По документам сделка завершена, а денег в кассе нет — клиент переведет их завтра. Пора ли учитывать эти средства в качестве дохода уже сегодня? Или, наоборот, компания получила поставку сырья, но не успела оплатить товар, можно ли деньги сразу записывать в расходы? Все зависит от того, что использует организация — способ начисления или кассовый метод признания доходов и расходов. Чем отличаются эти подходы, и когда их можно использовать, рассказываем в статье.
Как учитывать доходы и расходы в бизнесе
Чтобы отчитаться перед налоговой, нужно вести бухгалтерский учет: сколько денег поступило в организацию, а сколько ушло. Процедура простая, если денежные операции проводятся в день фактического оказания услуги. Например, покупатель забрал товар и сразу оплатил его; сотрудник отработал смену и вечером получил зарплату за день. Но на практике почти каждый бизнес сталкивается с отложенными платежами, рассрочками, авансами, кредитами. И тогда выполнение обязательств не совпадает с днем передачи денег. Как быть?
Существует два способа учета:
- Метод начисления. Подход заключается в учете денег в момент выполнения обязательств. Им пользуется большинство организаций. Это корректно, с точки зрения бухгалтерских стандартов и ФНС. Пользоваться методом начисления, согласно статье 271 НК РФ, должны компании и ИП с доходом более 1 000 000 ₽ за квартал.
- Кассовый метод расчета. Кассовый метод заключается в учете денег в момент их поступления на счет или списания. Используется преимущественно маленькими организациями и ИП.
НК РФ не предусматривает использование двух методов одновременно. Но иногда компании ведут официальный бухучет методом начисления, а кассовый используют для внутреннего финучета компании. Например, для бюджетирования и контроля за движением денежных средств.
У обоих подходов есть множество отличий. Рассмотрим особенности финансового учета и приведем примеры.
Что такое метод начисления
Когда сделка завершена, расходы или доходы организации учитывают в бухгалтерской отчетности. Дата признания зависит не от перевода денежных средств, а от того, когда был отгружен товар или выполнены работы.
Метод начисления — это признание доходов и расходов по факту выполнения обязательств.
Это самый распространенный способ финучета. Он более точно отображает реальное состояние дел компании и подходит для сдачи отчетности в налоговую.
Но у метода начисления есть нюанс — иногда он может создать иллюзию прибыльности, но не показать кассовые разрывы. То есть сделки приносят доход, годовая выручка перекрывает расходы. Но в текущий месяц в кассе нет денег — их не хватает на покрытие текущих издержек.
Зато при использовании метода начислений учитываются скрытые доходы и расходы. Приведем пример: компания заключила большой контракт на полугодовые работы. Клиент внес полную предоплату в июне, но проект будет завершен только в ноябре. Выручка будет разделена на все 6 месяцев равномерно, чтобы не вышло так, что с июля по ноябрь компания по бумагам работает без доходов, но с издержками.
Оптимальный подход к ведению финучета — использовать метод начислений, но дополнительно регулярно составлять отчет о движении денежных средств.
Кто не может использовать метод начисления:
- компании и ИП на упрощенной системе налогообложения — им необходимо использовать кассовую систему, это продиктовано статьей 346.17 НК РФ;
- самозанятые физлица, которые платят налог на профессиональный доход;
- организации и предприниматели, которые платят сельскохозяйственный налог.
Кто обязан использовать метод начислений:
- ООО и ИП на ОСНО — общей системе налогообложения, если доход за три месяца превышает 1 000 000 ₽;
- банки и МФО.
Читайте также:
👉 Финансовые показатели компании: за какими показателями должен следить предприниматель
👉 Что такое налоговая нагрузка: зачем и как ее считать предпринимателям
👉 Масштабирование бизнеса — когда компания готова к росту
Что такое кассовый метод учета доходов и расходов
Поступления на счет компании и деньги в кассе сразу учитываются как доход, вне зависимости от того, когда будут выполнены обязательства — отдан товар или оказаны услуги. Соответственно, все списания и оплаты из кассы — это расходы. Они тоже фиксируются сразу, даже если компания не получила оплаченные услуги или товары.
Кассовый метод — это признание доходов и расходов сразу после перечисления денежных средств.
Это более простой и понятный способ финучета. Но у него есть погрешности. Например, если организация закупает сырье раз в полгода, но пользуется им на протяжении 6 месяцев. Тогда месяц, в котором произведена оплата, станет очень убыточным, а остальные — чрезмерно прибыльными.
Кассовый метод учета расходов не фиксирует кредиторскую задолженность. То есть у компании фактически есть долги, но при определении прибыли их не берут в расчет.
