Мы в PRO100ROBOT любим общаться с нашими клиентами. В частности, выяснять, какие проблемы возникают в их повседневной работе, чтобы создавать роботов, которые помогают эти проблемы решать.
Некоторое время назад мы обратили внимание на работу отдела закупок. Проведенный нами опрос выявил, что 80% из них сталкивается с совершенно одинаковыми проблемами. А именно:
- Сотрудники не укладываются в сроки сбора КП. Сбор коммерческих предложений, зачастую, весьма медленный процесс, поскольку приходится искать контакты поставщиков и вручную рассылать множество однотипных писем.
- Закупщики работают только со "своими". В лучшем случае, потому что с небольшим кругом поставщиков работать проще и удобнее. В худшем – в отделе закупок процветает самая настоящая коррупция. В любом случае, честного конкурса с выбором лучшего предложения не получается.
- Сделки затягиваются из-за отсутствия коммерческих предложений. Переносы сроков и переторжки – большая проблема как для организатора, так и для участников закупки, ведь операции на торговых площадках зачастую платные.
- Специалисты саботируют поиск КП. Если закупок много, а коммерческие предложения собираются медленно, сотрудники отдела закупок начинают уставать. И могут вполне сознательно перестать рассылать запросы КП, потому что работать, не получая результат, давайте признаемся честно, не любит никто.
Проблемы, что и говорить, важные. Но при этом, типовые. А значит, не требуют индивидуального подхода. И поэтому решением для них стал единый робот. Итак, дамы и господа, позвольте представить вам цифрового ассистента отдела закупок. Этот робот поставляется как предподготовленное решение, требующее лишь самой минимальной настройки под требования каждого клиента. И вот, как это выглядит на практике.
Начинаем с инициализации. Необходимо занести в конфигурационный файл информацию о закупке: что закупаем и сколько коммерческих предложений нужно для того, чтобы конкурс состоялся. Здесь же можно настроить необходимые фильтры для поисковых запросов и черный список ресурсов и поставщиков. Например, мы хотим закупить не просто бумагу для принтера, а бумагу конкретной марки, с определенной плотностью. При этом мы точно знаем, что искать поставщиков в Википедии – затея, обреченная на провал. А еще мы успели поработать с поставщиком ООО «Ромашка» и убедились, в том, что он не надежный. Да и поставщики из Владивостока нам не очень интересны, потому что наш офис находится в Твери. Все эти детали можно настроить в конфигурационном файле.
Далее происходит поиск поставщиков. Вооружившись информацией из конфигурационного файла, робот идет в интернет и ищет поставщиков. Тех, кто продает бумагу конкретной марки в Твери и её окрестностях. Исключая, разумеется, ООО «Ромашка». Причем поиск может вестись параллельно основной работе сотрудника. Робот использует стандартный браузер, поэтому никаких ограничений на совместную работу у него нет.
Собрав информацию о поставщиках, робот заноси её в специальную таблицу. Наименование, реквизиты, город, номер телефона, адрес электронной почты и так далее.
Следующий этап – отправка запросов. Робот берет контакты из таблицы и направляет каждому из них электронное письмо. Шаблон письма настраивается заранее. В него можно внести все необходимые требования к предмету закупки, поставщикам, форме коммерческого предложения и так далее. Инструмент для рассылки можно использовать и в рекламных целях. Например, для информирования целевых поставщиков об актуальных закупках.
И финальный этап – сбор и систематизация коммерческих предложений. Робот проверяет почту на ответы от поставщиков, анализирует и распределяет полученные КП по заданному алгоритму. Если за определенный период времени робот не получил нужное количество коммерческих предложений, он будет повторять рассылку с заданной периодичностью до тех пор, пока не соберет столько КП, сколько прописано в конфигурационном файле.
В результате мы в короткий срок получаем структурированный набор коммерческих предложений, готовых для анализа и принятия решений, а кроме того, обширную базу поставщиков и налаженную систему автоматизированных коммуникаций. Таким образом, робот целиком и полностью решает проблемы, описанные выше. Скорость поиска поставщиков и рассылки запросов возрастает в 5 раз, а количество полученных КП увеличивается до 10 раз. И значит, больше не будет ни затягивания сроков, ни переноса закупок. При этом, робот беспристрастен. Для него все поставщики равны. Поэтому процесс закупки становится абсолютно прозрачным и свободным от коррупции. А еще робот обеспечивает более широкий охват рынка, благодаря чему можно сэкономить до 25% бюджета.
Остается добавить, что описанный функционал, уже весьма обширный, доступен в базовой версии робота. Однако, у нас всегда есть простор для доработки под ваши пожелания. Хотите добавить инструмент для анализа полученных коммерческих предложений? Поиск дополнительной информации о поставщиках? Сбор ценовых дайджестов или построение графиков изменения стоимости? Запишитесь на бесплатную консультацию через комментарии или по ссылкам ниже, и мы будем рады обсудить эти возможности.
👇🏻Напишите комментарий «Хочу консультацию!»
Подписывайтесь на самые свежие новости из мира роботизации:
Железный руководитель PRO100ROBOT
#Бизнес #Технологии #RPA #Автоматизация
