С 1 сентября 2024 года для подписания документов от имени организации сотруднику понадобится не только личная электронная подпись (ЭП), но и машиночитаемая доверенность (МЧД).
МЧД – это электронная версия обычной доверенности, подписанная КЭП руководителя. Она создается в формате XML и избавляет от необходимости предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы.
Чтобы начать работать с МЧД:
1. Получите сертификат ЭП на руководителя.
2. Выпустите сертификат КЭП для сотрудника (получить КЭП физического лица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре).
3. Оформите МЧД на сотрудника, подписанную директором своей КЭП.
При подаче документов сотрудник будет подписывать их своей КЭП и прикладывать файл МЧД.
Если МЧД потеряет актуальность, ее можно отозвать в любое время. Если у руководителя нет КЭП ФНС (ЦБ, или Казначейства), рекомендуется выпустить новую.
Выпустить ЭП руководителю можно в УЦ ФНС (для коммерческих организаций и ИП), УЦ ФК (для бюджетных учреждений) или УЦ ЦБ (для кредитных и финансовых организаций).
Список УЦ ФНС:
Создание МЧД
В 1С:Бухгалтерии предприятия, для отправки отчетности с помощью МЧД, используется сервис 1С-Отчетность. Он поддерживает два формата: 002 и 003.
Рекомендуется использовать формат 003 (в распределенный реестр).
Чтобы создать МЧД, выполните следующие шаги:
1. Перейдите в раздел "Отчеты" - "Регламентированные отчеты" – "Уведомления".
2. Нажмите кнопку "Создать".
3. Выберите "МЧД".
В программе доступны два вида МЧД:
* Машиночитаемая доверенность для ФНС
* Машиночитаемая доверенность для ФСС
Выберите нужный вид МЧД и заполните все необходимые поля.
Хорошо, давайте разберемся, как заполнить все реквизиты МЧД в 1С:Бухгалтерии.
1. Срок действия МЧД:
Укажите реальный срок, на который вы уполномочиваете сотрудника подписывать и сдавать отчетность от имени организации.
* Важно: Срок действия МЧД не должен превышать срок действия электронной подписи (ЭП) сотрудника.
* Совет: можно установить тот же срок действия, что и у ЭП сотрудника.
2. Реквизиты доверителя и представителя:
* Доверитель: это ваша организация. Программа автоматически подставит реквизиты вашей организации из справочника.
* Представитель: это ваш сотрудник, которому вы выдаете доверенность. Введите его ФИО, ИНН и другие необходимые реквизиты.
3. Список госорганов (получателей отчетности):
Укажите, в какие государственные органы сотрудник будет сдавать отчетность от имени организации. Например, ФНС, Росстат, ФСС и т.д.
4. Номер МЧД:
Номер присваивается автоматически, его заполнять не нужно.
5. Дата выдачи МЧД и дата окончания действия доверенности:
* Дата выдачи: Укажите текущую дату.
* Дата окончания: Укажите дату окончания срока действия МЧД.
В поле "Доверитель" вам нужно выбрать организацию или индивидуального предпринимателя из списка. Система сама заполнит остальные данные о доверителе, используя информацию из карточки этой организации. Если вам нужно что-то проверить или изменить, просто кликните по ссылке "Уточнить реквизиты".
Управляющая организация, действующая без доверенности – заполняется, если полномочия переданы управляющей компании.
Физическое лицо со стороны доверителя подтягивается автоматически из карточки организации.
В поле "Представитель" нужно выбрать "Физическое лицо". Затем из списка выберите нужного представителя. Его данные автоматически подгрузятся из информационной базы. Не забудьте поставить галочку напротив "Сотрудник организации доверителя".
В поле "Налоговый орган – получатель" вам нужно выбрать ту налоговую инспекцию, в которую планируете сдавать отчетность.
По умолчанию в поле "Полномочия" выбраны все доступные. Но если вам нужно ограничить полномочия представителя, просто кликните по ссылке "Все" и выберите нужные.
После того как вы заполните все поля, нажмите кнопку "Отправить". Это отправит сформированный МЧД напрямую из базы 1С. Не забудьте, что МЧД должна быть подписана электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя.
Как только ваша МЧД будет отправлена и зарегистрирована в налоговой (ФНС), её статус изменится на "Зарегистрировано".
Работа с МЧД в сервисе 1С-ЭДО
Для использования МЧД в сервисе 1С ЭДО необходимо последовательно выполнить следующие действия:
· выпустить КЭП на доверенное лицо;
· установить КЭП доверенного лица на рабочее место (компьютер);
· подготовить заявление на выпуск МЧД;
· подписать заявление на выпуск МЧД КЭП руководителя и отправить в ФНС;
· настроить сервис 1С ЭДО для работы с МЧД доверенного лица.
КЭП – квалифицированная электронная подпись.
Для выпуска КЭП на доверенное лицо обратитесь в удостоверяющий центр. Доверенное лицо не обязательно должно являться сотрудником организации. В КЭП на доверенное лицо отсутствует ссылка на организацию (ИНН юрлица). Список аккредитованных удостоверяющих центров можно узнать на сайте Минцифры.
После получения КЭП, установите сертификат уполномоченного лица на компьютер бухгалтера.
Далее, для подготовки заявления на выпуск МЧД, перейдите в раздел "Организация — ЭДО — Машиночитаемые доверенности" в сервисе 1С-ЭДО. Там, следуя инструкциям раздела "Создание МЧД", вы сможете подготовить заявление.
После того, как ФНС одобрит вашу МЧД, вы сможете использовать ее для работы с электронным документооборотом.
Чтобы настроить сервис 1С-ЭДО для работы с МЧД доверенного лица, вам нужно зайти в раздел "Администрирование — Настройки программы — Обмен электронными документами — Учетные записи ЭДО".
Перейдите в действующую настройку Учетный записи ЭДО.
Перейдите во вкладку Сертификаты и нажмите кнопку Добавить.
Добавьте КЭП доверенного лица через кнопку Выбрать.
В учетную запись ЭДО будет добавлена КЭП доверенного лица со ссылкой на МЧД.
После того, как вы выполните все настройки, доверенное лицо сможет самостоятельно отправлять документы ЭДО, используя свою МЧД и КЭП.
