Чтобы бизнес рос, нужно постоянно что-то делать: нанимать людей, снимать офис, рекламировать сайт. Сегодня поговорим об учете денег в бизнесе. Поймем, зачем его вести и когда проще забить и сэкономить время.
Учет в жизни предпринимателя
Более-менее грамотные предприниматели знают, что в бизнесе нужен финансовый учет. Но понимать необходимость и уметь вести учет правильно — разные вещи. Не все это знают.
У нас есть знакомые предприниматели, которым внедрили учет. Внедренцы настроили десяток табличек с сотней показателей, а как с ними работать, не показали. Вот и получается, что учет вроде ведется, цифры записываются, а что с ними делать дальше — не понятно. Собственник смотрит в табличку с умным видом и уходит с мыслью: «Отлично, работаем дальше».
Зачем вести учет
Цель финансового учета — помочь собственникам принимать взвешенные бизнес-решения:
- Что сделать, чтобы увеличить прибыль: поработать над поднятием маржи или увеличить конверсию продаж?
- Вкладывать деньги в рекламу на яндекс директ или баннер разместить на улице?
- Покупать свой транспорт или пользоваться арендованным?
Без финучета руководитель похож на пилота самолета, который не понимает, что показывают датчики на приборной панели. Теоретик менеджмента Питер Друкер назвал это интуитивным менеджментом. И сказал, что такой менеджмент скоро умрет.
Когда можно забить
Поговорим о тех, кто все-таки ведет учет, но чувствует, что что-то с ним не так. Дальше опишем 7 ситуаций, когда финансовый учет — бессмыслица и трата времени.
1. Учет есть, но ничего не меняется
К примеру, есть компания с директором и подчиненными. Считать цифры — скучно, поэтому директор делегирует эту задачу бухгалтеру. Кроме того, заставляет менеджеров заполнять отчеты по продажам, маркетингу и производству. За дополнительную работу директор выплачивает сотрудникам премии.
Компания ведет учет, но денег в кассе не становится больше. Директор ругается, ищет ошибки в отчетах, находит и проводит воспитательную беседу с сотрудниками. Проходит месяц-два, а прибыль не растет. Директор чувствует бессилие.
Сотрудники также понимают, что вести такой учет бессмысленно. Они тратят по часу в день, чтобы забить данные в злосчастную эксельку.
Хорошая новость — можно всего этого не делать. Если чувствуете, что учет не помогает — не тратьте время на такой учет. Наймите финконсультанта, который покажет как цифры превратить в понятные действия для развития компании.
2. Денег хватит на три жизни или наоборот
Вы — владелец процветающего бизнеса. Вам удалось выйти из рабочего процесса и все, что остается — получать дивиденды. Если состояния на счетах уже хватит на 3 поколения вперед — забейте. В вашем случае нет смысла тратить время на скучные цифры. Наслаждайтесь мальдивами, яхтами и гольф-клубом.
Вы — мастер-портной. Вы работаете сами на себя: принимаете заказы, делаете работу, закупаете материалы. Если в ближайшие 20 лет вы не планируете ничего менять — учет вам не нужен. Мала вероятность того, что вы что-нибудь забудете. Вам достаточно вести в экселе кассовую книгу. Не перетруждайтесь.
Это относится к дизайнерам, юристам, фотографам, парикмахерам, репетиторам английского, музыкантам и частным стриптизерам. Если у вас меньше 1 миллиона выручки в месяц, то финансовый учет вам скорее всего не нужен.
Если у вас денег куры не клюют или наоборот нечего считать — забейте.
3. Отчеты врут
Мой клиент, собственник строительной компании, думал, что в его компании ведется финансовый учет. Компанией управляет наемный директор, он же отвечает за учет. Когда я залез в отчеты, оказалось, что цифры не сходятся. Начал разбираться.
Задал собственнику наводящие вопросы:
— сколько прибыли было в прошлом месяце?
— какая себестоимость услуги?
— на какую сумму в компании активов?
Ответы по цифрам были «приблизительные», мол, смотря как посчитать. Оказалось, что большинство ключевых показателей компании считались «на глазок».
Как в анекдоте:
— Гоги, сколько будет дважды два?
— Ну где-то так: сэмь-восэмь
Беда была в том, что собственник не понимал, как работать с этими таблицами. Наемный директор, бухгалтер и снабженец заполняли 10 таблиц. Собственник считал, что это важно и доплачивал премию. Впредь он будет умнее.
