Есть основное правило, которое при разработке документов ни в коем случае нельзя забывать: документ должен быть рабочим, т.е. применимым на практике, а не просто быть! Из этого принципа вытекают все остальные рекомендации.
Документы играют важную роль в жизни организации. От того, как вы разработаете документ, зависит как его будут исполнять. Есть несколько правил, о которых я говорила в предыдущей публикации, которых я рекомендую придерживаться и вам.
Сперва надо определиться с целью документа, который вы планируете разработать. Не стоит разрабатывать документы просто ради самого процесса разработки или их количества. Не в этом счастье, как говорится.
Затем описать для какой целевой аудитории предназначен. Это можно сделать в разделе служебная информация. Чтобы сразу было понятно кого касается документ и для кого предназначен. Не всегда из названия понятно для кого и с какой целью был разработан документ.
При оформлении пользуйтесь стилями MS Word. Стили нужны для того, чтобы мы могли собрать автоматическое оглавление с переходом сразу в нужные разделы.
Ну а теперь о самом главном: о том, как должен выглядеть документ и каким требованиям должно соответствовать содержимое, чтобы документ был рабочим.
Должности или роли?
В документе мы обычно указываем какому должностному лицу, что именно нужно сделать. Конечно никто не указывает в стандартах ФИО, это же не приказы, но зато через одного указывают должности. Это приводит к тому, что при изменении штатного расписания (наименования должностей) документ надо бы переутвердить. Но стоит ли оно того, если кроме названий должностей ничего не поменялось? Я рекомендую отказаться от использования названий должностей в стандартах, используйте роли.
Например, введите определение в стандарте: специалист по кадрам - работник отвечающий за кадровый учет. А как он будет называться в соответствии со штатным расписанием нам все равно, хоть менеджер по кадрам, хоть менеджер отдела по кадровому учету, хоть директор по кадровому обеспечению, если он выполняет определенный функционал сам.По всему документу используйте только эту роль.
В общем вы поняли, что названий должностей может быть море, но роль все равно одна. При изменении штатного расписания, хоть 50 раз оно будет меняться, документ остаётся актуальным и не требует внесения изменений.
Ответственный: назначать или нет?
Многие считают, что если в своем документе они укажут, что директор по качеству несёт ответственность за мытье полов в помещении, например, и руководитель предприятия утвердит этот документ, то директор по качеству будет нести за это ответственность. Это очень частое заблуждение, даже если документ утвержден руководителем организации. В этом случае наше желание ничего не значит 😀, мало ли кто и что хочет. Работник принимался на работу для определенного вида работ, которые должны быть описаны либо в трудовом договоре или в должностной инструкции.
Если в трудовом договоре нет информации, а должностная инструкция вообще не существует, то практически невозможно привлечь работника к ответственности за невыполнение должностных обязанностей.
Получается, что в таком случае работник должен просто ходить в определенное время на работу 😀. Никто не говорит, что нельзя создать невыносимых условий, чтобы он сам уволился, но за невыполнение точно уволить нельзя. Надо еще доказать, что работник вообще должен был эту работу сделать)
простых задач от руководителя недостаточно.
Если ответственности, которую мы хотим навязать у него не было, то без его согласия мы увы ничего не сделаем. Если мы все же настаиваем, то нужно вносить изменения либо в трудовой договор, что не очень удобно, либо в должностную инструкцию и таким образом получать согласие работника на этот функционал (подписанный работником документ - это фактическое согласие и принятие на себя дополнительной ответственности) . Сначала согласие работника на дополнительный функционал, а потом уже указание в документе.
Кстати, должна сказать, что в соответствии с ТК РФ дополнительная работа должна дополнительно оплачиваться. Но как правило работодатель сознательно «забывает» эту маленькую деталь и пользуется безграмотностью работников. А вознаграждение за дополнительный труд и объем устанавливается по соглашению сторон. Поэтому в наших интересах до подписания изменений, затрагивающих трудовую функцию работника, сказать про повышение заработной платы, чтобы не оказалось, что согласились дополнительно работать бесплатно.
Еще надо помнить, что ответственный должен быть один. Если ответственных более одного, то можно считать, что ответственных нет. Не с кого спросить в случае если что-то произошло, виноватых не найти.
Никогда не используйте в документах собирательный неодушевленный образ. Например, Подразделение отвечает за…. Ну не может неодушевленный собирательный и абстрактный образ за что-то отвечать, может руководитель подразделения или конкретные специалисты ( помните, что должности мы в документах не используем, а используем роли), но не подразделение.
Страдательный (пассивный) залог или активный?
В инструкциях, регламентах да и вообще по возможности надо избегать страдательного залога.
Страдательный залог это когда над каким-то предметом совершаются какие-то действия.
Например:
заявление отправляется, отчет создается.
Страдательный залог может применяться лишь в тех случаях, когда что-то действительно делается без вашего участия, например настроенной системой при возникновения определенных событий. Например, резервное копирование ежедневно в 00:00.
Во всех остальных случаях лучше использовать активный залог. Т.е. писать в явном виде кто и что должен сделать.
Например: специалист согласовывает в течение 6 дней проект документа
Сроки: нужны или обойдемся?
для каждого этапа должны быть установлены сроки. Иначе есть риск, что самая простая процедура задержится на неопределенное время. Да и в целом для понимания того, что и на сколько может затянуться и когда надо начинать процедуру, чтобы успеть в срок.
Например:
Согласующий в течение 5 дней должен согласовать проект документа или высказать свои замечания.
