Вопрос пользователя: «Обнаружил ошибку в зарплате за прошлый месяц. Почему я не могу просто открыть тот старый документ и исправить цифру? Программа ругается. Что делать?»
Суть проблемы
После того как период закрыт (зарплата выплачена и отражена в бухгалтерском учёте), прямое редактирование исходных документов «задним числом» часто блокируется. Это защитный механизм для сохранения целостности данных. Но ошибки исправлять всё равно нужно, и делать это следует корректно, чтобы изменения учлись во всех зависимых отчётах.
Что может 1С ERP?
Программа предлагает механизм исправлений через документы текущего периода. Это позволяет сохранить оригинальные документы нетронутыми (для аудита) и при этом провести все необходимые сторнирующие и доначисляющие проводки, которые автоматически скорректируют бухгалтерский учёт, расчёты НДФЛ и взносов.
Суть подхода
- Признак «закрытости»: Период считается «закрытым» для прямого редактирования, если по нему уже проведена выплата зарплаты или сформированы данные бухучёта.
- Исправление через текущий период: Вместо правки старого документа создаётся новый документ-исправление или документ перерасчёта с датой текущего периода.
- Автоматический учёт последствий: При таком подходе программа автоматически сторнирует старые ошибочные суммы и начисляет новые, корректно отражая эти операции в учёте текущего месяца.
Решение и рекомендации
- Не пытайтесь снять защиту и изменить документ «задним числом».
- Определите, какой тип документа содержит ошибку: расчётный (начисление зарплаты, отпускных) или нерасчётный (приём на работу, табель).
- Найдите этот документ в базе и используйте в нём специальную ссылку «Исправить» или создайте соответствующий документ перерасчёта.
- Проверьте, что после проведения исправления суммы в отчётах (по зарплате, НДФЛ) изменились корректно.
Итог простыми словами
Представьте журнал учёта с прошитыми и пронумерованными страницами. Прошлый месяц — это заполненная страница. Вы не можете вырвать её и переписать. Но вы можете на новой, текущей странице сделать запись: «Исправление к странице за октябрь: сторнируем ошибочные 100 рублей, начисляем верные 150». 1С работает именно так, обеспечивая порядок и прослеживаемость всех изменений.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: В ноябре обнаружилось, что в октябре была некорректно рассчитана и выплачена премия.
Решение: Бухгалтер не редактирует октябрьский документ «Премия». Вместо этого в ноябре он создаёт документ-исправление к тому прежнему документу. В нём программа сторнирует старую сумму премии (минусом) и начисляет новую, правильную. НДФЛ и взносы пересчитываются автоматически.
