Хранение документации и архивов на складе требует особого подхода, чтобы обеспечить сохранность важных бумаг длительное время.
Неправильные условия могут привести к повреждению источников, потере информации и возникновению юридических проблем.
Основные принципы хранения
Использование специальных стеллажей позволит упорядочить размещение, облегчить поиск и предотвратить деформацию. К основным видам документации, которую складируют в специальных помещениях, относят:
- Архивные документы. Хранятся дольше всего и требуют особых условий.
- Текущая документация. Хранится в течение определенного срока, после чего может быть уничтожена или передана в архив.
- Электронные документы. Хранятся на специальных серверах или носителях информации.
Для всех категорий рекомендуется выделить отдельное, изолированное помещение. Это позволит защитить их от воздействия внешних факторов, таких как пыль, влага, температурные перепады и механические повреждения.
Также необходим контроль микроклимата. Оптимальные условия хранения – температура 18-20°C, относительная влажность 45-65%. Для поддержания таких условий можно использовать кондиционеры и осушители воздуха. Кроме этого, требуется обеспечить надежную пожарную безопасность склада, установив систему сигнализации и огнетушители.
Доступ к архиву ограничивают, разрешение могут получить только уполномоченные лица. Документы должны быть систематизированы и описаны, чтобы облегчить их поиск и использование. Они упаковываются в специальные коробки из плотного картона или пластика. На каждой из них наносится маркировка с указанием содержимого, даты формирования и других необходимых данных. Регулярная инвентаризация позволяет контролировать сохранность документов и своевременно выявлять потери.
Подпишитесь на наш канал в Телеграм!
Систематизация и учет
Для систематизации необходимо разработать систему каталогизации и учета документов. Это могут быть электронные базы данных или карточки. Важные документы рекомендуется оцифровать для создания резервных копий и упрощения доступа к информации. Для отслеживания местоположения, управления доступом и контроля сроков хранения используют системы управления.
Сроки хранения различных типов бумаг зависят от законодательства и внутренних требований организации.
Устаревшие документы утилизируют безопасным способом, например, через шредер или с помощью специализирующихся на подобных услугах компаний, чтобы избежать утечки информации.
Складирование документации требует особого подхода и внимательности, чтобы обеспечить их долгосрочную сохранность и доступность. Правильная организация пространства, контроль всех условий и защита от внешних факторов — ключевые элементы успешного управления архивами.
Требования к хранению
К хранению документации и архивов предъявляются строгие требования, чтобы обеспечить их сохранность, защиту от повреждений и доступность на протяжении всего срока их нахождения на складе.
Основные из них касаются условий окружающей среды, безопасности, систематизации и учета:
- Необходимо избегать резких перепадов температуры, которые могут привести к деформации бумаги и повреждению материалов.
- Слишком высокая влажность приводит к появлению плесени и грибков, а слишком низкая — к пересыханию и ломкости бумаги.
- Следует избегать прямого солнечного света и использовать освещение, которое не выделяет УФ-излучение. Лучше всего для этих целей подходят светодиодные лампы.
- Документы должны храниться в условиях слабого освещения или в темноте, если это возможно, чтобы предотвратить выцветание и разрушение бумаги.
- Регулярный воздухообмен в архивных помещениях предупредит застой воздуха и появление плесени.
- Для защиты от пыли и загрязнений необходимо установить фильтры.
- Архивы должны быть оснащены противопожарными системами, такими как огнетушители, противопожарные двери и системы газового пожаротушения, безопасными для документов.
- Место размещения должно находиться выше уровня возможного затопления (не в подвалах). Можно использовать приподнятые стеллажи или поддоны.
- Особо важные или конфиденциальные документы хранятся в запираемых шкафах или сейфах.
- Для упаковки (коробки, папки) нужно использовать только качественные архивные материалы, которые не содержат кислот и не разрушают бумагу.
- Для дополнительной защиты от насекомых и грызунов используют закрытые коробки или шкафы.
Эти требования помогают создать безопасную и контролируемую среду для долговременного хранения документов и архивов, обеспечивая их защиту от физических, химических и биологических факторов, которые могут повлиять на их сохранность.
Компания РЛК предоставляет услуги ответственного хранения и аренды складов, а также комплексные логистические услуги. Предлагаем услугу хранения документации и архивов на складе. Наши сотрудники следят за правильностью размещения товаров и грузов. Специалисты РЛК обладают необходимым опытом и знаниями для создания оптимальных логистических решений, которые помогут бизнесу стать более конкурентоспособным и адаптированным к будущим вызовам.
Другие публикации:
Особенности работы снабженческих складов
Расконсолидация грузов – что это?
Управление рисками в логистике: как распознать потенциальную угрозу и сохранить деньги?
