Кейс интеграции бизнес-процессов для стоматологической сети
Проблема: Лаборатория теряла заявки, техники не видели сроки, а бухгалтерия тратила недели на сверку документов. Ручные статусы в Excel, чаты в WhatsApp и отсутствие контроля приводили к ошибкам в 40% заказов.
Решение: Мы выстроили сквозную воронку в Bitrix24 с автоматизацией ключевых этапов:
📌 5-ступенчатая система работы заказа:
Создание наряда врачом
Обязательные поля: пациент, филиал, дата сдачи
Автопроверка товаров из спецпапки «Лаборатория» (исключен выбор неверных позиций)
Контроль администратором лаборатории
Статус «На согласовании» → автоматическое уведомление врачу при ошибках
Отклоненные заявки с комментариями возвращаются на доработку
Работа техников с автоматическим чатом
При статусе «В работе» создается чат в Bitrix24 с:
✓ Врачом
✓ Техником
✓ Ассистентом
✓ Администратором
Все обсуждения и файлы хранятся в карточке заказа.
Отгрузка в клинику
Смена статуса на «Готово» → уведомление филиалу
Автоматическая загрузка файлов в папку пациента на сервере
Финансовый контроль
Бухгалтер видит только оплаченные позиции (статус «Обработано бухгалтерией»)
- Отслеживание «зависших» заказов через статус «Необработано»
⚙️ Ключевые автоматизации:
- Роботы проверки
Контроль заполнения полей и корректности товарных позиций при создании наряда. - Интеграция с сервером
Автосохранение моделей, сканов и фото в папку пациента. - Уведомления в один клик
Оповещения о смене статуса без ручных звонков.
Пример: Когда техник меняет статус на «Готово», администратор клиники сразу видит это в ленте Bitrix24 и готовится к получению работы.
Почему это сработало?
- Единый источник правды
Все этапы – от заявки до оплаты – в одной карточке Bitrix24. - Обязательные поля = отсутствие человеческого фактора
Врач физически не может отправить заказ без даты сдачи и выбора лабораторной позиции. - Прозрачность для каждого роли
Техник видит только свои задачи, бухгалтер – финансовые статусы, управляющий – KPI в дашбордах.
«Раньше мы искали модели в общих чатах, а бухгалтер сверял наряды с реестрами 2 недели. Теперь всё автоматизировано – даже напоминание о просроченных сертификатах техников приходит само» – Руководитель лабораторной службы сети
Как повторить в вашей клинике:
- Выделите 5 ключевых этапов вашего производства
- Настройте обязательные поля для каждого статуса
- Внедрите автоматические триггеры:
- Уведомления при смене этапов
- Чат-группы для командной работы
- Блокировка неверных действий (например, выбор нелабораторных товаров)
- Подключите финансовый контроль через статусы
Готовы ли вы перейти от хаоса к прозрачному производству?
Протестируйте шаблон нашей воронки. Рассчитать экономию для вашей лаборатории.
