В России работодатели получили возможность отказаться от бумажных документов в работе с персоналом. Однако, чтобы не нарушить требования Трудового кодекса, необходимо знать определённые правила. Давайте рассмотрим основные аргументы «за» и «против» использования электронных кадровых документов (КЭДО).
Новые статьи в ТК РФ
Если вы представляете юридическое лицо или индивидуальный предприниматель и хотите вести кадровый учёт в электронном формате, вам следует ознакомиться с новыми статьями, которые были добавлены в Трудовой кодекс Российской Федерации:
* Статья 22.1 даёт общее определение электронного документооборота (ЭДО) в контексте отношений между работодателем и наёмным персоналом.
* Статья 22.2 устанавливает требования к кадровому документообороту с использованием электронных носителей информации и регулирует вопросы трудоустройства в компаниях, перешедших на КЭДО (кадровый электронный документооборот).
* Статья 22.3 определяет, как работодатель и сотрудник должны обмениваться документами без использования бумажных носителей.
Переход на электронный документооборот не является обязательным ни для одной из сторон трудовых отношений. Даже если компания использует КЭДО, работник может потребовать, чтобы его личное дело велось в бумажном виде.
Однако не все документы можно перевести в электронный формат. В бумажном виде заполняются:
* трудовые книжки (только работник может выразить желание о ведении книжки в электронном виде);
* акты о несчастных случаях на производстве;
* приказы о расторжении трудового договора (увольнении);
* журналы, протоколы и другие документы, фиксирующие факт прохождения работником инструктажей по охране труда.
Базовые принципы работы КЭДО
Если работодатель и сотрудник договорились использовать электронные документы, то процесс взаимодействия будет следующим:
* Сотрудник отдела кадров готовит электронный документ.
* Руководитель подтверждает документ с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
* Документ загружается в систему электронного документооборота (ЭДО).
* Сотрудник заходит в личный кабинет в системе ЭДО, проверяет содержимое документа. Если у него нет замечаний, он также подписывает документ с помощью ЭЦП.
* В личном кабинете можно запросить справку 2-НДФЛ или другой необходимый документ.
Также через личный кабинет можно обмениваться электронными документами с теми, кто только планирует устроиться на работу в компанию.
Программное обеспечение для ведения КЭДО
Государство рекомендует работодателям обратить внимание на сервис «Работа в России», который является дочерней компанией «Госуслуг».
Полноценное использование платформы начнётся с 1 сентября 2022 года. За доступ к ней и размещение документов не нужно платить. Однако следует учитывать, что фискальные органы имеют право проверить любую справку, должностную инструкцию или приказ, размещённые на платформе.
Работодатели не обязаны использовать именно государственный сервис. Они могут заказать разработку собственного или установить один из уже существующих коммерческих сервисов.
Требования к ЭЦП
Для визирования электронных документов работодателям и работникам потребуется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Однако не любая ЭЦП подойдёт. Тип ЭЦП будет зависеть от содержания документа и платформы, выбранной для обмена информацией.
Если компания не устраивает государственная система и предпочитает работать с коммерческой системой, ей придётся оформлять усиленную ЭЦП. Усиленная ЭЦП может быть квалифицированной или неквалифицированной. Сотруднику будет достаточно иметь простую ЭЦП или усиленную.
Однако есть исключения. К ним относятся следующие документы:
* трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему, а также уведомления о корректировках;
* договор о полной материальной ответственности и дополнительные соглашения к нему;
* договор, заключаемый с учеником, и дополнительные соглашения к нему;
* договор о направлении работника на обучение (с отрывом от производства или без), а также дополнительные соглашения;
* распоряжение о назначении дисциплинарного взыскания за совершённый проступок (нарушение трудовой дисциплины) и уведомление, направляемое работнику;
* согласие на перевод со сменой должности, подразделения, филиала и так далее;
* заявление на расторжение трудового соглашения и отзыв заявления.
Для работы с этими документами в коммерческих сервисах работодателю потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Сотруднику будет достаточно оформить любую усиленную ЭЦП.
Однако ситуация меняется, если работодатель выбирает платформу «Работа в России». В этом случае работник может использовать любую подпись, запросив её на Госуслугах. Плата за оформление подписи не взимается. Компании-работодателю также потребуется любая квалифицированная электронная подпись. Тип документов при этом не учитывается.
