Машиночитаемые доверенности (МЧД) введены в РФ в обязательном порядке с 1 сентября 2023 года (Федеральный закон от 4 августа 2023 № 457-ФЗ).
Такие доверенности используются для подтверждения полномочий лица при подписании документов усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП - цифровой аналог собственноручной подписи, имеющий такую же юридическую силу) от имени организации/ИП.
Но, так как применение таких доверенностей было серьезным новшеством, был установлен переходный период, в течение которого в ряде случаев все еще не обязательно использовать машиночитаемую доверенность.
Однако с 1 марта 2024 года правила об использовании МЧД уже применяются для подачи налоговой отчётности, а с 11 марта 2024 года - в системе СФР, если организации: имеют среднесписочную численность работников более 100 человек; являются вновь созданными, в том числе при реорганизации, с численностью работников более 100 человек; обязаны представлять налоговые декларации по НДС; отнесены к категории крупнейших налогоплательщиков.
С 1 сентября 2024 года УКЭП сотрудников будут применяться только вместе с машиночитаемой доверенностью.
С указанной даты все работники и другие лица, действующие от имени юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, будут использовать МЧД совместно с УКЭП физического лица.
МЧД для подписания документов УКЭП не нужна только руководителю организации, поскольку он является лицом, которое вправе действовать без доверенности, и подписывает все документы усиленной квалифицированной подписью юридического лица.
Давайте же разберемся с ними!
МЧД - что это такое?
Машиночитаемая доверенность – это электронная доверенность для подписания документов или совершения действий, которая подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации и выполняет ряд функций:
· может быть прочитана программой
· хранится в распределенном реестре
· содержит актуальные сведения
· облегчает работу с полномочиями
Что может сотрудник делать с помощью МЧД + УКЭП?
Важно уточнить, что все действия могут быть осуществлены только в пределах полномочий, указанных в МЧД.
Но по функционалу это может быть следующее:
1) Сдавать отчётность в государственные органы (в т.ч. налоговую, СФР);
2) Работать на государственных порталах;
3) Вести электронный документооборот с контрагентами (в т.ч. подписывать договоры) и пр.
Преимущества:
1. Быстрота совершения действий
При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.
2. Безопасность
Вероятность фальсификации доверенности крайне низкая, так как она может быть подписана только КЭП руководителя.
Как создать МЧД?
Создается и представляется по форме, утвержденной Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857, с помощью различных сервисов.
МЧД должна содержать:
· название документа,
·сведения о доверителе и о поверенном/представителе (включая паспортные данные поверенного, СНИЛС и ИНН),
· дату совершения доверенности и срок ее действия,
· перечень полномочий/представителя с кодами (OID) по классификатору полномочий или просто текстовое описание полномочий, если нет кода (идентификатора),
· номер доверенности,
· сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу ее отмены доверителем,
· возможность передоверия.
Оформляется МЧД файлом в формата XML, требования к которым изложены в приказе ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года (в отдельных случаях допускается составление МЧД в формате PDF).
МЧД подписывается УКЭП доверителя.
Специальный портал
В сентябре 2023 года ФНС запустила новый информационный портал,
с помощью которого пользователи могут создавать машиночитаемые доверенности в едином формате для обмена как с государственными органами, так и между хозяйствующими субъектами.
На портале можно:
· проверить доверенность, созданную в сторонних сервисах,
· загрузить доверенность, созданную в сторонних сервисах, в распределенный реестр ФНС на хранение и в целях оперативной проверки при взаимодействии с госорганами.
Сейчас закон не предусматривает какой-либо ответственности за подписание электронных документов без МЧД.
Однако есть риск невозможности использования УКЭП для подписания документов в отсутствии МЧД или признания недействительными электронных документов в случае их подписания с помощью КЭП по бумажной доверенности.
***
Компания «Сфера Права», в числе прочего, специализируется на проверке соответствия законодательству документооборота, его оптимизации и повышении эффективности процессов компании-клиента и используемой им системы налогообложения.
Мы проведем юридический аудит работы вашей компании и дадим индивидуальные (под ваш бизнес и запрос) и действенные рекомендации по:
• регламентации процессов в компании;
• оптимизации документооборота;
• выбору выгодных условий налогообложения;
• ведению договорной работы и порядку взаимодействия с контрагентами;
• кадровой структуре и политике;
• минимизации рисков;
• повышению инвестиционных преимуществ.
Связаться с нами можно по телефону +7 (911) 929-99-18 или в WhatsApp (ссылка).
