С 1 сентября 2024 года в России вступают в силу новые требования к документообороту, которые касаются обязательного использования машиночитаемых доверенностей (МЧД) для подписания документов от имени компании. Эти изменения непосредственно затрагивают бухгалтеров, юристов и других сотрудников, участвующих в подготовке и подписании официальных документов. В этой статье подробно разберем, что это означает для вашего бизнеса, как подготовиться к новым требованиям и какие шаги необходимо предпринять, чтобы избежать юридических и финансовых рисков.
Конец переходного периода: что изменилось?
31 августа 2024 года завершился переходный период, в течение которого компании могли использовать сертификаты сотрудников для подписания электронных документов. С 1 сентября 2024 года МЧД становится обязательной для всех сотрудников, подписывающих документы от имени компании. Без этой доверенности теперь невозможно использовать электронную подпись, что делает ее обязательной для корректного ведения бизнеса.
Кто обязан использовать МЧД и почему это важно?
Обязательное использование МЧД распространяется на всех сотрудников, которые подписывают документы от имени компании. Это включает бухгалтеров, кадровиков, юристов и других ответственных лиц. Исключение составляют индивидуальные предприниматели (ИП) и руководители обществ с ограниченной ответственностью (ООО), которые по-прежнему могут подписывать документы без МЧД, используя личную электронную подпись.
Нормативная база: на что стоит обратить внимание
Для понимания значимости МЧД и правильного оформления доверенностей следует ознакомиться с рядом нормативно-правовых актов, регулирующих этот процесс:
- Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
- Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856 «О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему»;
- Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении требований к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронной форме»;
- Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 222 и другие.
Эти документы определяют, как должна быть оформлена МЧД, каким образом ее необходимо использовать и какие меры нужно предпринять для регистрации доверенности.
Как правильно оформлять и использовать МЧД?
Процесс оформления МЧД требует особого внимания. Для создания МЧД компания должна выдать доверенность на каждого сотрудника, который будет подписывать документы. МЧД оформляется в электронной форме и подтверждает полномочия сотрудника. В машиночитаемой доверенности используются два ключевых понятия:
- Доверитель – лицо, разрешающее выполнение операций от имени компании;
- Представитель – лицо, которое действует от имени доверителя в рамках предоставленных полномочий.
Для корректного использования МЧД важно также зарегистрировать доверенность в распределенном реестре и следить за актуальностью данных.
Влияние на бизнес: риски и возможности
Введение обязательного использования МЧД несет как риски, так и возможности для бизнеса. Неправильное оформление или отсутствие МЧД может привести к отказу в принятии документов, что повлечет за собой задержки и штрафы. С другой стороны, правильное и своевременное внедрение МЧД позволит компании улучшить контроль за документооборотом и повысить юридическую безопасность.
Новые требования по обязательному использованию МЧД с 1 сентября 2024 года требуют от компаний активных действий. Важно не только оформить доверенности, но и правильно организовать их использование в повседневной работе. Пренебрежение этими требованиями может привести к серьезным последствиям, включая юридические риски и финансовые убытки. Поэтому рекомендуется заранее подготовиться к этим изменениям и следовать всем установленным нормам.
Как вы готовитесь к новым требованиям по использованию МЧД? Поделитесь своим опытом и мнениями в комментариях! Возможно, у вас уже есть наработки, которые помогут другим компаниям безболезненно перейти на новый порядок работы. Давайте обсудим это вместе.
Не забудьте подписаться на наш блог, чтобы не пропустить важные обновления и советы для эффективного ведения бизнеса.
