Запись трат и доходов в тетрадку нельзя считать финансовым учётом, даже если бизнес совсем небольшой: такая форма не поможет спрогнозировать будущее предприятия. Рассказываем, как вести финансы, чтобы не упускать важное, правильно анализировать расходы и планировать бюджет
Этап 1
Учёт денежных средств на счетах
Если вы совсем не ведёте финансовый учёт, начните с малого — отчёта о движении денежных средств (ОДДС).
ОДДС покажет, какие суммы поступают на счёт и списываются с него за определённый промежуток времени. Важно: в отчёте фиксируется движение денег, а не их эквивалентов (товара, сырья и т.п.).
Пример
7 августа на счету кондитерской было 40 тысяч рублей. 10 августа владелец ожидал получить ещё 50 тысяч от надёжного клиента, поэтому был спокоен и купил на имеющиеся деньги новую печь и продукты, а половину дневной выручки взял себе. Но 10 августа клиент попросил отсрочку. Владелец дал клиенту ещё 4 дня, забыв, что 12 августа нужно платить за аренду. Денег в кассе, чтобы рассчитаться с арендодателем, не хватило
Ситуация, описанная в примере, называется кассовым разрывом — это отсутствие денежных средств для оплаты обязательств. Отчёт о движении денежных средств помогает предвидеть кассовые разрывы и понять, сколько денег на каждом из счетов предприятия на самом деле. И даёт представление о том, в какой момент и какую сумму от оборота владелец может брать себе без ущерба бизнесу.
Вместе с ОДДС советуем вести платёжный календарь и вносить в него запланированные обязательства — свои и партнёрские.
Этап 2
Анализ финансов
Отчёт о движении денежных средств покажет, насколько стабильно предприятие может выполнять свои обязательства за счёт внутренних ресурсов. Углубиться в понимание финансовой ситуации помогут документы бухгалтерской отчётности: баланс и отчёт о прибыли и убытках(ОПиУ).
В ОПиУ вносятся выручка бизнеса и расходы по статьям, включая налоговые отчисления, выплаты по кредитам и т.д. Разница между выручкой и всеми расходами — это чистая прибыль за обозначенный период. Если в данный момент денег в кассе много, а предприятие на самом деле убыточно, ОПиУ покажет это.
В баланс вписываются все активы и пассивы предприятия. Активы — это деньги на счетах, имущество, сырьё и вообще всё, чем обладает компания. А пассивы — деньги, на которые куплены активы, в связи с чем активы всегда равны пассивам. Баланс помогает понять, какое выражение имеет прибыль бизнеса: денежное, имущественное или какое-то другое.
В совокупности ОПиУ, баланс и ОДДС дают объективную финансовую картину бизнеса: что представляют собой основные активы, какие статьи расходов ведут к убыткам, какой срок отсрочки для клиентов безопасен и так далее. Иначе говоря, за счёт чего бизнес держится на плаву и что может его потопить.
Этап 3
Планирование и прогнозирование
Анализ данных даст понимание текущей ситуации и позволит обнаружить точки роста. Следующий желательный шаг — планирование бюджета и финансовые прогнозы.
Очевидные исходы можно предсказать самостоятельно, если вы хоть как-нибудь разбираетесь в финансах. За более сложными и детальными прогнозами лучше обратиться к финансовому аналитику или хотя бы спросить совета грамотного бухгалтера.
И конечно, для финансового учёта можно использовать умные сервисы вроде «Бизнес Аналитики», который умеет объединять денежные потоки, планировать годовой бюджет расходов и доходов и визуализировать динамику финансов по статьям, клиентам и контрагентам. Подобные программы облегчают жизнь и руководителям бизнеса, и бухгалтерам при подготовке документации.
Сделайте будущее своего бизнеса более предсказуемым с помощью финансового учёта, и в делах не придётся полагаться только на удачу