Мастер-данные — это критически важная информация о компании, которая используется во всех бизнес-процессах. К ним относятся данные о клиентах, продуктах, услугах, поставщиках, сотрудниках и других сущностях, с которыми работает организация.
Давайте на простом примере закрепим что такое НСИ или мастер-данные без сложных определений.
Представим себе довольно рядовой сценарий закупки некого товара у поставщика, ну и пропуская некоторые относительно неважные процедуры в цепочке формирования документов переходим к формированию документа "Приобретение товаров и услуг".
В этом документе мы указываем дату, поставщика*, договор поставки*, приобретаемый товар*, количество, цену и ответственного менеджера.
Поля, которые отмечены звездочками как раз и являются матер данными, если упростить, то в разрезе именно подобных данных в вашей системе ведется учет взаиморасчетов, остатков и т.д.
Когда с Вашей системой работает небольшое количество пользователей, то вероятно у Вас не возникнет необходимости внедрять процесс управления мастер-данными, но когда Ваша компания начнет стремительно расти и в системе уже будет работать более 50 пользователей, вы можете столкнуться с такой ситуаций, при которой разные пользователи по своему усмотрению именуют мастер-данные, что существенно повлияет процессы компании, и где-то может даже замедлить их.
Рассмотрим пример, Вы открываете ведомость товаров на складах и видите следующую ситуацию:
Выключатель Legrand ,белый - 1 шт.
Legrand Выключатель, белый - 3 шт.
белый, Legrand Выключатель - 15 шт.
Видим, что одна и та же номенклатура именована тремя разными названиями, и это в некоторой степени не критично, но давайте представим, что такая же ситуация у нас с договорами, физическими лицами, поставщиками, транспортными средствами. В таком случае работа сотрудников с данными серьезно затрудняется в некоторых случаях (инвентаризации например).
Поэтому, чем на более ранней стадии Вы внедрите процесс управления мастер-данными, тем меньше затрат потом потребуется для нормализации этих данных.
Управление процессом формирования мастер-данных как правило включает следующие пункты:
1. Формирование подразделения управления мастер-данными
2. Разработка регламента работы с мастер-данными
3. Обучение сотрудников, или написание соответствующих инструкций
4. Внедрение системы MDM или запуск данной системы в рамках уже используемой системы.
Так как данная статья не является обзором MDM систем, скажу лишь, что функционал управления мастер-данными например есть в ЕРП УХ или УХ.
Базовый принцип управления мастер-данными заключается в ограничении доступа сотрудникам на создание определенных данных, т.е. пользователь после внедрения подобной системы, в случае если он не нашел в системе необходимую номенклатуру, не создает ее самостоятельно, а формирует заявку в системе на создание необходимой номенклатуры. Сотрудник отдела управления мастер-данными рассматривает заявку, анализирует есть ли запрошенная номенклатура в информационной базе и в результате или создает новую, или информирует сотрудника, подавшего заявку о карточке номенклатуры, которую необходимо использовать.
Более подробно про этапы нормализации мастер-данных (НСИ) можно прочитать в этой статье.