После завершения процесса согласования разработчик в течение суток отправляет документ на утверждение.
Утверждающий в течение 3 дней обязан утвердить или отказать в утверждении. - это конечно из разряда фантастики. Помните мы разговаривали про лидерство, вернее его отсутствие в направлении СМК. Если бы руководители организации были лидерами, то сами бы соблюдали все требования документов.
Двойное толкование - это же так интересно 😉
Это правило касается абсолютно всей жизни, а не только работы и стандартов: мысли нужно формулировать так, чтобы не возникало возможности двойного толкования. Это конечно не всегда возможно, но стремиться к этому нужно. Написанные фразы каждый будет толковать так, как ему выгоднее.
Часто одни и те же термины могут иметь различное определение в разных направлениях деятельности в пределах одной организации. Однажды мы поняли, что используя одни и те же термины работники могут иметь в виду разные вещи. Поэтому, чтобы разговаривать на одном языке рекомендую создать словарь терминов. Раньше мы делали это прям в документе, в разделе определения и термины, чтобы читателю было понятно, что же имеется ввиду конкретно в этом документе. Но потом пришли к выводу, что лучше сделать электронный общедоступный словарь и в документе использовать гиперссылки на существующие термины.
Меньше воды
Стандарты организации - это не сочинение. Тут не нужны яркие и красочные описания, меньше рассуждений, только факты😀. Важно соблюдать баланс: указать все, что нужно, но избегать фраз, без которых документ сохраняет свою целостность. Стандарты не относятся к художественной литературе
Простота изложения
чем проще описание, тем понятнее и легче для восприятия окружающих документы. Не стоит стремиться к тому, чтобы блеснуть своими знаниями и сразить всех наповал. Если использовать много умных фраз, сложных речевых конструкций, то скорее всего вы сразите всех наповал, только не тем, как классно описано, а тем, какую ересь утвердили😀. Эффект будет немного другой. Сейчас модно использовать разные иностранные слова, без которых можно было бы прекрасно обойтись. У нас много наших русских слов, которые не хуже. Но большое количество заимствованных из других языков слов может сыграть злую шутку и работник вообще не поймёт о чем речь в документе и что нужно делать.
Алгоритмы и схемы - вместо 1000 слов
Схематическое представление процесса - это вообще отличный способ максимально просто и наглядно описать кто, что в какие сроки и в какой последовательности должен сделать и что получить в результате.
Существуют различные нотации описания процессов:IDEF (функциональное моделирование), BPMN (процессное моделирование), EPC (процессное моделирование).
Примеры визуализации процессов:
Согласитесь, в любом схематическом описании намного быстрее и проще ориентироваться, чем описывать все словами. Это ж потом еще и читать все надо, а тут наглядно, просто и быстро, да еще и компактно.
Сейчас вообще многие работодатели стремятся к описанию процессов в различных нотациях, главное, чтобы было что описывать 😀.
Информация в стандарте применительно к организации
Чуть не забыла одну важную деталь: не надо переписывать законы и нормативные акты, просто потому, что они такие просто есть. Можно же просто дать ссылку на документ, но ведь если каждый работник будет сидеть и изучать все нормативные акты, все применимое законодательство, то работать будет некому и некогда. Поэтому, вы, как эксперты в своем направлении деятельности должны из всех законов и нормативных актов выбрать только то, что касается работников организации и детализировать при необходимости. При этом документы организации не должны противоречить законодательству. Во внутреннем стандарте должны быть только сведения, относящиеся к вашей организации, а не вообще все. Очень часто этим грешат специалисты по пожарной безопасности, по ГО и ЧС. Прекрасно понимаю, что в некоторых направлениях деятельности есть типовые документы, которые должны быть, но это не отменяет того факта, что документы должны быть применительно к организации.
У нас в одной организации в инструктаже по охране труда была информация про несчастный случай и указание, что если вдруг человек сломал ногу, то надо взять камыш и наложить шину. 🤣
И это для офисников в центре города. Где не то, что камышей нет, вообще с зеленью сложно. Но разве разработчика документа это интересовало?
Цель документа не переписать нормативный акт, а выбрать из него лишь то, что непосредственно относится к организации.
Не надо рассказывать о том, что в случае ЧС надо бежать в бомбоубежище и не указать, где находятся ближайшие к рабочему месту. Мы вроде все не идиоты, все об этом и так знают. Это совершенно бессмысленная информация, если нет конкретных указаний как действовать, т.е. куда бежать и где находятся ближайшие к рабочему месту бомбоубежища. Если пишете инструкцию для работников, то и информация должна быть для них и только только то, что связано с деятельностью работников, а не в целом обо всем, что бывает в жизни и случается в мире.
Изложение материала последовательно (в хронологическом порядке)
Этому правилу обязательно нужно следовать в тех случаях, когда применимо: в инструкциях, регламентах. Проще воспринимается и запоминается информация, когда из одного шага вытекает другой. А не когда надо разгадывать ребус или собирать пазл, проводя эксперименты в какой последовательности и что именно нужно сделать. Проще описывать, когда есть схема всего процесса. Да и вообще пошаговые инструкции всегда полезнее и понятнее.
Говорите на понятном языке
ПОмните, что чем проще вы объясняете, тем правильнее вас поймут. Старайтесь не использовать редкие и непонятные слова, по возможности избегать англицизмов и помните, что желание поумничать - еще никого не красило (коптокмия лечится).
Надеюсь вам тоже помогут мои правила разработки документов. Возможно у вас найдется еще чем дополнить этот список, пишите. Я с удовольствием добавлю.
