Если вы делаете коммерческое мероприятие и ваша цель - заработать деньги, вам просто необходимо составить четкую финансовую модель. Как бы страшно не звучало это словосочетание, поверьте, в ней нет ничего сложного. Разбираем реальный пример и даем готовый шаблон по составлению финансовой модели.
Зачем мероприятию составлять финансовую модель? Деятельность любой коммерческой организации, а мероприятие тоже можно рассматривать, как коммерческую организацию, требует наличия инструментов, которые помогут определить текущую ситуацию в бизнесе. Проще говоря, финансовая модель помогает:
- следить за финансовыми показателями (денежный поток, прибыль, выручка)
- делать прогнозы о развитии бизнеса
- быстро реагировать на любые изменения в подготовке мероприятия
- просчитать новые сценарии развития
- в целом, структурировать ведение бизнеса.
Без таких инструментов невозможно добиться эффективного управления в подготовке вашего мероприятия.
Что такое финансовая модель? Финансовая модель - это представление текущих и будущих результатов деятельности в денежном выражении. В основном, используют два метода определения результатов деятельности: метод начисления и кассовый метод. Метод начисления применяется в большинстве проектов. Но, несмотря на ряд преимуществ, сложен для понимания, больше расчетов. Прибыль не совпадает с денежными потоком, что часто вызывает непонимание. Кассовый метод применяется в локальных проектах и и идеально подойдет просчету мероприятия. Он простой и интуитивно понятный, четко показывает движение и остаток денежных средств – т.е. «видимый» результат финансовой деятельности.
Как и где строить финансовую модель? Для построения финансовой модели нет необходимости осваивать сложные программы, достаточно умения на базовом уровне использовать любой табличный редактор, например, Microsoft Excel. Формирование финансовой модели начинается с составления прогноза будущих денежных потоков, которые принято разбивать по периодам и учитывать в разрезе статей поступления или расходов денег.Статьи – это объединённые в группы схожие по смыслу расходы или доходы. Например: если вы покупаете кофе, кекс и воду – то статья движения денег будет «Кейтеринг». Учет движения денег по статьям повышает наглядность и улучшает восприятие. Вы можете внести в таблицу информацию о прогнозе поступления денег от клиентов, а также о расходах вашей команды, например, на рекламу и продвижение. Помимо этого, необходимо посчитать иные затраты: аренда помещения, аренда звукового оборудованияпроезд/проживание спикеров, выступление спикеров и др. Финансирование мероприятие, т.е. поступление денег не от продаж, лучше учитывать отдельным блоком для наглядности. К этому типу могут относиться, например, спонсорские доходы. Вот ссылка на таблицу, в которой уже прописаны необходимые формулы. Её вы можете скачать и использовать в качестве инструмента для создания финансовой модели вашего мероприятия, поменяв статьи движений денежных средств на те, которые будут актуальны для вас. Не нужно создавать много статей, старайтесь учитывать похожие по смыслу движения денег в одной строке.
Давайте рассмотрим пример Скачать пример Таблицы
Представим ситуацию - мы организуем медицинскую конференцию, где основной доход организатор планирует извлечь из продажи билетов. Допустим, у нас в продаже имеется 150 билетов категории “Стандарт” за 4 000 рублей и 50 билетов категории “VIP” за 10 000 рублей. Итого 600 000 + 500 000 = 1 100 000 рублей. Это планируемый доход от продажи входных билетов. Далее переходим к блоку “платежи”. Напомним, то, что указано в примере, не обязательно использовать как обязательный шаблон. У вас могут быть и свои позиции. Итак, организатор планирует потратить деньги на:
- Маркетинг
- Реклама
- Аренда помещения
- Аренда звукового оборудования
- Брендирование площадки
- Модерирование мероприятия
- Приглашение спикеров
- Зарплата
- Кейтеринг
- Прочее
Сама конференция запланирована на октябрь. Подготовка начинается в мае. Сразу обратим ваше внимание на блок “финансирование”. В нашем примере имеется два спонсора с 600 000 и 250 000 рублей.Далее планируем свою работу, вносим по месяцам организационные вопросы.
Важно при составлении финансовой модели обращать внимание на то, чтобы денег всегда хватало. Это показывает нижняя строчка таблицы: отрицательных значений в ней быть не должно, значит вы где-то ошиблись в расчетах? так как столкнетесь с нехваткой денег.
Финансовая модель не ограничивается только первоначальным планом. По мере совершения реальных платежей и поступления оплат от клиентов вашу финансовую модель надо периодически обновлять, чтобы понимать, где вы отклонились от плана и скорректировать прогноз движения денег с учетом исторических данных.
Для этого в исходной таблице в колонках, которые относятся к прошедшим месяцам, плановые цифры нужно заменить фактическими. Поэтому всегда записывайте: кому, когда и за что были перечислены денежные средства. То же касается и платежей от ваших клиентов.
Кто должен вести финансовый учет мероприятия?
Этим должны заниматься руководители агентств или руководители команд по организации события. И, как вы могли убедиться, никаких сложных навыков для этого не требуется: математика финансовой модели простая, потребуются только базовые функции табличного редактора.
Сколько времени занимает ведение финансовой модели?
Потратив время на создание первичной финансовой модели, в дальнейшем рекомендуем выделять один день в начале месяца для обновления данных в таблице: отразить фактические приходы и расходы денег за прошедший месяц, скорректировать прогноз на будущее.
Когда нужно приступать к разработке финансовой модели?
Приступать стоит после того как вы придумали и описали концепцию события, изучили рынок, собрали команду.
