У предприятия возникает задача по подготовке и переподготовке персонала, если в штате есть нанятые сотрудники рабочих специальностей, таких как: водители тяжёлой техники, операторы машин и установок, кладовщики, стропальщики, сварщики, а также мастера и начальники участков, инженеры разных специальностей.
Какие-то мероприятия по сотрудникам надо повторять ежегодно, какие-то раз в три года или в пять лет.
Примеры дисциплин, по которым надо переобучать сотрудников:
- Обучение по профессии
- Разные образовательные программы по промышленной безопасности
- Обучение по охране труда
- Электробезопасность
- ПДД
- Оказание первой помощи
- Экология и обращение с отходами
- Пожарно-технический минимум
И тут возникает вопрос: как следить за этим процессом, чтобы всё делалось вовремя и ни за какое пропущенное по какой-то должности обучение не получить штраф от контролирующих органов?
Варианта два: либо за весь этот процесс назначается ответственным кто-то конкретный (специалист по охране труда) и тогда это его ответственность — обо всём помнить, ничего не забыть и всё делать правильно. Либо настроить CRM под процесс регулярной переподготовки кадров, чтобы актуальная информация, по какому сотруднику какие мероприятия когда надо провести, хранилась там и вовремя напоминала ответственным, когда и что нужно делать. Ответственными при втором варианте будут, скорее всего, всё те же люди, но им уже не нужно будет всё держать в голове, блокнотах, журналах и таблицах и вероятность ошибок и штрафов по причине человеческого фактора будет резко снижена. И даже в том, случае, если что-то произойдёт не так — всегда можно будет обратиться к CRM и исследовать, почему была допущена ошибка. Все ли ответственные получили нужные уведомления? Кто не закрыл вовремя свою задачу? Или CRM и не знала, что нужно что-то сделать в соответствующую дату? В таком случае — кто именно не внёс нужную информацию в CRM?
Перед тем, как автоматизировать процесс переподготовки персонала в CRM, нужно взглянуть на этот процесс в целом — возможно он является частью какого-то более общего процесса работы с сотрудниками и нужно автоматизировать не только его?
Скорее всего, процесс переподготовки сотрудников будет хорошо сочетаться с процессом найма новых сотрудников. О настройке воронки найма я уже писал.
Каким же образом настраивается воронка переподготовки персонала? Начнём с того, что весь описанный выше процесс будет базироваться в CRM не только лишь в одной из воронок.
Лицо, которое непосредственно занимается обучением сотрудников или их отправлением в учебный центр, будет работать с воронкой мероприятий. Но по мимо этой воронки в CRM нужно решить несколько задач, перечислим их.
1. Хранение базы сотрудников
Сотрудникам рабочих профессий скорее всего не нужно работать в CRM.Это не исключено, если это связано с выполнением их служебных обязанностей, например получение задач через механизм CRM. Но для воронки переподготовки персонала самим сотрудникам точно не нужно присутствовать в CRM в качестве пользователей. В качестве пользователей должны быть те, кто непосредственно решает задачи по переподготовки персонала, тот же специалист по охране труда, чтобы получать задачи и уведомления.
Однако, информацию по сотрудникам хранить нужно и для этого нужно использовать сущность Контакт. При этом важно использовать такой признак как Тип контакта, чтобы помечать, какой контакт в CRM является нашим сотрудником, а какой — клиентом.
В карточке нашего сотрудника нам нужно завести специальное свойство, тип — дата, в котором будет храниться дата, когда сотрудник фактически проходил ранее то или иное мероприятие. То есть если наш экскаваторщик проходил обучение по охране труда, оказанию первой помощи, безопасному вождению и пожарно-техническому минимуму, то в его контакте должно быть заполнено четыре даты. И так по каждому.
Таким образом, если у предприятия немаленький штат, то возможно есть смысл рассмотреть импорт базы сотрудников в CRM, чтобы не забивать информацию по каждому вручную. При этом важно учесть сведения об импорте базы, которые я перечислил в соответствующей статье.
2. Механизм уведомления о наступлении запланированной по сотруднику даты
Как будет решаться эта задача в той или иной CRM — зависит от набора функционала и возможностей в конкретной CRM. Но факт остаётся фактом: при наступлении такого момента, когда сегодняшняя дата равна дате (без учёта года) в какой-либо сохранённой дате в каком-либо сотруднике, CRM должна сделать что-то. Создать сделку, поставить задачу, отправить уведомление — неважно, что именно, но что-то, к чему привяжется наша автоматика в воронке мероприятий. Самое логичное — это конечно создание сделки в нашей воронке мероприятий. Причём с привязкой к контакту сотрудника, по которому произошло совпадение.
3. Активация сценария по соответствующей дате в воронке мероприятий
Далее, уже после того, как сработал триггер и появилась новая сделка по сотруднику в воронке мероприятий, наша автоматика должна понять, по какому именно мероприятию (направлению, дисциплине) совпала дата. И в соответствии с этим произвести те или иные действия — поставить задачи, отправить уведомления, изменить какие-то свойства в каких-то сущностях, сгенерировать файл и так далее. Например, по некоторым разновидностям дисциплины Промышленная безопасность, должностным лицам нужно проходить аттестацию в Ростехнадзоре. Соответственно CRM должна напомнить и поставить задачи на оплату госпошлины, на подготовку пакета документов, на получение даты и времени, когда сотрудник должен явиться на аттестацию и так далее.
Завершиться всё должно успешным закрытием всех поставленных задач и сохранением новой даты в нужное поле контакта, чтобы CRM всё повторила через год.
Что мы получаем в итоге
Благодаря качественной настройке воронки мероприятий в CRM компании ведётся вся база сотрудников с планом их периодической переподготовки. Ответственные лица вовремя получают задачи и напоминания, ничего не теряется и не забывается. Руководитель всегда может посмотреть, когда какие мероприятия проводились по каждому сотруднику. Легко находить причины в случае инцидентов.
Какие ещё не продажные воронки могут быть настроены в CRM, читайте в этой статье.
Упрощайте и делайте прозрачными бизнес-процессы вашей компании, ведь именно для этого и предназначены CRM.