зависимости от сценарных условий заложенных при планировании), но обосновать такие планы бывает очень трудно.
Как может помочь реестр? В 1С можно настроить вывод такого реестра или вести его самостоятельно в Excel (при небольшом количестве операций это вполне возможно)
Для планирования канцелярских расходов при помощи сводной таблицы отберем данные по расходам на канцелярские товары
Из сводной таблицы видно, какие номенклатуры использовались и как они списывались по месяцам. Так как в канцелярские расходы отличаются разнообразием однотипных номенклатур, по при планировании их можно укрупнить.
Из сводной таблицы можно сформировать отдельный реестр, отражающий содержание любой цифры реестра. Чтобы вывести реестр всех канцелярских расходов за период в отдельный реестра нужно два раза "щелкнуть" левой кнопкой мыши по итогу. После чего на отдельный лист выведется такой реестр
Добавив в него новый столбец с группами, можно укрупнить номенклатуры и видеть более общую картину, удобную для планирования.
В реестре по канцелярским расходам договора не видно, так как данный реестр формируется по факту списания на затратные счета и в документе списания по бухгалтерскому учету нет соответствующего субконто.
Но, например, если мы будем планировать расходы на услуги охраны, то из того же самого реестра мы можем вывести такую сводную таблицу
Из таблицы видно, что у Поставщика 1 действует фактически один договор, который перезаключается в марте. При планировании мы должны будем предусмотреть возможный рост цен в марте по договору или вообще суммы планироваться не будут, если с данным контрагентом сотрудничество будет прекращено.
У Поставщика 3 действуют два постоянных договора, которые нужно будет перезаключать. И в начале года были еще какие-то 2 разовых договора, в данном случае нужно будет поднять информацию с чем была связана необходимость заключения этих договоров и возникнет ли она в следующем году. Кстати сказать, без сводной таблицы разовые договоры можно упустить, так как на момент планирования платежей по ним уже не будет.
Таким образом, один реестр позволяет быстро формировать выборки расходов в различных разрезах. При планировании, данные этих выборок могут направляться лицам, участвующим в планировании. При анализе планов также удобно смотреть все ли договора и номенклатуры учтены. Сводные таблицы также позволяют видеть постоянные расходы, которые повторяются ежегодно, и разовые расходы, которые были связаны с определенными событиями, которые характерны только для данного года и в будущем повторятся не будут.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке
