Учет основных средств по штрихкодам и RFID. Как повысить скорость инвентаризации ОС и ТМЦ в 5 раз

Пересчет основных средств и малоценки — важный процесс в управлении имуществом любой компании. В рамках законодательства, инвентаризация активов компании проводится не менее 1 раза в 3 года.

Крупные компании, производственные предприятия, логистические операторы сталкиваются с необходимостью более частой проверки и контроля движений своего имущества. Особенно, когда оборудование, технические средства, оснастка постоянно перемещаются между офисами или производственными площадками компании, а также передаются от сотрудника к сотруднику.

Рассмотрим алгоритм классического процесса инвентаризации ОС:

• На первом этапе создается комиссия из сотрудников компании, ответственных за проведение ревизии объектов ОС, формируется приказ на инвентаризацию
• Второй этап — ревизия, осмотр и фиксация информации по каждому имущества: название, назначение, характеристики. Учет осуществляется в разрезе Организации - Подразделения - МОЛ.
• Финальным этапом происходит сверка плана с фактом: результаты пересчета сопоставляются с данными бухгалтерского учета. При выявлении несоответствий составляется ведомость, и принимаются меры по их устранению.

В большинстве компаний инвентаризация ОС и ТМЦ выполняется вручную, "по бумажке": сотрудники обходят помещения, проверяют наличие и состояние каждого объекта, фиксируют данные, а затем вручную сводят план с фактом по бух. учету. Это очень долгий и трудоемкий процесс, подверженный классическим ошибкам человеческого фактора:

• Информация часто теряется, в документах царит беспорядок. Поиск необходимых документов и ответственных за имущества занимает массу времени;
• Долгие сроки проведения ручного пересчета и визуальной сверки инвентарных номеров с ведомостью по остаткам;
• Ошибки и неточности при вводе данных в учетную систему. Существенные временные затраты по переносу данных с листочка в 1С.

Современный подход с учету имущества. Штрихкодирование и RFID-метки

Маркировка с помощью штрихкодов — эффективный, бюджетный и распространенный способ учета имущества компании. Штрихкодирование позволяет быстро и точно идентифицировать каждый объект имущества, кратно упрощая процессы учета и инвентаризации.

Для печати штрихкодов используются специальные термопринтеры этикеток, подключаемые к компьютеру и системе 1С. Мы рекомендуем маркировать имущество термотрансферными этикетками, они более выносливы и долговечны в сравнении с простыми термоэтикетками.

RFID-технология – это метод бесконтактной идентификации и контроля движения объектов имущества, основанный на радиочастотном электромагнитном излучении. RFID-система состоит из RFID-меток, считывателей и специализированного программного обеспечения, позволяющего обрабатывать и хранить данные об объектах, маркированных RFID-метками, а также выстраивать бизнес-процессы учета ТМЦ.

Данный метод более дорогостоящий, однако выигрывает в скорости проведения инвентаризации, в сравнении с штрихкодированием. RFID считыватель может за доли секунд сканировать и получать данные по всем объектам имущества в помещении в радиусе до 10 метров. Таким образом, за одно считывание можно сразу проинвентаризировать целую комнату или даже офис.

Преимущества RFID над штрихкодами

• Зона видимости не имеет значения. Расстояние считывания (до 10 метров) — не преграда;
• Возможность записи и чтения большего объема данных;
• Свобода расположения метки на ТМЦ (не требуется прямая видимость);
• Устойчивость к воздействию внешних факторов (не выгорает на солнце, не стирается под воздействие воды). Особенно актуально при учета имущества на производственных предприятиях и открытых площадках;
• Большая скорость считывания данных, возможность одновременного считывания большого количества меток в зоне действия радиосигнала;
• Возможность многократного использования и перезаписи данных на одну метку (можно перепривязывать метку к новому объекту имущества).

Мобильный учет имущества. Программы для работы с 1С

Контроль перемещений и инвентаризаций имущества с использованием телефонов, планшетов и терминалов сбора данных (ТСД) - современный подход к учету активов и оптимизации бизнес-процессов движения ОС и ТМЦ.

Программно-аппаратный комплекс для учет имущества состоит из оборудования и программной части:

• Мобильное устройство на базе Android 7 и выше с камерой или профессиональным сканером штрихкодов. Для учета по RFID, как правило, используются терминалы сбора данных с подключаемым или интегрированным UHF считывателем;
• Принтеры этикеток (существуют принтеры с программированием RFID-этикеток), стационарные считыватели RFID + антенны;
• Программное обеспечение: для мобильных устройств и передачи данных в 1С; для программирования RFID меток и печати штрихкодов. Существует также специализированное ПО для учета имущества (например, Клеверенс. Учет имущества), которое устанавливается отдельно от основной системы 1С и служит основным инструментом для административного (АХО) отдела компании.

Мобильное ПО интегрируется с 1С, синхронизируя информацию по остаткам и местоположению ОС и ТМЦ. Считывание данных об объектах имущества производится по штрихкодам или RFID-меткам, никакой идентификации "на глаз". Таким образом, исключается человеческий фактор, а данные автоматически передаются в управляющую систему в соответствующие документы.

Автоматизация учета и мобильная инвентаризации ОС имеет ряд очевидных преимуществ:

• Маркировка имущества: использование штрихкодов и RFID позволяет четко маркировать каждый объект ОС, что упрощает его идентификацию и учет
• Удобство и скорость: мобильный учет существенно сокращает время на проведение инвентаризации
• Точность и надежность: минимизация человеческого фактора и автоматическая передача данных в 1С, снижает вероятность ошибок и неточностей в учете
• Мобильная сверка план / факта дает возможность сверять плановую информацию с фактической в реальном времени с помощью мобильных устройств, что ускоряет процесс инвентаризации раз в 5
• 100% идентификация: штрихкодирование и использование мобильных сканеров обеспечивают точную идентификацию каждого объекта, исключая вероятность ошибок
• Снижение краж и потерь: строгий контроль за имуществом и его точная идентификация снижают риски краж и потерь
• Оптимизация бюджета компании: точный учет и контроль за о помогают объектами ОС позволяют эффективно планировать расходы на их обслуживание и модернизацию, что способствует оптимизации бюджета компании

Подбор оборудования и ПО зависит от целей и размера компании. Чтобы не ошибиться с выбором и эффективно решить задачу по автоматизации учета имущества, лучше обратиться к профессионалам. Мы всегда рекомендуем выбирать интегратора по кейсам и референсам.

За опытом внедрения и бесплатной консультацией можно обратиться к нам в ВИАНТ, заполнив форму обратной связи на специализированной страничке сайта. Также можно обратиться к нам по телефону +7 (495) 212-06-55, по почте zakaz@viant.ru. Мы посоветуем актуальное решение с учетом специфики вашей компании