Не все обсуждения одинаково полезны. Есть те, что растягиваются и отнимают время. Чтобы коллеги не скучали на ваших собраниях, прочитайте эту статью.
1. Лучшая встреча — та, которой не было?
Для начала определитесь, к чему вы хотите прийти в ходе общего совещания.
Его цель должна быть актуальной и понятной всем участникам. Решить проблему, наметить шаги по проекту, обсудить сложности — так могут звучать цели.
Далее ответьте себе на вопрос, получится ли достичь желаемого результата без совещания. Возможно, достаточно будет написать участникам разъяснения письмо. Или созвониться только с одним коллегой, не привлекая ещё нескольких.
Однако, не стоит недооценивать значение рабочих встреч и совсем отказываться от них. Они нужны, чтобы синхронизировать задачи, снизить сопротивление новому и неизвестному, снять страхи и домыслы. А ещё встречи создают эффект синергии, который позволяет генерировать больше идей.
2. Продумайте план встречи
Вот по какому примерному плану можно готовиться к собранию с коллегами, чтобы все прошло успешно:
Что будете обсуждать? Заранее набросайте повестку и примерную длительность каждой части обсуждения.
Определите состав участников. Лучше включать в него только тех, кого напрямую касаются тема и цель встречи и кто будет активно участвовать в обсуждении. Остальным можно будет отправить письмо с итоговыми решениями и ссылкой на запись совещания.
Предупредите всех заранее. Приглашения нужно отправить минимум за сутки, а лучше — за три дня до рабочей встречи. Так участники успеют подготовиться к ней. А ещё, если вы отправляете приглашения накануне, вы можете обнаружить, что у некоторых участников уже нет свободных слотов.
Составьте описание встречи. Задайте чёткое название, дайте ссылки на необходимые материалы и документы. Проверьте, чтобы доступ к материалам по ссылкам был у всех участников встречи.
3. Управляйте дискуссией
На организаторе встречи лежит больше всего ответственности. Именно он выступает ее модератором. Ниже мы перечислили несколько советов, как контролировать ход обсуждения.
В начале встречи:
- Включите запись, чтобы участники или другие сотрудники могли посмотреть её.
- Озвучьте цель встречи, её план и ожидаемые результаты.
- Представьте всех участников, если они не знакомы друг с другом.
- Договоритесь о правиле поднятой руки, чтобы передавать друг другу слово.
В ходе обсуждения:
- Ведите протокол, чтобы фиксировать важные моменты.
- Следите за временем и старайтесь придерживаться отрезков, отведённых на обсуждение каждого вопроса.
- Вовлекайте в обсуждение коллег, которые отмалчиваются. Например, просите их поделиться релевантными кейсами.
4. Закрепляйте все, о чем договорились
Подведите итоги встречи и озвучьте итоги. Это нужно, чтобы убедиться, что все участники начнут работать по намеченному плану.
Закрепите договоренности в письме. Его также стоит отправить коллегам, которые должны быть в курсе дел, но не присутствовали на совещании.
Договоритесь со всеми участниками встречи, как вы будете отслеживать прогресс выполнения задач. Например, создадите таблицу или заведёте отдельный чат.
5. Анализируйте результаты
Проанализируйте, насколько успешным вышло совещание, подготовленное вами. Для этого ответьте на вопросы:
- Удалось ли принять все необходимые решения?
- Насколько эффективно все провели время?
- Какие недочёты вы выявили во время встречи?
- Что можно улучшить, а что вы уже сделали удачно — и можете использовать в будущем?
По возможности запросите обратную связь у команды. Спросите у участников совещания, к какому результату они пришли, считают ли обсуждение эффективным, что нужно изменить в следующих встречах.
Ответы на эти вопросы и анализ займут не больше десяти минут. Но это поможет повысить эффективность будущих совместных совещаний. Например, благодаря обратной связи вы можете понять, что вступление затянуто, — и в следующий раз отведёте на него вдвое меньше времени.
Читайте также: Как сотруднику развить в себе открытость?