До сих пор встречаются вопросы по порядку актуализации стандартов организации. Порядок действий по актуализации целесообразно установить стандартом организации типа "Управление документированной информацией. Стандарты организации".
Определимся с термином.
актуализация документа: Процедура, направленная на поддержание адекватности документа путем своевременного внесения (при необходимости) в него изменений на основании анализа.
Актуализация СТО, как правило, включает в себя следующие этапы:
- - планирование проведения проверки актуальности СТО;
- - проведение проверки актуальности с оформлением акта проверки;
- - внесение изменений (при необходимости) в СТО по результатам проверки актуальности;
- - фиксация результатов проведения актуализации в проверенных СТО.
Алгоритм действий по актуализации может выглядеть так.
Планирование актуализации СТО в нашем гипотетическом ООО «ООО» еже-годно проводит начальник бюро менеджмента качества (БМК). Результатом планирования является график, оформленный в соответствии с приложением Ж.
График на последующий год разрабатывает БМК до 25 декабря текущего года и передает его копии должностным лицам, участвующим в работе комиссии ппо проверке актуальности. Согласование графика с ВП – по решению ВП.
Проведение проверки актуальности СТО согласно графику (приложение Ж), проводится комиссией в составе:
- - представитель руководства по СМК – председатель комиссии;
- - начальник БМК – член комиссии;
- - начальник бюро стандартизации (БС) – член комиссии;
- - другие должностные лица организации (при необходимости);
- - представитель ВП (по согласованию).
Состав комиссии объявляется приказом руководителя организации, проект приказа готовит начальник БМК до 25 декабря текущего года. При участии представителей ВП в работе комиссии, приказ согласовывается с ВП (ответственный за представление приказа на согласование – начальник БМК).
При проверке актуальности СТО проверяют:
- - соответствие СТО действующим применимым законодательным, нормативным правовым требованиям (в том числе и ДС);
- - соответствие СТО политике и целям в области качества, а также организационной структуре предприятия;
- - степень реализации замечаний по результатам внутренних и внешних аудитов, назначенных корректирующих действий (мер) применительно к проверяемым СТО;
- - степень реализации предложений персонала организации и ВП по улучшению СМК применительно к проверяемым СТО;
- - физическое состояние стандартов.
Также, с целью обеспечения целостности СМК, при проверке актуальности выявляют необходимость внесения изменений в другие документы СМК, связанных с запланированными изменениями СТО. Данные об этом вносят в акт.
= целостность системы менеджмента качества: Наличие в системе свойства обеспечивать согласованное и бесконфликтное (не противоречащее друг другу) функционирование входящих в эту систему элементов, направленное в совокупности на достижение поставленных перед системой целей.
По результатам проверки БМК оформляет акт в соответствии с приложением И. Допускается оформление одного акта по результатам проверки нескольких СТО. Акт оформляется в одном экземпляре, который хранится в БМК, копии актов рассылаются в БС, руководителям подразделений-разработчиков (должностным лицам-разработчикам) СТО и документов СМК (при наличии в акте мероприятий по изменению указанных документов), ВП. Рассылку копий акта производит БМК в течение трех рабочих дней после оформления акта.
Согласование акта с ВП – по решению ВП (ответственный за представление акта на согласование – начальник БМК).
На основании замечаний и предложений, изложенным в акте (приложение И), вносятся изменения в СТО. Изменения в другие документы СМК вносятся в соответствии с требованиями тех документов, которые регламентируют порядок управления этими документами (например: КД, ТД, инструкции по охране труда, должностные инструкции и т.д.).
Оформленный акт является основанием для внесения отметок о проведенной процедуре актуализации в СТО. Внесение отметок осуществляется путем простановки на обороте титульного листа стандарта штампа «Актуализирован». Форма штампа приведена в приложении К. Простановку штампа в подлинниках и копиях СТО на основании актов (приложение И) осуществляет работник БС в течение трех рабочих дней после получения копии акта от БМК.
Формы, упомянутые в данной статье (приложения Ж,И,К), можно бесплатно скачать в составе типового СТО 123456RW-140-2021 "Управление документированной информацией. Стандарты организации" - ЗДЕСЬ.
Порядок внесения изменений в СТО рассмотрим в ближайшее время.
Степень реализации графика актуализации СТО и результативность мероприятий, назначенных по результатам проверок актуальности СТО, как правило, являются критериями оценки процедуры управления стандартами организации.
На канале "СМК-консультант" количество публикаций приближается к четырем сотням. Чтобы не пропустить статью, нужную именно Вам, пользуйтесь перечнем опубликованных материалов (формат Word) - посмотреть или скачать ЗДЕСЬ.
9.10.2024