Бухгалтерский аутсорсинг специфичен, как и любая другая сфера услуг. Но у него есть ряд особенностей, которые часто упускаются клиентами из виду. Одной из таких особенностей является организация взаимодействия заказчика и поставщика услуг. Этому моменту обе стороны должны уделить немало внимания. От того, насколько грамотно организовано взаимодействие, зависит эффективность работы аутсорсера в конкретном случае и оценка качества услуг клиентом.
Делу – время.
Итак, первый и самый важный вопрос: когда приступать к настройке взаимодействия? Оптимальный вариант – сразу после заключения договора на бухгалтерское сопровождение. Фактически, как только достигнуты все договоренности между аутсорсером и клиентом, определены цели, задачи сотрудничества, должна начинаться настройка взаимодействия.
Этот период принято называть переходным. Многие потенциальные заказчики услуг аутсорсинга его очень боятся. О переходном периоде ходит множество мифов и баек в кругах бухгалтеров и руководителей. Самый распространенный касается времени. Считается, что компания может застрять в переходном периоде достаточно надолго. На самом же деле сроки четко определены и аутсорсерами не скрываются. Переходный период для небольших компаний, ИП со штатом сотрудников, обычно длится не больше 1 месяца. Полностью перейти на бухгалтерский аутсорсинг средний бизнес может за 1–3 месяца. Для крупных компаний сроки определяются масштабами финансово-хозяйственной деятельности, количеством представительств и подразделений.
3 схемы взаимодействия.
Профильный аутсорсер сегодня может предложить клиенту различные схемы взаимодействия. Все они проверены временем, практикой. Выбор схемы рекомендуется осуществлять с учетом актуальных потребностей компании-клиента и возможностей ее руководителя. Чем проще схема, тем быстрее осуществляется переход на аутсорсинг и меньше времени, средств, ресурсов впоследствии требуется на оптимизацию административного взаимодействия.
Представляем ТОП-3 доступных схем организации процессов при использовании внешней бухгалтерии:
- Руководитель компании-заказчика + специалист аутсорсера. Эта схема является наиболее простой. Она может считаться идеальной для передачи бухучета на аутсорсинг в малом бизнесе. Суть схемы заключается в следующем. Руководитель компании-заказчика все актуальные вопросы решает через ответственного специалиста (персонального менеджера) компании-исполнителя. Последний берет на себя организацию внутренних процессов. Клиент только ставит задачу и осуществляет контроль результата.
- Руководитель компании-заказчика + ключевые сотрудники аутсорсера. Это более сложная схема административного взаимодействия, предусматривающая коммуникацию клиента с разными отделами компании-исполнителя. Ее реализация невозможна без четкого понимания структуры аутсорсинга и компетенций подразделений или сотрудников. Ответственность за эффективность взаимодействия в этом случае в большей степени лежит на клиенте.
- Сотрудники заказчика + сотрудники аутсорсера. Данная схема предусматривает организацию, ведение и контроль нескольких потоков административного взаимодействия. Она требует индивидуального подхода и четкого распределения обязанностей между ключевыми сотрудниками обеих сторон. Актуальной такая схема преимущественно является для крупного бизнеса.
Аутсорсинг в формате мобильного офиса.
Итак, со схемами административного взаимодействия разобрались. Самое время перейти к его возможным форматам. Таковых существует несколько. Рассмотрим самые популярные более подробно.
Взаимодействие клиента из сектора малого бизнеса с аутсорсером организовывается чаще всего в формате мобильного офиса. Он предусматривает исключение внутренней бухгалтерии в принципе. То есть клиент самостоятельно не ведет регистры учета, не формирует отчеты и т.п. Все эти функции выполняет аутсорсер. Также исполнитель берет на себя формирование первичных документов (по заявке клиента), осуществление платежей в системе «Банк-Клиент» (при предоставлении соответствующего доступа). Коммуникация осуществляется по телекоммуникационным каналам (электронная почта, факс, телефон и т.п.).
Формат мобильного офиса исключает привязку клиента аутсорсинговой компании к конкретному месту. Фактически для взаимодействия отсутствуют географические рамки.
В рамках данного формата клиент отвечает за достоверность данных о финансово-хозяйственной деятельности, своевременное предоставление исполнителю необходимых данных и документов. Аутсорсер несет ответственность за качество учета, контроль корректности работы профильного ПО, своевременную сдачу отчетности по инстанциям.
Аутсорсинг в формате консолидированного учета.
Средние предприятия выбирают другой формат взаимодействия с аутсорсером. Их потребностям соответствует консолидированный учет. Суть административного взаимодействия заключается в совместной работе ключевых сотрудников обеих сторон с применением актуального программного комплекса (1С, например), доступом к разным площадкам, итоговым объединением данных в единой базе. Регистры в таком случае ведутся и клиентом, и аутсорсером. То же самое касается оформления первички, проведения операций через «Банк-Клиент». А вот формирует, проверяет и сдает отчетность бухгалтерская компания. Она же выполняет необходимые сверки расчетов (с бюджетом, контрагентами). Ответственность сторон распределяется соответственно.
Аутсорсинг в формате удаленного доступа.
Бухгалтерская база данных ведется, как правило, самим клиентом. Аутсорсер получает к ней доступ для обработки информации, формирования отчетности. Основная нагрузка по ведению учета лежит на клиенте. Его сотрудники формируют исходящую первичку, ведут налоговые, бухгалтерские регистры. Бухгалтерия клиента самостоятельно контролирует базу данных, корректирует данные в ней при необходимости.
Данный формат актуален в том случае, если аутсорсинг нужен для частичной разгрузки собственной бухгалтерии. Удаленный доступ обычно используется для передачи на внешнее управление отчетных функций. Особенно выгоден такой формат компаниям, которые имеют много подразделений в разных географических точках и одну бухгалтерию в головном офисе. Составление большого количества разных отчетов сильно перегружает собственную профильную службу. Передача отчетных функций на аутсорсинг позволяет оптимизировать процессы обработки информации, минимизировать риск просрочек по декларациям и, соответственно, получения штрафов.
Ответственность в рамках удаленного доступа распределяется согласно функционалу. За базу отвечает клиент. За своевременную отправку отчетов по инстанциям – аутсорсер.
Бухгалтерское сопровождение, вне зависимости от схемы и формата, является особой системой работы. Аутсорсинг позволяет заменять целые бизнес-процессы, оптимизировать затраты на их организацию, ведение и контроль.
http://xn--80abgj3a5ames.xn--p1ai/
