В жизни растущих компаний однажды наступает интересный этап:
- С одной стороны, еще не достигнуты показатели, характерные для крупных компаний (объем продаж, доля рынка и т.д.).
- С другой стороны, внутренние бизнес-процессы уже усложнились настолько, что расти дальше не получается, пока в компании не изменятся подходы к управлению.
Как понять, что ваш бизнес находится на этапе качественных изменений? А давайте попробуем выяснить это прямо сейчас. Для этого есть подходящая «измерительная линейка» в экосистеме программных продуктов 1С.
Дело в том, что у многих продуктов в этом семействе есть версии ПРОФ и КОРП:
- Версия ПРОФ специально разрабатывается для компаний малого и среднего бизнеса, для которых характерны простая, линейная или слабо разветвленная организационная структура и относительно простые бизнес-процессы.
- Версия КОРП предназначена для средних и крупных компаний со сложными процессами и структурой.
Например, у версии 1С:Документооборот КОРП не только на 30% больше функций, чем у версии ПРОФ. Многие из этих дополнительных возможностей позволяют вывести управление бизнесом на качественно новый уровень, гибко настраивать сложные процессы и маршруты документов, расширять информационное пространство за счет интеграции с другими корпоративными системами и т.д.
Перечислим ключевые возможности версии КОРП, которые создают основную добавленную ценность для бизнеса по сравнению с версией ПРОФ.
Управление проектами
Согласно исследованию Economist Intelligence, 90% руководителей компаний по всему миру считают, что проектный менеджмент имеет решающее значение для успеха в бизнесе.
В 1С:Документооборот КОРП можно управлять проектами по контрольным точкам, визуализировать их ход с помощью диаграмм Ганта, автоматически рассчитывать планы проекта и организовывать его документационное обеспечение. Система позволяет вести учет данных, переписки и фактических трудозатрат в разрезе проектов, формировать сводные отчеты, контролировать сроки исполнения и решать многие другие задачи.
Управление документами
Версия КОРП обеспечивает поддержку сложных сделок, позволяя создавать и согласовывать документы в режиме многостороннего договора с участием двух и более контрагентов.
Входящие, исходящие и внутренние документы могут находиться в нескольких состояниях одновременно (например: «Согласован», «Утвержден», «Рассмотрен»). В версии КОРП при наличии полномочий можно видеть в одном окне такие множественные состояния документа, определять, кто и когда их менял, менять их самому.
В другом окне пользователь может видеть все этапы обработки документа (например: «Подготовить проект», «Согласовать с юридическим отделом», «Согласовать с бухгалтерией» и т.д.), определять, какие на каком этапе находится документ, какие остались, а также выводить документы с просроченными этапами в отчеты.
Поддерживается технология потокового сканирования, которая в несколько раз ускоряет процесс добавления в информационную базу скан-копий оригиналов документов.
Управление задачами и процессами
В больших компаниях документы могут двигаться сложными маршрутами. Обрастая правками, первоначальный вариант переходит к одному или нескольким согласующим, может возвращаться и снова двигаться по цепочке. Версия КОРП поддерживает последовательное, параллельное и смешанное согласование документов.
Если один сотрудник в данный момент исполняет две роли одновременно (чаще всего это происходит при временном замещении), система предоставит возможность согласовать документ по каждой из этих ролей.
Система обладает массой других возможностей для гибкого и эффективного управления организаций со сложной структурой. Например, позволяет:
- отслеживать иерархию процессов, собирать их в цепочки, выстраивать необходимую последовательность работ;
- буквально за минуты собирать из простых процессов комплексные для сложной обработки документов (при этом можно настроить произвольный порядок выполнения этапов);
- обеспечивать периодические процессы и процессы с отложенным стартом, прерывание и остановку процессов;
- отображать в виде списка все внесенные по документу резолюции;
- оценивать эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и др.
Совместная работа сотрудников
Версия КОРП не только предоставляет руководителям и сотрудникам удобный доступ ко всем задачам и процессам со своего «Рабочего стола». Не менее удобно в ней организовано командное взаимодействие.
Доступны звонки по Skype и интернет телефонии, обмен опытом и совместное решение проблем на форумах, автоматическая рассылка отчетов и уведомлений, работа с рабочими календарями других пользователей. Отображаются графики работ, доступное рабочее времени коллег, отсутствующие сотрудников и др.
В системе можно организовывать мероприятия при помощи календаря, бронировать подходящие помещения в удобное время, делиться информацией о мероприятиях, организованных контрагентами, просматривать адреса на онлайн-картах и т.д.
Встроенная почта
Почтовую систему, встроенную в 1С:Документооборот КОРП, с полным основанием можно назвать корпоративной.
Обеспечиваются прозрачность и удобство почтовых бизнес-коммуникаций. Руководители имеют доступ к почте подчиненных, могут анализировать историю переписки и трудозатраты сотрудников при работе с письмами, контролировать своевременность ответов. В свою очередь, каждый пользователь может работать с несколькими ящиками одновременно, а группа сотрудников – использовать общий ящик и получать общие рассылки.
На основании писем создаются задачи, документы, записи календаря, мероприятия, запускаются процессы. И наоборот: созданное на основании документа письмо сохраняет с ним связь.
Гиперссылки в письмах позволяют мгновенно переходить к объектам информационной базы (документам, процессам и т.д.).
Письма можно сохранять вместе с вложениями на диск с автоматическим форматированием текста.
Обеспечивается централизованная настройка правил корпоративной переписки. Работают спам-фильтры, черный и белый список адресатов. Система выделяет письма неизвестных адресатов, предупреждает при отправке массовой рассылки, позволяет отзывать письма. Настраиваются автоматические ответы и многое другое.
Вместо резюме
Версия 1С:Документооборот КОРП обладает и другими дополнительными возможностями. Например, обеспечивает доступ к документам, почте и календарю из-за пределов офиса с мобильных устройств. Создает отчеты «Досье контрагента» из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Синхронизирует нормативно-справочную информации с другими прикладными решениями 1С и т.д.
Вы можете самостоятельно проанализировать полный перечень отличий версий ПРОФ и КОРП 1С:Документооборота. Это поможет вам сделать выводы о текущем уровне сложности вашего бизнеса и спланировать его дальнейшую автоматизацию.
