Проект автоматизации бизнеса - сложный шаг для любой компании ведь это долго, сложно и трудозатратно. И именно поэтому, многие компании годами не решаются на внедрение новой информационной системы:, откладывают начало автоматизации, переносят сроки, думают и т.д. В этой статье, мы расскажем о том, какие шаги нужно сделать руководителю, перед началом запуска нового проекта, чтобы пройдя этот не совсем простой путь, компания могла гарантированно достигнуть новых высот!
Итак, 7 шагов руководства перед началом успешного проекта
1. Определитесь с конечными целями
Важно отметить, чтобы ваши цели обязательно должны были четкими и конкретными. В идеале используйте для их постановки технологию SMART. Чем подробнее и точнее вы опишите конечную цель проекта и что вы будете считать достигнутым результатом проекта - тем проще вам будет сверяться во время пути с ориентиром для достижения цели. И в итоге, когда вы придете к конечному результату, тогда вы сможете точно понять достигнута ли была конечная цель или нет.
2. Решительность менеджмента
Если вы уже начали проект автоматизации бизнеса, то нужно идти до конца и не сворачивать с этого пути, несмотря на уговоры пользователей, саботаж со стороны сотрудников и т.д. Несмотря на все преграды, твердо и уверенно идите до конца, преследуя ту цель, которую вы изначально поставили.
3. Определите сложности, которые могут вас ожидать в проекте автоматизации
В идеале, составьте матрицу потенциальных рисков которые могут возникнуть в процессе внедрения новой информационной системы. Укажите в чем именно они могут выражаться и как вы будете реагировать и какие действия предпринимать, если тот или иной риск вдруг случиться.
4. Треугольник “Объем задач - бюджет - время”
В проекте, вам всегда будет нужно лавировать между тремя этими пунктами. Увы, всегда придется выбирать только два из трех.
Например:
- Если вы увеличите объем задач, то это приведет к большим срокам;
- если вы не увеличите бюджет, то не сможете реализовать больший объем задач;
- Если у вас увеличатся сроки, то у вас появится возможность реализовать большее количество задач. Но тут вопрос: если у вас на это бюджет?;
- Если вы попробуете минимизировать бюджет, то будет физически невозможно, при этом решить все задачи. Какие-то задачи вам придется из проекта исключить;
- Если вы исключите задачи, то уменьшится время на их реализацию. Но опять же вопрос: придете ли вы, в таком случае, к целям проекта и получите ли тот результат от проекта, на который рассчитываете?
5. Руководитель проекта
Обязательно назначьте руководителя проекта. Должен быть определен человек, который четко будет отвечать за проект и с которого вы будете спрашивать результаты на всех его этапах. Имейте в виду, что если вы этого не сделаете, то есть значительный риск на одном из этапов автоматизации бизнес-процессов - потерять деньги или существенно превысить исходный бюджет проекта.
6. Команда проекта
Заранее соберите рабочую группу проекта со своей стороны. В нее должны входить те люди, которые будут по максимуму отстаивать точку зрения руководства и двигать проект вперед. В идеале, это должны быть те специалисты, которые приветствуют новаторские идеи, готовы пробовать что-то инновационное, хотят упростить свою работу и сделать ее более эффективной и т.д. Если вы не соберете заранее такую рабочую группу, то велик шанс, что к моменту обучения и запуска системы - сотрудники будут бойкотировать ее внедрение и это значительно снизит шанс успешной реализации проекта.
7. Запас прочности
Обязательно, учтите запас прочности. Не стоит делать процесс внедрения автоматизации бизнеса на последние деньги. Если в бизнесе нет денег на автоматизацию, то возможно, стоит отложить проект внедрения на более поздний срок, когда ситуация будет более благоприятной.
Также не стоит затевать проект автоматизации, когда ваши сотрудники, заняты на 150% своей основной деятельностью и стоят жесткие дедлайны. Проект внедрения новой системы занимает значительное время и соответственно, у них не будет возможности уделять новому проекту необходимое время, поскольку они будут плотно заняты своей основной работой. Это, в значительной степени, может помешать достижению поставленных целей и в результате может произойти так, что и ваша текущая выручка снизится и процесс автоматизации полноценно вы не внедрите.
А с чего вы начинаете автоматизацию своего бизнеса? Поделитесь в комментариях!
Если вы хотите, чтобы мы помогли вам пройти этот чек-лист, оказывая поддержку на каждом его шаге - просто ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ на нашем сайте! Наш специалист свяжется с вами и предложит оптимальное решение для реализации вашего проекта!