Налоговая служба планомерно движется к полной унификации электронных документов, и важная дата уже близко — 1 января 2026 года.
С этого дня будут отменены отдельные форматы для электронных актов и товарных накладных. Единственным легитимным документом для оформления хозяйственных операций в ЭДО станет УПД. Переход на работу с электронными УПД уже сегодня — это разумная подготовка к неизбежным изменениям.
Технический аспект: только XML-формат
Главное требование к электронному УПД — он должен быть создан и передан в утвержденном ФНС XML-формате. Обмен сканами или PDF-копиями через электронную почту не является юридически значимым ЭДО. Счет-фактура или УПД в формате PDF не дает права на вычет НДС. Правильный обмен УПД по ЭДО происходит только через системы операторов, которые гарантируют соблюдение формата и фиксацию даты и времени отправки/получения.
Статусы УПД: «1» и «2» — в чем разница
Статус — это ключевой реквизит УПД, который определяет его функцию:
- Статус «1»: Документ является одновременно и первичкой, и счетом-фактурой. Он полностью заменяет оба документа и служит основанием для вычета НДС.
- Статус «2»: Документ является только первичным документом (аналог акта или накладной). Если в УПД со статусом «2» выделен НДС, для вычета по нему необходим отдельный счет-фактура.
Будьте внимательны, получая от контрагентов УПД со статусом «2». Если в нем есть НДС, а отдельного счета-фактуры нет, вы теряете право на вычет.
Как правильно читать даты в электронном УПД
В электронном документе важна не только дата его создания, но и зафиксированные даты хозяйственных операций. Обращайте внимание на строки:
- Строка 11 «Дата отгрузки»: Это момент возникновения налоговой базы по НДС у продавца.
- Строка 16 «Дата получения (приемки)»: Это момент, не ранее которого у покупателя возникает право на вычет НДС. Дата вычета определяется именно по дате фактической приемки товара.
Как происходит обмен электронным УПД по ЭДО
1. Продавец формирует УПД в своей учетной системе (например, в 1С).
2. Подписывает его своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
3. Через оператора ЭДО отправляет документ контрагенту.
4. Покупатель получает документ, проверяет его и, в случае согласия, подписывает своей УКЭП.
5. Документооборот завершен. Все этапы, включая время подписания, фиксируются оператором ЭДО.
Переход на электронные УПД — это не только требование времени, но и способ значительно ускорить и обезопасить документооборот. Изучение правил работы с ними сегодня — это залог эффективной работы в ближайшем будущем.
