В интервью с CFO Russia Наталия Смирнова, директор по внутреннему аудиту «Ростеха», как автоматизировать проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности организаций Корпорации.
В какие этапы проходят проверки финансово-хозяйственной деятельности в «Ростехе»?
В Государственную корпорацию «Ростех» входит 15 холдингов и более 800 организаций. В каждой головной организации холдинговой компании (интегрированной структуры) и в ключевых организациях этих холдингов созданы подразделения внутреннего аудита. В их задачи входят как проверки финансово-хозяйственной деятельности дочерних организаций, так и бизнес-процессов (внутренний аудит).
В силу того, что внутренний аудит в организациях Корпорации внедрили только в 2016 году, а проверки финансово-хозяйственной деятельности проводят с 2009 года, и методология по ним отработана до мелочей, в компании приняли решение в первую очередь автоматизировать именно это направление.
У нас 3 типа проверок: ревизионная (проводится по итогам года в соответствии с Федеральным законом 208-ФЗ для предоставления на годовое собрание акционеров), комплексная ( в отношении новых активов, которые регулярно поступают в Корпорацию, охватывает трехлетний период) и целевая (в отношении конкретного вида деятельности организации).
Что послужило причиной автоматизации данного процесса?
Первоочередная причина – необходимость повысить эффективность взаимодействия между внутренним аудитом и заказчиками/пользователями. Все отчеты по проверкам (в силу особенностей деятельности наших организаций) как минимум конфиденциальны, то есть предполагают особый порядок подготовки, распространения и хранения. Перемещение отчетов в бумажном виде создавало неудобства и в целом по Корпорации приводило как к материальным затратам на бумагу и хранение, так и к существенным временным затратам на их перемещение и ознакомление.
С какими сложностями вы столкнулись при автоматизации проверок? Как вы справились с ними?
Первая сложность подстерегала нас при организации конкурса. Как выяснилось, на российском рынке продукт, способный охватить необходимое количество организаций и пользователей, представлен буквально 2-3 программами, большинство из которых созданы зарубежными разработчиками. С учетом наших специфических требований к системе нам подходили только программное обеспечение, включенное в реестр Минкомсвязи, и российский поставщик.
Нам повезло, что на конкурс вышла компания Digital Design, у которой уже был опыт внедрения программы для внутреннего аудита собственной разработки в РЖД. Но нам требовалась автоматизация другого направления, поэтому разработчикам пришлось создавать систему по некоторым параметрам фактически с нуля.
Отдельного упоминания заслуживает процесс внедрения системы одновременно во всех холдингах Корпорации. Несмотря на высокую загрузку работников внутреннего аудита, мы ввели ее в промышленную эксплуатацию за полгода. Это произошло благодаря слаженной работе всех руководителей подразделений внутреннего аудита и вовлеченности руководства головных организаций холдингов.
Какой эффект получает компания от автоматизированных регламентов для проведения проверок и ревизий финансово-хозяйственной деятельности?
Самый дорогой и невосполнимый ресурс – время. У основных заказчиков проверок и ревизий время стоит очень дорого, и его всегда не хватает. Благодаря автоматизированной системе члены советов директоров и генеральные директора получают доступ к результатам проверок сразу же по их окончании. А раньше приходилось изготавливать много бумажных копий отчетов, ведь иногда на заседании совета директоров рассматривали 10 и более отчетов за один раз. При этом средний объем отчета был не менее 100 страниц.
Теперь же пользователь может нажатием одной кнопки сформировать в системе как список основных рисков, выявленных искажений бухгалтерской (финансовой) отчетности и нарушений законодательства, так и свод рекомендаций проверяющих, и получить максимум информации с использованием удаленного доступа.
Руководители проверок также экономят свое время: теперь все основные документы хранятся в электронном виде с привязкой к конкретной проверке. Выявленные искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности автоматически суммируются и сравниваются с корпоративным уровнем существенности.
Каковы ваши дальнейшие планы по развитию системы?
Мы не планируем останавливаться на достигнутом и собираемся в ближайшее время добавить мандатный доступ для пользователей, упростить интерфейс и дополнить систему автоматизированными средствами аналитики.
Задать свои вопросы Наталии Смирновой и узнать больше об опыте «Ростеха» вы сможете на Третьей конференции «Внутренний контроль и внутренний аудит как инструменты повышения эффективности бизнеса», которая состоится 24 января 2020 года в Москве.
Мария Кириченко, CFO Russia
