Что общего у бизнеса со сломанными костями?
Мне на ум приходит сравнение слабых звеньев в бизнесе с неправильно сросшейся после перелома костью, пусть в качестве примера будет лучевая кость (она в предплечье). Так происходит, если травма осталась без должного внимания, иногда из-за ошибок врачей. Если кость срослась неправильно, её нужно повторно сломать, собрать так, как должно быть и дождаться выздоровления.
Точно также обстоят дела и бизнесе. Если в бизнес-процессе где-то нарушения, на выходе результат будет хуже, чем мог бы быть. Как та же кость: вроде, она срослась, и рука функционирует, но привычных нагрузок не выдерживает, на погоду ноет, да и анатомическая форма как-то изменилась и смотрится теперь не гармонично.
Различие между примером с переломом и бизнесом лишь в том, что кость нужно сначала сломать, чтобы увидеть последствия неправильного сращивания, а бизнес можно с самого начала выстраивать косо, оттого может казаться, что все идет так, как должно. Почему так? Потому, что сравнивать не с чем. Сравнить все же можно с конкурентами, но это внешнее сравнение, и оно не способно дать глубокое внутреннее понимание собственных промахов. А, если учесть, что два одинаковых бизнеса могут иметь очень разные процессы внутри, то такое сравнение не даст ничего, кроме понимания, что как-то можно лучше.
Тогда как понять, что нужно улучшать внутри своего бизнеса? Среди всего многообразия на рынке сервисов для контроля процессов в бизнесе, я хочу выделить простой, бесплатный и абсолютно индивидуальный инструмент для решения этой задачи. Я всегда начинаю именно с него, т.к. системы сквозной аналитики, коллтрекинги и CRM — это уже инструменты более тонкого контроля. Зачастую они платные.
Для начала стоит посмотреть на общую картину, как бы в максимальном её удалении, чтобы охватить целиком. Так находятся уязвимости, с которыми можно поработать в приближении.
Суть декомпозиции
Декомпозиция — это разделение целого на части. Суть проста — нужно учесть основные процессы, влияющие на бизнес и посмотреть, как они взаимодействуют. Чем больше факторов будет учтено, тем точнее получится модель, но таблица станет сложнее в исполнении, а вероятность допустить ошибку увеличится. Поэтому я рекомендую начать с самого простого учета и постепенно дополнять её, чтобы «туман» рассеивался.
Дальше и я покажу, как всё сделать в Гугл Таблицах. Примеры приведу средней сложности, т.е. не совсем простые, но и не особенно сложные, чтобы любой человек с минимальным пониманием, что вообще такое Гугл Таблица, смог адаптировать инструмент под себя и сразу применить.
Я разберу 3 примера и дам ссылки на шаблоны, чтобы можно было посмотреть всю структуру целиком, поиграться с показателями и подглядеть формулы. Каждая подобная таблица получается разной, поэтому примеры покажут несколько взглядов на «расщепление».
На звание лучшего программиста, оптимизатора или математика я не претендую. Вероятно, какие-то данные можно было эффективнее отразить в таблицах, а что-то можно и убрать, но мой мозг работает своим уникальным образом, и эти таблицы — отражение индивидуального мышления. В этом, кстати, прелесть таблиц — хи можно затачивать под себя как угодно, нет нужды привыкать к какому-то стандартному дашборду (так называется рабочая область с выведенными на неё показателями, термин универсальный). Здесь всё как конструктор.
Пример 1. Организация обучающего мероприятия GisCamp
Это реальное мероприятие, и я изменил или скрыл некоторые цифры и данные для того, чтобы соблюсти финансовую тайну клиента. Цифры не важны, важен только принцип и его реализация.
Когда я открываю таблицу, прежде всего я вижу самые основные показатели, от которых отталкиваюсь в принятии всех последующих решений.
Чуть ниже этой таблички ссылка на ежедневный отчет по продажам (я её убрал). В этом отчете я вижу, сколько звонков сделал каждый из менеджеров, сколько сделано продаж. Данные по каждому менеджеру учтены индивидуально, и я вижу эффективность их работы в режиме реального времени. Общие показатели сведены на отдельном листе, а формула забирает эти данные в мою общую декомпазиционную таблицу. Менеждеры сами заполняют руками только свои показатели, а я руками ничего не делаю.
Таблицы с гипотезами нужны для того, чтобы как можно точнее предсказать реальные продажи. Шесть таблиц у меня потому, что я сделал два расчета, у которых разные начальные точки: одна из них исходит из желаемой прибыли, другая из продаж билетов. Данные взяты с таких же мероприятий в прошлые периоды, просто предыдущий опыт.
Далее эти математические модели соотнесены с моими ощущениями того, какими будут продажи. Эти ощущения сформированы на основе текущего положения дет, т.е. динамики текущих продаж, количестве звонков в день, субъективной оценке «интересности» программы и еще куче всего.
И третий шаг — это усреднение между гипотезами на основе прошлого опыта проведения мероприятий и собственных ощущений да текущий момент. На мой взгляд, такая гипотеза позволяет довольно точно предсказывать, чего ожидать.
