Продолжим тему аналитики в работе службы безопасности компании. В предыдущей статье ( https://dzen.ru/a/ZmGbvbUlA18hFrBn?share_to=link ) мы рассказали о ситуации с падением выручки в компании и сейчас мы хотим поделиться с вами очередной историей. К нам обратился за консультацией представитель Торгового Дома одного из агрохолдингов. Компания хочет автоматизировать процесс контроля дебиторской задолженности. Исторически в компании этой задачей занимается группа финансовых контролёров, которые предоставляют руководству отчёты по текущей ситуации на данных из 1С. Работу с клиентами ведут торговые представители, за которыми закреплены определённые клиенты. Компания даёт отсрочку клиентам на реализацию на 30 дней, средний срок возврата дебиторской задолженности по компании в 2023 году составлял 18 дней, но у некоторых клиентов сроки возврата выше средних значений на 60-70%. В результате в компании периодически возникают ситуации кассового разрыва, и ей приходится привлекать заёмные средства. Финансовые контролёры не справляются с задачей снижения дебиторской задолженности, а только констатируют факт её возникновения.
После проведения аудита была выявлена косвенная взаимосвязь между увеличением дебиторской задолженности и работой торговых представителей. Мы предложили провести пилотный проект для подтверждения или опровержения этой гипотезы. Пилотный проект заключался в сборе и анализе данных о выручке, средствах в обороте, среднем количестве дней отсрочки и количестве просрочек оплаты, в разрезе по торговым представителям, клиентам, номенклатуре.
Для реализации задачи мы загрузили все необходимые данные из 1С за два года в отчёт по аналитике работы торговых представителей. В отчёте представлена информация в разрезе по периодам, клиентам, номенклатуре и торговым представителям (представленные отчёты и данные модифицированы, анонимизированны, носят ознакомительный характер, все совпадения в данных случайны). Для более лучшего восприятия в верхней части отчёта представлены плашки с основными показателями (некоторые показатели приведены по состоянию на конец месяца): выручка, деньги в обороте, среднее количество дней на возврат задолженности, процент товаров на реализации, сумма потерь от просрочки (свыше 30 дней отсрочки), количество клиентов и количество торговых представителей. Кроме того, представлена информация о сумме потенциальных потерь, которая рассчитывается исходя из следующих условий: разница между средним значением дней возврата по компании и значением у конкретных торговых представителей, умноженная на ставку 15% годовых (ставка по краткосрочному кредитованию на момент пилота). По данным за 2023 год величина потенциальных потерь была более 900 тыс.рублей и её рост составил почти 80% от показателей предыдущего года.
При проведении предварительного анализа было выявлено некоторое количество торговых представителей, у которых среднее количество дней на возврат денег по отсрочке существенно превышало среднее количество дней по всем торговым представителям.
Более детальный анализ показал, что у определённых торговых представителей высокие показатели по этому параметру возникли не сразу, а после постепенного роста дней возврата (в данном примере у «Торгового представителя №9» этот рост произошел в 2022 году). И потом высокие значения показателя больше не снижались.
Но у других торговых представителей изменения показателя дней возврата в основном разнонаправленны (данные «Торгового представителя №24»).
В то же время дополнительный анализ дней возврата по номенклатуре показал аномалии в сроках возврата денежных средств, к примеру, по номенклатуре «Товар №11879» сроки возврата по разным торговым представителям показывают большой разброс, от двух до тридцати двух дней.
То есть, у некоторых торговых представителей (например, у «Торгового представителя №9»), независимо от номенклатуры сроки возврата превышают регламентные.
А у других (например, у «Торгового представителя №24») – среднее количество дней для возврата по номенклатуре имеет разный диапазон значений, при этом в основном ещё и коррелирует со стандартными сроками реализации товаров для номенклатурной группы или конкретного товара.
При детальном анализе номенклатур на соответствие срокам оплаты, разница между показателями разных торговых представителей особенно видна.
В результате проведённого анализа мы видим ситуацию в компании с отдельными торговыми представителями, клиенты которых системно задерживают возврат денежных средств, независимо от реализуемой номенклатуры и стандартных сроков её реализации. При этом у основной массы торговых представителей сроки возврата денежных средств разнонаправленно изменяются в течении исследуемых периодов и более релевантные со сроками реализации.
Аналитическая записка по данному исследованию была передана руководству компании, которое распорядилось создать совместную рабочую группу из руководителей отделов торговых представителей, службы безопасности и финансовых контролёров. По результатам работы рабочей группы и проведённой углублённой проверки со стороны службы безопасности, было выявлено, что несколько торговых представителей наладили коррупционные схемы с клиентами. Компания решила уголовные дела не возбуждать, заявления в полицию не подавали. С контрагентами были проведены переговоры, они возместили причинённый ущерб и продолжили работу с компанией. Торговые представители, уличённые в такой деятельности, были уволены по собственному желанию. По результатам пилотного проекта руководством компании было принято решение о внедрении полезного сервиса мониторинга на постоянной основе. Благодаря этому финансовые контролёры и служба безопасности получили инструмент оперативного мониторинга одного из проблемных бизнес-процессов компании.
По итогам первого квартала 2024 года среднее значение дней на возврат дебиторской задолженности сократилось до 15, что соответствует средним срокам реализации продукции. Потенциальный экономический эффект в годовом исчислении составил более 600 тыс.рублей. Кроме того, кардинально изменилась ситуация с угрозой возникновения кассовых разрывов и были снижены затраты на привлечение заёмных средств, а также исключена возможность дальнейшей коррупционной деятельности.
Авторы текста Елин Александр и Кочанов Владимир.