К чему это может привести: у компании есть банковские кредиты, задолженности перед поставщиками и невыплаченные зарплаты сотрудникам. Но по бумагам у организации чистая прибыль, которую можно вывести дивидендами. Или, если кассовым методом начисления доходов пользуется ИП, эти деньги предприниматель просто может потратить на персональные нужды. А когда подойдет пора оплачивать свою кредиторку, средств в кассе не хватит.
👉 Выплата дивидендов: о чем нужно знать учредителям
Кассовый метод учета — это удобный способ, если соблюдены несколько условий:
- у компании нет кредиторской и дебиторской задолженностей;
- организация не делает запасы из заготовок, сырья или готовой продукции на несколько месяцев вперед;
- используется фактическая оплата — без предоплат и рассрочек;
- максимальная прибыль организации позволяет использовать кассовый метод.
Разберемся в последнем условии. Кто может применять кассовый метод? Ответ на этот вопрос дает Налоговый Кодекс. В основном это микробизнес — самозанятые, небольшие ИП, иногда организации. Коротко приведем перечень в статье.
Кассовый метод — условия применения:
- выручка за квартал не превышает 1 000 000 ₽;
- деятельность организации не связана с кредитованием или микрофинансированием;
- компания не участвует в управлении иностранной организацией.
Обратите внимание, что в Налоговом Кодексе не указана форма организации компании и режим налогообложения. Поэтому теми, кто применяет кассовый метод, могут стать индивидуальные предприниматели и юридические лица на УСН, ОСНО, патенте или ЕСХН. Главное, входить в максимальную выручку.
Чем отличается кассовый метод от метода начисления
Какой способ финучета лучше выбрать? С точки зрения закона, необходимо ориентироваться на Налоговый Кодекс. Но с точки зрения управленческого учета, можно использовать любой способ. Или оба одновременно.
Главное правило: запрещено смешивать два метода учета. То есть нельзя считать расходы по кассовому принципу, а доходы — по начислению.
Если у вас есть возможность использовать оба способа и предстоит сделать выбор, сравним метод начисления и кассовый метод — отличия:
Кассовый метод и метод начисления: примеры
Кажется, что разница между двумя подходами простая. Но в ходе деятельности часто встречаются ситуации, когда легко можно запутаться с учетом. Например, при авансовой системе зарплаты, предоплатах и рассрочках. Разберемся, что такое метод начисления и кассовый метод, на конкретных примерах.
Пример №1: аванс и зарплата
Работники ресторана получают зарплату дважды в месяц: 15 числа компания производит оплату за прошлый месяц, а 30 выдают аванс — за текущий. Рассмотрим затраты общепита за июль.
Если компания пользуется кассовым методом, то расходы будут учтены 15 и 30 июля. Хотя сотрудники не отработали аванс.
Если организация использует метод начислений, то зарплаты, выданные 15 июля, пойдут в учёт за июнь, потому что фактически сотрудники выполнили свои обязательства в предыдущем месяце. А авансы уйдут в расходы за июль.
Пример №2: предоплата
Агентство занимается интернет-продвижением и работает по предоплате. Заказчик сразу оплатил пакет услуг на год в сентябре. Вплоть до августа следующего года компания будет оказывать услуги, согласно договору.
При кассовом методе начисления эта предоплата пойдет в отчет за сентябрь. Основание для учета дохода — банковская выписка со счета.
При методе начисления сумма будет равномерно распределена на 12 месяцев. Основанием станут подписанные клиентом акты выполнения работ.
Пример №3: сырье
ООО производит пластиковые трубы. Раз в квартал компания закупает полимеры для изготовления продукции. Сырье лежит на складе до востребованности.
В октябре завод закупил полимерные материалы на 300 000 ₽, но потратил сырья только на 95 000 ₽. В ноябре — на 105 000 ₽, а в декабре — на 100 000 ₽.
Если компания находится на кассовом методе учета, то в октябре в расходы будут записаны все 300 000 ₽. При способе начисления сумма будет разделена по месяцам, в зависимости от того, какое количество сырья было использовано.
Пример №4: налоги
ИП выплачивает мартовскую зарплату сотрудникам. Но кроме перевода денег персоналу, он должен еще сделать отчисления в налоговую и пенсионные фонды в следующем месяце.
ИП выбрал кассовый метод: что значит признание расходов по мартовским зарплатам будет проводиться в апреле, когда были сделаны выплаты. А если бы он использовал систему начисления, то сумма налога пошла бы в издержки за март.
Подведем итог: какой метод учета доходов и расходов выбрать? Для налоговой в отчетности нужно применять тот способ, который разрешен НК РФ. А для внутренней управленческой отчетности можно использовать оба подхода. Например, в сервисе Аспро.Финансы для составления ОПиУ применяют метод начисления, а для ДДС — кассовый.
Бесплатная демонстрация Аспро.Финансы
Ответим на ваши вопросы и покажем возможности системы
