В этой статье речь пойдёт о формализации бизнес-процессов компании и основных ошибках преждевременного внедрения автоматизированной системы. Подобные знания получают специалисты по автоматизированным информационным системам (АИС) на первых годах своего обучения в ВУЗе.
Следовательно, эта статья посвящена анализу простых, но, к сожалению, распространённых ошибок внедрения автоматизированных информационных систем.
Автоматизация бывает полной (автоматическая система), когда процессы происходят без участия человека, и смешанной - при участии человека в какой-то части составного процесса обработки информации. Большую популярность сегодня приобретают технологии роботизированных процессов - Robotic process automation (RPA).
В этой статье "автоматизация" будет восприниматься как единый термин, но нужно помнить то, что подобные системы могут иметь различную степень автоматизированности.
Ошибки автоматизации бизнес-процессов компании
Отсутствие формализации бизнес-процессов
Это одна из самых распространённых ошибок! По отсутствию интереса разработчика к формализованным бизнес-процессам компании заказчика руководитель может определить компетентность разработчика будущей информационной системы.
Подобрать оптимальное автоматизированное решение для компании практически невозможно без знаний всех первичных требований к системе!
Первичные требования должны основываться на анализе бизнес-процессов компании, которые должны быть формализованы и предоставлены разработчику для изучения.
Формализация бизнес-процессов - это смысловое объединение последовательности действий сотрудников компании в линии, ограниченные определенными временными рамками и выражение этих линий в виде схем. Схема бизнес-процесса выполняется в виде определённых нотаций (нотация - в данном случае, это система условных письменных обозначений). К схеме прилагается описание всех ресурсов, участвующих в бизнес-процессе, форма их выражения и бизнес-правила, регулирующие все информационные процессы.
Подробнее о формализации бизнес процессов можно почитать в статьях:
Формализованные в соответствии с требованиями ГОСТ-ов бизнес-процессы, должны быть собраны в определённом структурированном хранилище данных с ограниченным режимом доступа!
Отсутствие оптимизации формализованных бизнес-процессов
Оптимизация, то есть исправление логических, логистических и технических ошибок, в существующих бизнес-процессах может проводиться аналитиками коммерческих процессов компании незаметно, при первичной формализации.
Однако, оптимизация бизнес-процессов является отдельным этапом обработки информационных процессов компании. Существуют два вида представления информации:
- как есть (as is) - отражает существующую картину деятельности компании, без внесения оптимальных изменений;
- как надо (as to be) - отражает картину бизнес-процессов с учётом внесённых рациональных изменений.
Специалисты при формализации бизнес-знаний компании могут проводить два обособленных этапа:
1. Фиксация информационной картины компании "как есть".
2. Оптимизация и разработка комплекса мер для повышения производительности компании с формализацией утверждённых мер.
Вместо хранилища бизнес-процессов "как было", которое теперь подлежит архивированию, появляется хранилище бизнес-процессов "как стало"!
Проведение оптимизации бизнес-процессов позволяет избежать дополнительных переделок, совершенствования разработанной и внедряемой автоматизированной информационной системы компании.
Об основных этапах внедрения АИС организации в виде системы-CRM можно подробнее почитать в статье "Основы CRM".
Недостаток мер по внедрению автоматизированной информационной системы
Процесс внедрения АИС подразумевает следующие меры:
- подготовка эффективных пользовательских инструкций;
- проведение общей презентации АИС для всех сотрудников компании (расширенное представление о деятельности компании);
- проведение индивидуального обучения по эксплуатации АИС на рабочем месте сотрудника;
- организация оперативной технической поддержки пользователей по вопросам плановой (штатной) эксплуатации и устранения конфликтов в работе АИС.
В качестве дополнительного этапа по внедрению автоматизированной информационной системы может быть реализация системных дополнений, согласующихся с концептуальным представлением АИС!