КЭДО: преимущества и недостатки
Каждое нововведение имеет свои преимущества и недостатки, о которых необходимо знать. КЭДО не является исключением.
Плюсы:
Благодаря цифровизации документооборота упрощается работа сотрудников, которые трудятся удалённо. Им больше не нужно тратить время на поездки в офис для подписания приказов. Теперь работодатель может отправлять документы по электронной почте или через мессенджеры, не полагаясь на курьера и не дожидаясь возврата подписанных бумаг.
Кроме того, исчезает риск потерять бумажные копии документов. Это особенно важно при проверках со стороны Государственной инспекции труда или Федеральной налоговой службы, когда нужно оперативно предоставить информацию по запросу инспектора или в случае жалобы сотрудника.
Также отпадает необходимость в отдельном помещении для архива, что позволяет сократить расходы на канцелярские товары.
Минусы:
Если работодатель не хочет пользоваться государственной платформой, ему придётся создать свою собственную или воспользоваться услугами коммерческой организации. Также он будет оплачивать оформление электронной цифровой подписи (ЭЦП) для каждого сотрудника.
Трудовой кодекс требует учитывать интересы каждого работника. Например, если кто-то из сотрудников захочет получать документы в бумажном виде, работодатель обязан будет предоставить ему такую возможность.
Что нужно сделать для полноценного перехода на КЭДО?
Если компания планирует перейти на электронный документооборот, то первым шагом будет разработка соответствующего регламента. В нём необходимо определить:
* кто будет отвечать за электронный документооборот;
* в какой системе будет вестись учёт;
* сроки перехода на электронный документооборот;
* кто может работать с системой и как будет осуществляться аутентификация;
* как работники будут узнавать о наличии документов и как их уведомят о дате и времени отправки;
* сроки для изучения документа и подготовки ответа;
* какие документы и для каких категорий персонала будут иметь электронный формат;
* как будут проводиться инструктажи;
* как будет строиться взаимодействие с профсоюзом (если он есть);
* сроки хранения электронных документов;
* порядок ведения архива и передачи документов на хранение.
Кроме того, регламент необходимо разработать таким образом, чтобы каждый работник мог ознакомиться с ним и выразить своё согласие на переход на электронный документооборот. Все решения должны быть зафиксированы в письменном виде.
Важно отметить два момента:
* сотрудник имеет право перейти с бумажного документооборота на электронный, даже если изначально он не хотел работать с электронным документооборотом;
* отказ от электронного документооборота и возврат к бумажным копиям документов после перехода невозможен.
Если сотрудник компании (действующий или новый) имеет хотя бы минимальный стаж по состоянию на 31.12.2021 года, работодатель обязан получить его согласие на переход на электронный документооборот. На тех, кто до этой даты вообще не работал или не заключал ни одного трудового договора, это положение не распространяется, и согласие у них можно не запрашивать.
Даже тем, кто желает получать электронные копии документов, нельзя просто сообщить дату перехода на электронный документооборот. Представитель компании обязан объяснить, как функционирует система, как получить доступ к личному кабинету, как просматривать, подписывать документы, оформлять запросы на справки и т.д. За оформление электронной цифровой подписи (ЭЦП) платит работодатель.
Электронный документ, как и бумажный, имеет срок хранения. С 01.03.2023 года в России будут введены единые правила в части формата и состава приказов, распоряжений, составленных в электронном виде. Их необходимо соблюдать при архивировании документации.
С осени 2021 года юридические лица в России могут формировать кадровые документы в электронном виде. Тем, кто решил участвовать в эксперименте, надлежит завершить все переходные процедуры до 01.07.2022 года.
Сроки перехода на КЭДО
Официально у работодателей нет строгого срока, к которому они должны полностью перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Однако есть несколько важных дат, о которых стоит помнить:
* 22 ноября 2021 года — предприятия могут начать использовать электронный кадровый документооборот по своему усмотрению;
* 1 сентября 2022 года — запуск сервиса «Работа в России» на базе портала Госуслуг;
* 1 марта 2023 года — работодатели обязаны будут придерживаться единого регламента при оформлении электронных документов (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ);
* 31 декабря 2023 года — планируется завершение переходного периода по внедрению КЭДО с учётом возможностей сервиса «Работа в России».
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!
