Автор статьи: Александр Телешинин, практикующий юрист, магистр корпоративного права Юридического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова, аспирант кафедры предпринимательского права.
Приветствую Вас, уважаемые читатели!
В этой статье я очень кратко расскажу о том, как правильно направить корреспонденцию контрагенту. Речь пойдет о заказном ценном письме с уведомлением о вручении.
Зачем вообще нужно направлять письмо такого типа? Все очень просто - это необходимо, чтобы впоследствии можно было доказать, что конкретно Вы отправили и когда это было получено. Поскольку в нашей стране нередки случаи злоупотреблений со стороны контрагентов, всегда исходите из следующего правила - если Вы не направили заказное письмо с описью, то Вы не направили ничего.
Очень подробно и наглядно об отправке заказного письма я рассказал в видео на своем YouTube-канале. Вот ссылка. Если Вы ведете бизнес в России, обязательно посмотрите этот выпуск - там дополнительно освещено несколько лайфхаков и подводных камней.
Итак, допустим, мы подготовили и распечатали документы, которые нужно отправить. Каковы наши действия?
1. Составляем опись вложения
В описи указывается перечень документов, направляемых получателю. Составить её крайне желательно до визита на почту (бланки описи от Почты России не очень удобные; их нужно заполнять от руки, причем дважды). Нет единого образца описи. Вот ссылка на образец, который использую я. Старайтесь максимально подробно описать, что Вы хотите отправить. Заполнять нужно примерно так:
Далее - печатаем опись в двух экземплярах и подписываем каждый справа от нашей фамилии. Если отправляем от имени организации, то вместо фамилии пишем наименование организации, ставим подпись и печать (если она есть).
2. Просим на почте уведомление и покупаем конверт
Для отправки нам понадобится конверт и уведомление о вручении. Конверт можно купить на почте (желательно А4, но не обязательно). При покупке конверта нужно также попросить у сотрудника почты экземпляр уведомления о вручении - оно выдается бесплатно. После этого заполняем конверт - указываем на нем наименование/адрес отправителя и наименование/адрес получателя. Обратите внимание на правила заполнения индекса. На оборотной стороне конверта почти всегда указаны образцы написания цифр. Заполнять цифры индекса следует по образцу.
3. Заполняем уведомление о вручении
Уведомление о вручении - это документ, который вернется Вам, когда почтовое отправление будет доставлено. Если уведомление простое, то оно вернется в Ваше почтовое отделение. Если уведомление заказное, то придет к Вам в почтовый ящик (оно более дорогое). Ни в коем случае не путайте тип уведомления с типом письма. Уведомление вполне себе может быть простым, но письмо у нас заказное, ценное, с описью и уведомлением о вручении.
На лицевой стороне уведомления указываются наши реквизиты (кому и куда оно подлежит возврату). На оборотной - реквизиты получателя. Чтобы не усложнять восприятие, просто приложу фото уведомления, заполненного мной.
4. Отправляем корреспонденцию
Итак, у Вас на руках есть (1) документы на отправку, (2) опись в двух экземплярах, (3) конверт и (4) уведомление о вручении. Нужно взять талон на отправление письма. Сотрудник проверит соответствие перечня отправляемых документов описи и поставит на описи штампы с подписью. Затем выдаст один из двух экземпляром описи Вам вместе с квитанцией. Обязательно сохраните эти документы. Опись подтверждает содержимое почтового отправления, а квитанция - номер отправления (РПО). По этому номеру письмо можно отслеживать в онлайне на официальном сайте Почты России (и там же - скачать отчет об отслеживании). Отчет об отслеживании является доказательством, которое активно принимается российскими судами. Выглядит он вот так: