Сначала прошла инвентаризация всей отчетности в нашем банке. После этого мы решили оптимизировать трудозатраты на составление отчетности вручную, поскольку они составляли большое количество FTE. Мы наняли разработчиков и автоматизировали отчетность. Таким образом, экономический эффект этого проекта за три года составил 742 миллиона рублей.

По итогам проекта должно сократиться около 342 FTE. В 2019 году мы сможем оптимизировать 100 FTE, в 2020 сократятся следующие 100 FTE, и так далее.

Также мы внедрили информационный ресурс «Отчетность» на портале банка. Туда консолидировались данные по управленческой отчетности из ключевых систем: SAP BI, SAP BW, АБС ЦФТ, 3Card, EХД, Diasoft. Далее шла разработка и внедрение реестров автоматизированной и неавтоматизированной отчетности. После этого в банке приняли приказ об автоматизации и фиксации всей отчетности в этих реестрах. Также мы создали подразделение, которое следит за этим процессом.

С какими сложностями вы сталкивались в работе над проектом и как с ними справились?

Основная проблема в необходимости доказать сотрудникам, что ручную отчетность можно автоматизировать. Необязательно использовать людей, когда можно написать алгоритмы. Сотрудникам нужно давать более интеллектуальные задачи, повышающие эффективность их работы. В ходе проекта мы выяснили, что половину своего рабочего времени продавцы продуктов банка тратят на отчеты – для руководителей в подразделениях, головного офиса, и так далее. Зачем им заниматься отчетами? Они должны обслуживать клиентов.

Как вы боролись с этой ситуацией? Может, проводили обсуждения или тренинги с сотрудниками?

В основном мы обсуждали проблемы с руководством, а оно уже общалось с отделами. Основная идея проекта проста: это общебанковские изменения, в которых должны участвовать все сотрудники. Вместо того чтобы задействовать ручной труд большого количества людей, проще написать одну программу и запускать всю отчетность в определенный момент времени «нажатием одной кнопки». До банка «Открытие» я работала в «Промсвязьбанке», и там мы реализовали подобный проект. Теперь хотим запустить его в «Открытии».

Каковы ваши дальнейшие планы по развитию в этом направлении?

В ходе проекта у нас появилось много идей. В частности, мы хотим собрать всю автоматизированную отчетность в одном ресурсе. Мы выяснили, что автоматизированные отчеты в нашем банке часто дублируются. Это происходит, потому что у нас работает около 200 000 сотрудников, и не каждый знает, какой отчет автоматизирован для соседнего подразделения. Автоматизация каждого отчета занимает примерно месяц. Все расходы на реализацию одного отчета составляют около 200-250 тысяч рублей. Таким образом, мы сэкономили в ИТ-подразделениях около 30 FTE.

Задать свои вопросы Марине и узнать больше об опыте банка «Открытие» вы сможете на Деловом завтраке «Бизнес-процессы банка: реинжиниринг, автоматизация, роботизация», который состоится 19 октября 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина, Алиса Попова, CFO Russia