Фиолетовые таблицы — это отчеты из отделов продаж. У меня в примере их три, т.к. был собственный ОП, дополнительный ОП на аутсорсе (мы наняли колл центр, чтобы быстрее прозванивать базу контактов) и еще партнёрские продажи. Все это учитывалось отдельно и сводилось в разные таблицы, чтобы видеть, какие из каналов эффективны, а какие — нет.
Данные с прошлого мероприятия мне пригодились для того, чтобы понять долю каждой категории билетов в общей выручке, и на основе этого спрогнозировать доли продаж в предстоящем мероприятии. Это делает прогнозы еще точнее, ведь я опираюсь на реальные данные. Сам по себе этот инструмент не способен сколько-нибудь точно предсказать будущее, но в связке с другими приёмами увеличивает точность прогноза.
Средняя стоимость билетов совпадает со вторым значением цены для каждого билета только потому, что здесь так подобраны цены, но это не обязательно выглядит подобным образом. Например, этапов повышения цен может быть 5 вместо 3, а сами цены могут расти с другой пропорцией. Среднее значение изменится.
В самом низу я добавляю ссылки, к которым мне нужен оперативный доступ. Например, я делаю периодический анализ звонков из CRM, разбираю организационные моменты или сверяю расход-доход.
Вот программа мне не нужна на дашборде, она не отражает важные показатели, но я должен всегда иметь её под рукой, чтобы общая картина была полной. По плану и программе можно не только ориентироваться в проведении мероприятия, там можно обнаружить расходы, о которых все забыли. Так что, это важно.
Тут все просто — это расходы по категориям. Преимущественно заполняются руками, но есть ячейки, в которые данные тянутся из других документов. Например, хозяйственная часть может меняться, этим занят завхоз, а я буду видеть только конечный результат. Также может меняться расход на кейтеринг или аренду зала. Моя таблица не перегружена лишними данными, она учитывает только важные показатели.
Вот и все. Я вижу эту таблицу, и весь проект предстает передо мной, как код для оператора из фильма «Матрица». Люди, кто смотрит в таблицу впервые, видят только набор цифр, а я смотрю на готовый проект с многовариантным исходом. Это ли не круто?
Пример №2. Организация фестиваля SUNART
Здесь также изменены все ключевые данные. Как и в первом примере, важно исключительно суть.
На этом примере я долго останавливаться не буду. После очень подробного описания сути работы первого примера, тут я лишь поставлю акценты на вещах, которые считаю важными для углубления понимании декомпозиции.
Иногда легче трудиться, когда картинка желаемого результата всегда перед глазами. Никто же не хочет денег, верно? Всем нужны те возможности, которые деньги предоставляют. Так почему бы не исключить из цепочки желаний посредника? Вот это и сделано в самом начале декомпазиционной таблицы фестиваля SUNART. Значение ячеек меняется на "да" или "нет" в зависимости от условий, формулу можно посмотреть в этих же ячейках. Если имеется продвинутый уровень в работе с таблицами, то можно настроить и изменение цвета ячейки при выполнении определенного условия. Достигается результат - зелёный цвет, не достигается - красный.
Другой проект — другие расходы. Здесь таблица основных показателей выглядит так. В этом проекте для меня был особенно важен показатель маржинальности, поэтому он вынесен отдельно. Почему важен? Потому, что мы могли добавлять в программу разные пункты, делая её все более привлекательной, но это снижало прибыль, т.к. за каждый из пунктов нужно было платить. Этот проект был очень завязан на балансе между тем, что мы можем дать гостям и тем, сколько заработаем. Про ценообразование я могу написать отдельную статью :)
Допущения тут тоже отличаются. Я привел этот фрагмент в пример, чтобы показать, насколько сильными могут быть отличия. И это нормально. Более того, если бы параллельно со мной кто-то еще делал декомпозицию этого же фестиваля, она могла бы выглядеть абсолютно иначе.
Пример №3. Расчет экономики вейк-парка
В этом проекте дело до реализации не дошло, мы отложили его на стадии реализации, т.к. возникли вопросы с местом установки. Мы решили, что долгие переговоры и куча волокиты с документами не стоят того, чтобы тащить проект. Однако, первичная декомпозиция все-таки сделана. В документе есть несколько листов, которы по-сути являются разными сценариями проекта: от максимально заряженной версии до минимально допустимой.
Если бы мы занялись им дальше, таблица превратилась бы в нечто большее, как в предыдущих проектах.
На этом примере можно увидеть, что не всегда декомпозиция — это большая страшная таблица с какими-то перекрестными ссылками, кучей формул и цветовыми маркерами. Иногда все проще. В начале все проще всегда.
Особенно здесь не на чем сделать акцент, с примером можно ознакомиться самостоятельно, в пояснениях он не нуждается.
Заключение
Если остались вопросы, я могу ответить на них в комментариях.
Надеюсь, статья оказалась полезной. Если так, можно отметить её как понравившуюся. и послать тому, кому она тоже пригодится.
Чтобы следить за моими статьями, можно подписаться на мой канал. Я пишу о маркетинге и путешествиях, часто философствую на разные темы.
Если статья понравилась, меня можно отблагодарить любой комфортной суммой. Так я понимаю, что пишу хорошие статьи. И благодарность мотивирует делать как можно более качественные материалы.
================================================================
Другие мои статьи:
