Как перейти на электронный документооборот за 5 шагов

Счета, акты, накладные, договоры — практически на каждый шаг в бизнесе нужно оформлять по 3-4 документа. Иногда может показаться, что компании работают только на бумагу и картриджи для принтера, а половину рабочего времени сотрудники ждут курьера или подписи руководителя.

С переходом на электронный документооборот (ЭДО) можно забыть про пачки напечатанных документов. Через ЭДО вы сможете подписывать и отправлять документы в пару кликов, без походов в бухгалтерию и ожидания доставки нужных бумаг. Система автоматизирует рутинные задачи, защищает от подделок и потерь, а также упрощает взаимодействие с партнерами и контролирующими органами.

Разбираемся, как грамотно внедрить ЭДО в компанию.

Шаг 1. Выберите оператора и тариф

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет услуги по обмену электронными документами: отвечает за передачу документов по каналам связи своей системы, обеспечивает их конфиденциальность, гарантирует безопасность.

При выборе оператора учитывайте его интеграцию с разными системами: 1С: бухгалтерия, ОФД, системой маркировки товаров и другими сервисами, а также возможность поддержки роуминга с другими операторами. Сервис ЭДО должен принимать электронные подписи от разных удостоверяющих центров. Аккредитацию оператора можно проверить в официальном реестре ФНС.

Функционал, простота и понятность интерфейса тоже важны. Ведь если сотрудники будут часами искать в системе нужную команду, это не принесет ничего, кроме недовольства и затянет рабочий процесс.

Выбор тарифа зависит от потребностей компании. На стоимость влияет количество пользователей и исходящих документов.

Владелец небольшого продуктового магазина может выбрать бюджетный тариф с минимальным количеством исходящих документов, а для крупной логистической компании понадобится более дорогой вариант, куда входит более 1000 документов в месяц.

Шаг 2. Получите электронную подпись

Итак, с оператором определились, тариф выбрали. Самое время получить электронную подпись.

Для внутреннего документооборота между подразделениями компании будет достаточно простой электронной подписи (ПЭП). Ключом такой подписи являются логин и пароль сотрудника для доступа к системе ЭДО. Например, простой подписью сотрудник может подтвердить свой авансовый отчет для бухгалтерии. А вот отправка договора партнеру или документов в налоговую является внешним документооборотом, и для этого нужна усиленная квалифицированная подпись.

Получить усиленную подпись можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Для этого нужно прийти в один из офисов соответствующего удостоверяющего центра. Директору организации или индивидуальному предпринимателю в большинстве случаев достаточно будет взять с собой паспорт и СНИЛС. Однако некоторые центры могут запрашивать дополнительные документы, поэтому советуем заранее позвонить и уточнить порядок получения УКЭП.

Проверка документации и генерация уникального ключа займет от одного до нескольких дней в зависимости от удостоверяющего центра. Затем вы получите цифровой носитель, который можно использовать практически на любом компьютере или ноутбуке.

Шаг 3. Установите программу и обучите сотрудников

После того, как вы получите электронную подпись скачайте программное обеспечение с сайта оператора и зарегистрируйте кабинет ЭДО, через который будете отправлять и получать документы, управлять подписанием и отслеживать статусы. Затем вставьте токен с подписью в компьютер. Убедитесь, что все драйверы установлены корректно, чтобы программа могла распознать токен.

Успех внедрения ЭДО зависит от того, насколько хорошо ваши сотрудники будут понимать и использовать новую систему:

• организуйте тренинги, на которых подробно объясните, как работать с программой, как подписать и как отправить документы по ЭДО;
• создайте пошаговые инструкции и видеоруководства;
• назначьте ответственных лиц, которые будут помогать сотрудникам в случае возникновения вопросов.

Сначала проведите тестирование системы на небольшой группе пользователей, чтобы выявить и устранить возможные проблемы.

Не торопитесь сразу переводить все документы на отправку контрагенту. Начните с наиболее используемых, постепенно расширяя сферу применения ЭДО.

Шаг 4. Узнайте свой идентификатор

Идентификатор ЭДО — это уникальный код вашей организации в системе электронного документооборота, который нужен для определения участников при обмене электронными документами. Он формируется на основе ИНН и КПП компании и состоит из букв и цифр. Первые 3 символа — код оператора, остальные — уникальный код участника.

Этот код позволяет:

• идентифицировать вашу организацию при отправке и получении документов;
• настроить роуминг — возможность обмениваться документами с контрагентами, которые используют другие системы;
• обеспечивать безопасность и контролировать процессы документооборота, так как каждый документ будет связан с конкретным участником.

Узнать идентификатор ЭДО можно в интерфейсе сервиса оператора электронного документооборота в разделе с реквизитами.

Шаг 5. Приглашение в ЭДО: подключите контрагентов

Для полноценного использования ЭДО необходимо подключить к системе ваших контрагентов:

• если они работают с другими операторами, оформите заявку на настройку роуминга;
• отправьте приглашения в ЭДО своим контрагентам с помощью функции «Приглашение контрагенту»;
• дождитесь, когда контрагенты примут ваши приглашения.

После внедрения системы важно регулярно отслеживать ее работу и собирать отзывы сотрудников. Это поможет выявить недостатки и внести необходимые изменения для повышения эффективности.

Например, если сотрудники жалуются, что не могут быстро найти какую-либо функцию, можно изменить в интерфейс, чтобы нужная кнопка появилась на главном экране.

Как работает электронный документооборот

Переход на ЭДО не требует радикальных изменений в бизнес-процессах. Вы сохраняете привычный порядок действий, просто вместо бумаги используете электронные файлы.

Как пользоваться ЭДО:

1. Согласуйте документ. Работа с ЭДО начинается с загрузки документа в систему или его создания: договора, накладной или любого другого. Многие системы ЭДО позволяют использовать шаблоны, что упрощает и ускоряет процесс.
2. Подпишите документ. После создания, документ необходимо подписать электронной подписью — простой или усиленной, в зависимости от ситуации. Система зашифрует документ и добавит цифровую подпись. Это обеспечит документу юридическую силу и защитит от подделки.
3. Отправьте документ через систему ЭДО. Выберите контрагента, которому необходимо отправить документ, по его наименованию или ИНН. Система отправит подписанный документ адресату через защищенные каналы связи. Это может быть как внутренний адресат, например, другой отдел, так и внешний: контрагент или налоговая инспекция.
4. Получите подтверждение. Получатель увидит уведомление о новом документе и сможет его просмотреть, подписать или отправить на доработку. Система уведомит вас о текущем статусе документа.
5. Сохраните документ. После подписания документ необходимо сохранить в электронном архиве. Это позволяет легко находить и использовать его в будущем, а также обеспечивает защиту от потери. Электронные документы, как и бумажные, должны храниться в соответствии с требованиями законодательства.

Подписывайтесь на наш канал и получайте еще больше полезных статей о работе с документами, взаимодействии с коллегами, жизни на удаленке и в офисе. А познакомиться с нашими решениями для ежедневных задач вы можете по ссылке.