Любая даже самая отработанная методология катится в пропасть, а проект горит в аду, если коммуникации в компании не налажены, если заказчик и исполнитель говорят на “разных языках”, не выровнены ожидания в команде друг от друга и не сформированы четкие метрики результата.
Каждый этап проекта/задачи, независимо от того где это происходит (внутри или снаружи компании) сопровождается коммуникацией. То как происходит постановка задачи, статус по задаче, сбор информации через интервьюирование (правильные открытые вопросы), напрямую отражается на качестве проекта, на психоэмоциональном состоянии команды, на вашем статусе в глазах клиента или подрядчика услуг/продуктов.
Из своего опыта я вынесла одну простую истину- не важно какую роль в проекте ты занимаешь (руководитель или исполнитель), ты должен обладать навыками коммуникации и уметь их применять в командной работе.
Ты должен учитывать ресурсы и интересы команды, заказчика и партнеров.
Можно быть супер экспертом, уметь технично и четко выполнять свою работу, но если ты не умеешь коммуницировать, то в командной работе ты будешь существенно проигрывать и тормозить процесс.
Что важно обсудить с рабочей группой на старте проекта:
- порядок и формат взаимодействия
- подчиненность (кто кому подчиняется и по каким задачам)
- выравнивание в понятиях, определениях и требованиях
Еще бывает такое, что вокруг одного проекта задействовано несколько команд из разных подразделений, но каждый делает свою часть (методология, разработка автоматизации, перестройка БП и тд) и вот тут тоже важно провести синхронизацию по разделению задач, так как у двух разных подразделений могут пересекаться задачи (например подготовка базы и сбор методологической части по проекту для принятия решения).
Постановка задач:
Любой трекер можно превратить в груду хлама, лишней работы, стресса у сотрудников и непринятие, если задачи там будут ставиться неправильно.
И здесь к нам на помощь приходит инструмент постановки задач по SMART.
Пример плохой задачи: нужно собрать данные о проекте рога и копыта.
Пример хорошей задачи: нужно составить план проекта для рога и копыта в срок до 12.08.25 г., план должен содержать: концепцию, философию, требования заказчика… (ну и т.д., для лучшего исполнения можно приложить форму отчета).
Видите разницу постановки? чуть больше времени на постановку задачи и результат будет тот который вы ожидаете.
Матрица ответственности:
Если между заказчиком и исполнителем стоит какое-то третье лицо, для передачи данных-может возникнуть проблема недопонимания или эффект "Сломанного телефона". Здесь третье лицо, нужно занести в матрицу ответственности и определить ему четкую роль.
Матрица ответственных- казалось бы причем тут это и коммуникации? а корреляция прямая- люди.
Часто бывает, что в проекте задействовано гораздо больше сторон, чем вы видите, и иногда это может привести к игре в “сломанный телефон”, но не все потеряно, если вы у заказчика сразу узнаете, кто, в каких ситуациях и в какой роли принимает решение, это позволит вам тщательно готовить собрания, созвоны для согласования и решения задач проекта.
Переписка в рабочих чатах:
Казалось бы, что может быть проще, написать или рассказать о чем-то, направить ответ или задать вопрос?
А нет, как показывает практика, коммуникация- это самое слабое звено всей цепочки.
Приведем пример, сообщений:
Ира спрашивает: Лида, ты сделала то о чем мы договаривались? (у нее могут быть десятки, а то и сотни задач)
Лида думает: а о чем конкретно мы договаривались? (и начинает тратить энергию на угадывание или на уточнение вопроса)
Лида задает наводящие вопросы: Ира, какую именно договоренность ты имеешь ввиду?
Итак, разговор затянулся на 10 сообщений и 20 минут отобранного личного времени, а ведь можно было проще, задай Ира полный вопрос: Лида, задача по установке ПО по проекту Рога и копыта будет готова сегодня к 17.00 как и договаривались?
На что Лида ответит: Да, будет готово.
Все довольны и спокойны.
Или Лида ответит: Ира, сорри, я не успеваю ее сделать, передай задачу другому? (у Лиды стресс, много работы, она реально зашивается)
Что тоже неправильно, т.к. Лида должна была сказать о сорванных сроках заранее, чтобы Ира успела найти другое решение или передать задачу Игорю.
А вот если бы Лида написала сразу, когда поняла что не справляется: Ира, я обещала сдать задачу по установке ПО в Рога и Копыта завтра, но я не успеваю. Прошу поменять приоритеты в моих задачах или передать эту задачу другому менеджеру.
Все довольны, Ира пересмотрела приоритеты. Лида выдохнула.
Выше, в одном из диалогов мы видим, что Ира не знает реальной загрузки своих сотрудников, возможно у нее нет трекера для постановки задач сотрудникам? если бы был, то через диаграмму ганта или панель канбан она бы видела реальную загрузку всех членов команды и сразу выбрала бы правильную постановку задачи.
Здесь есть 2 инструмента, которые помогут в секунду определять нагрузку отдела, до эскалации сотрудника:
- никаких блокнотов и экселек с задачами! все задачи и занятость по встречам и звонкам вести в едином трекере с актуальными плановыми сроками выполнения и статусами по задаче.
- настроить в трекере диаграмму ганта по каждому сотруднику и по отделу в целом, тогда руководитель будет видеть периоды высокой нагрузки и узкие места в проектах.
Как мне кажется, что навык коммуникации можно развивать бесконечно, а чтобы достичь высот уровня бог, то нужно освоить: коучинг, медиацию, менторство, фасилитацию, уверенную и грамотную речь. Быть проактивным и искренне радеть за свою работу.