Предложение неоптимального шаблонного решения АИС
Поскольку в этой статье уже много говорилось о формализации бизнес-процессов, то нет смысла много рассказывать в этой части о том, что все решения подбираются только на основе, составленных в полном объеме, требований.
Предложение готовых автоматизированных решений для бизнеса на основе характеристики типа "многие уже работают на этой системе" может содержать неприятные неожиданности на этапе внедрения.
Второй причиной возникновения сложностей при внедрении шаблонной АИС является недостаточная настройка под задачи заказчика, которая может появиться в результате жесткой экономии заказчика на услугах по разработке (называется: "вы установите, а мы сами допилим") или в результате ошибок формализации бизнес-процессов.
При полноценном представлении первичных требований к АИС специалист по разработке не сможет установить неоптимальное шаблонное решение потому, что у него будут расхождения своих контрольных точек по этапу внедрения!
Настоящий специалист не начнёт установку системы, если у него не готовы все результаты по её плановому внедрению.
Отсутствие формализованной концепции бизнеса заказчика
Это одна из ошибок, которую не все заказчики понимают.
Любой оптимизатор бизнес-процессов может сказать, что он проводит оптимизацию не только исходя из логики бизнес-процесса (существенная экспертиза процесса), но и с учётом основной концепции бизнеса заказчика, чтобы предусмотреть возможность совершенствования АИС с максимальной эффективностью (концептуальная экспертиза процесса).
Без знания концепции бизнеса заказчика можно ошибочно оптимизировать коммерческие процессы по непосредственной логике и сделать их в какой-то части неоптимальными для будущего развития коммерческой информационной системы!
Вот для чего нужна формализация и полное представление бизнес-идеи компании.
Разумеется, у бизнес-концепции компании может быть установлен статус коммерческой тайны, но для предоставления подобной информации разработчику существуют смысловые усечения концепции и обязательства по соблюдению конфиденциальности сведений.
Если руководство заказчика не представляет, как изложить и в каком виде представить свои бизнес-идеи, а также не полностью представляет, как будут выглядеть формализованные бизнес-процессы, то заказчика нужно обязательно обучить основам и презентовать некоторые программные инструменты по управлению бизнесом.
При малой выраженности бизнес-позиции заказчика, его можно ознакомить с типовыми бизнес-моделями, подходящими ему по сфере деятельности.
Можно предложить к просмотру презентационный ролик ГК "Современные технологии управления" под названием "Презентация основных возможностей системы Business Studio 4.0":
Учитывая, что тип мышления и восприятия у разных заказчиков может быть разным, можно для каждого психологического типа личности выпустить наиболее подходящий их пониманию видео-ролик, в котором главными задачами будет обучение построению схемы структуры и дерева целей компании.
При аналитическом сопоставлении двух вышеуказанных схем можно выявить недостатки бизнес-структуры или целеполагания руководства компании!
В рамках этой статьи были рассмотрены не все ошибки разработки и внедрения коммерческих автоматизированных информационных систем, а только некоторые из них.
При более детальном рассмотрении причин возникновения этих ошибок можно отдельно обозначить:
- излишнюю экономию на консультациях и экспертных анализах бизнес-сферы компании соответствующими специалистами;
- некомпетентность специалистов со стороны разработчика, например, важно соблюдать баланс в развитии специалистов между техниками программирования, настройки аппаратного обеспечения и психологическими основами работы с клиентами.
ВАЖНО. При самом первом шаге - формализации бизнес-идеи, создателю коммерческой структуры нужно ответить на вопрос: "Что должна выражать в целом конкретная коммерческая организация?" Это первый шаг к выбору оптимального автоматизированного информационного решения.
УСПЕШНЫЕ БИЗНЕСМЕНЫ ЗНАЮТ, ЧТО ИХ БИЗНЕС-ОРГАНИЗАЦИИ - ЭТО НЕ ТОЛЬКО ИНСТРУМЕНТ ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, НО И ЧАСТЬ ИХ САМОВЫРАЖЕНИЯ В ОБЩЕСТВЕ.
автор: Демешин С.В.