Совет собственникам. Если вы лично не ведете учет, проверьте, как это делают подчиненные. Информация должна быть точной. Если проверять лень — забейте.
Когда собственник не разбирается в финансах — компания похожа на корабль без капитана. Если вы чувствуете, что уже пора разобраться — приходите учиться.
4. Не понятно, что делать дальше
Когда я занимался общепитом и грузоперевозками, вел один отчет. Записывал расходы компании, и сколько пришло в кассу. Мне это казалось достаточно.
В начале каждого месяца я смотрел в этот отчет, от которого в голове возникал вопрос: «И че дальше?». Но мозг не давал ответ. Я не знал, как отчет поможет бизнесу расти, а мне — зарабатывать больше.
Любая информация, которую вы собираете, должна помогать в принятии бизнес-
решений. Если вы смотрите на отчет и не знаете, что делать дальше, учитесь финансовой грамотности. Если учиться лень — сожгите отчет и забейте.
5. Когда все сложно
У собственника транспортной компании в отчетности было больше 100 статей расходов. Руководители тонули в графиках и таблицах, а когда выныривали, бежали прочь. На нашей практике нет компаний, которые смогли бы эффективно использовать такое количество данных.
Если финансовая информация по компании не умещается в 20 строк на страницу А4, значит вы заигрались в цифры. Пора с этим разобраться или забить.
6. Отчет составляется раз в год
Директор хочет получить отчет по доходам и расходам за последний месяц. В компании нет финдира, и директор поручает это дело бухгалтеру. Но бухгалтеру важнее отчитаться перед налоговой, поэтому на отчет по финансам он забивает.
После десятой угрозы директора бухгалтер все таки делает отчет. Но месяц, по которому собирались цифры давно прошел, а отчет устарел. Как говорила моя бабушка — «Дорога ложка к обеду».
Отчет полезен тогда, когда он нужен. Например, Баланс, ДДС и ОПИУ нужны до 5 числа месяца для подведения итогов по прошлому месяцу и корректировки плана на будущий. Планировать 2017 год лучше в декабре 2016, а не в марте 2017.
Мотивируйте сотрудников вовремя сдавать отчеты. Не мучайте бухгалтеров управленческими отчетами. Наймите человека ответственного за финансы или разберитесь сами.
7. Дорогое удовольствие
Любой отчет стоит денег, а любые вложенные деньги должны окупаться. За сбор данных, анализ и презентацию отчетов сотрудники получают надбавку к зарплате. Если отчет собирает собственник, он платит личным временем.
Если вы каждый месяц тратите на отчеты в районе 50 тысяч, но никак их не используете, начните использовать или забейте.
Как быть
Если после статьи вам хочется сжечь свои отчеты — это нормально. Не бывает, что вы такие взяли и сразу овладели ДДС, ОПИУ, балансом и платежным календарем. Знание приходит с практикой. Через какое-то время вам и ЕБИТДА будет не страшна.
Посмотрите, как вы ведете учет. Если сотрудник не может в течение дня подготовить отчет или цифры берутся с потолка, разберитесь. Лучше всего нанять консультанта, который разгребет бардак и объяснит как работать с цифрами.
Если вы не знаете, с чего начать разбираться в финансах — мы знаем. Начните с отчета движения денежных средств (ДДС). Это базовый отчет, который открывает путь к другим отчетам. Основа основ, так сказать.
О ДДС мы писали в статье «Как начать учет денег в бизнесе, если я не шарю». Скачайте шаблон отчета ДДС на нашем сайте.
У вас все в порядке если
— Значения во всех отчетах сходятся. Все четко до сотых после запятой.
— Таблицы помогают управлять компанией и принимать взвешенные бизнес-решения.
— Все важные показатели бизнеса помещаются на лист А4.
— Отчеты сдаются вовремя, информация всегда свежая.
— Расходы на ведение учета окупаются в несколько раз.
С заботой о ваших финансах,
Афанасьев и Бодрейший.
P. S. Если мы вас не убедили в том, что можно забить на учет, предлагаем сыграть по крупному. Мы внедрим вам управленческие таблицы, которые помогут вывести бизнес на новый уровень. Если интересно, напишите на hello@noboring-finance.ru
P. P. S. Хотите сами попробовать начать вести учет, начните с отчета движения денег. Скачайте правильный отчет у нас на сайте. Это бесплатно.
