Сказать, что огромное количество компаний сталкиваются с проблемой нормализации данных в учетных системах, значит, ни сказать ничего.
Давайте перед продолжением для условного понимания что мы имеем ввиду под НСИ и нормализацией опишем эти определения:
НСИ - Нормативно-справочная информация;
Нормализация - приведение данных в соответствие с требованиями определенного процесса.
Так же в рамках статьи следует выделить данные, на примере которых мы можем продолжить рассмотрение проблематики, итак: справочник "Номенклатура".
Стоит ли говорить, что именно этот справочник максимально часто подпадает под задачи нормализации. наверное нет.
Итак, теперь фраза "Нормализовать НСИ" читается более понятно, нет ясности только в том, что включает в себя процесс нормализации, и самое важное это разовая задача, или регулярный процесс в компании?
Давайте определим некоторые, наиболее явные признаки того, когда задача нормализации НСИ становится актуальной для компании?
1. Справочник достиг объема, когда его структура не позволяет оперативно подбирать номенклатуру для выполнения операций в системе учета;
2. Критическое количество дубликатов, в следствии чего происходит рассогласование данных в учете;
3. При запуске системы учета не были определены стандарты именования, что привело к сложностям работы со справочником, затруднен поиск;
4. Номенклатура в справочнике создавалась хаотично, различными пользователями, так как процесс не контролировался, в результате структура справочника нарушена, потеряна целостность;
Разумеется, это не все причины, которые могут привести НСИ к состоянию деградации данных и структуры в том числе.
И вот, проблема формализовалась, компания принимает решение о необходимости нормализовать НСИ, следом возникает вопрос с чего начать, и тут вы можете услышать вот такие вот формулировки:
- "Сейчас просто придумаем как кодировать и именовать правильно и по порядку все переименуем";
- "Давайте в рамках проекта внедрения системы все сделаем, просто перенесем в новую систему только то, что надо, а там просто переименуем"
- "Вот Петрович, все равно ничего не делает на складе, давайте создадим проект и поставим ему задачу переименовать номенклатуру".
И много-много подобных лозунгов можно услышать, но мы их кончено же слушать не будем,
С чего реально можно начать нормализацию данных?
Правильный ответ, с осознания того, что комплексное решение задачи, это не разовый акт приведения в порядок определённых данных, а непрерывный процесс, который для удобства мы можем назвать как "Процесс управления НСИ", если в компании процесс не запущен, начать прежде всего надо с запуска этого процесса. В общих чертах опишем области, которыми процесс управляет:
1. Регламентирует последовательность создания номенклатуры в справочнике;
2. Регламентирует порядок отнесения номенклатуры к определенному виду в общей структуре;
3. Описывает области использования той или иной номенклатуры (например: производство, продажи, и.т.д.);
4. Регламентирует правила и порядок трансляции данных о номенклатуре в другие системы (из центральной);
5. Описывает ролевую модель участников процесса;
Фактически запуск процесса управления НСИ является ключевым этапом в нормализации НСИ.
Сквозной пример демонстрации такого процесса:
1. Сотрудник №1 не найдя в справочнике необходимую номенклатуру формирует заявку на создание номенклатуры в отдел управления НСИ;
2. Сотрудник №2 (отвечающий за НСИ), анализирует заявку и в случае если подобная номенклатура в справочнике есть, возвращает по заявке имя запрошенной номенклатуры или создает новую и возвращает сотруднику №1 имя новой номенклатуры.
Т.е. номенклатура не создается хаотично, за создание номенклатуры отвечает соответствующие сотрудники, мало того, сотрудник отдела НСИ может отвечать только за определенную номенклатуру, так как у компании может быть широкий спектр видов номенклатуры, для работы с которыми требуются профильные знания.
Теперь можно описать последовательность этапов нормализации НСИ, где суть будет более понятна:
1. Разработка нормативной документации (регламентов, внутренних классификаторов и.т.д.) для запуска процесса управления НСИ;
2. Отбор номенклатуры, подлежащей нормализации (метод отбора зависит от формата проекта, это может быть просто задача по нормализации или задача в рамках перехода на новую систему учета с переносом данных);
3. Анализ номенклатуры, выделение признаков группировки или отнесения к определенному виду, классификация;
4. Проектирование структуры справочника номенклатуры;
5. Разработка плана-графика замещения номенклатуры
В случае если наша задача предполагает внедрение MDM системы, тогда порядок этапов начиная с 4-го может отличаться:
4. Проектирование структуры справочника номенклатуры;
5. Формирование функциональных требований к системе MDM;
6. Подбор, адаптация MDM системы под функциональные требования;
7. Разработка плана-графика внедрения MDM системы с учетом замещения номенклатуры (в рамках запуска выполняется настройка, обучение, сопровождения в период запуска, обычно это 1-2 месяца)
Что следует отметить, номенклатура одномоментно не перенесется в новую систему и не заместится на новую "правильную", замещение номенклатуры зависит от скорости ее оборачиваемости в рамках хозяйственной деятельности компании - т.е. это процесс управления НСИ.
