Как потушить пожар на проекте

Привет! Это — статья про то, как тушить пожары в задачах (в статье фигурируют яички).

Одно время я интересовалась неинтуитивными решениями в менеджменте. Когда кажется, что ТОЧНО нужно сделать одно, а на самом деле — противоположное.

Я кстати Любовь Тимошенко. Бывший проектный менеджер и руководитель проектных менеджеров в ИТ-аутсорсе, а потом директор по стратегии и операционный директор. Сейчас консультирую людей (на тему того, как убрать горижопы) и бизнесы (на тему того, как выстроить систему менеджмента).

Один из вопросов с неинтуитивным решением — что делать, если {на проекте} пожар?

Интуитивно кажется, что нужно направить на пожар побольше внимания. Поднажать. Ночку посидеть и справиться, а потом жить с чистого листа. То есть делать то, что называется «потушить пожар».

Но на самом деле во время пожара нужно заниматься не пожаром, а планированием. Ща поясню

Почему нельзя тушить пожары

Пожар сам по себе — следствие планирования и его ошибок:

• не планировал вообще
• планировал, но ошибся
• выстрелили риски.

На этом можно было сказать фразу «поэтому нужно чинить не следствие пожара, а его причину — т.е. перепланировать нормально», и на этом в общем-то разойтись.

Но есть кое-что еще: пожар в задачах — ситуация, которая поглощает большую емкость внимания. Совмещать разруливание пожара с другими задачами мммм...проблематично.

Поэтому когда вы выбираете «тушить пожар», вы сознательно сужаете себя до 1 дела. Иногда это оправдано: когда дело самое самое самое с а м о е важное, от него зависит ваша или чужие жизни.

Но чаще всего жизнь на кону не стоит, и решение «тушить пожар» просто факапит остальные дела. Как это работает:

Представим, что это вы. С несколькими задачами. Или проектами!

Один из проектов загорается

Все ваше внимание направлено на него, а остальные остаются без присмотра

Если проекты остаются без присмотра, то они начинают загораться тоже — даже езначально проблем в них не было

Если вы фокусируете внимание на новой проблеме, то старый проект догорает

А остальные — продолжают загораться

В итоге — много работал и очень устал, а заказчик всё равно сердится и не хочет давать денег

Пока вы спасаете один пожар, теряете контроль над остальными делами:

Круг становится замкнутым: спасаешь ситуацию, пока не сгорит всё, включая жеппу и психику. Разомкнуть можно одним способом: сесть и приводить в порядок остальные дела, чтобы не загорелось там.

В этом решении — разница между ПРОактивностью и реактивностью — вместо реакции на то, что уже по каким-то причинам случилось, делаем так, чтобы не пришлось реагировать.

А почему я вообще вспомнила про этот кейс? Ну, доставала яички из холодильника. Одно начало падать — а я зачем-то стала его ловить.

Пять жертв вместо одной — зато очень интуитивно получилось!

Глава с нюансами

С неинтуитивными решениями есть одна проблема: они не воспроизводятся на автомате, и могут казаться неприменимыми. Поэтому пробегусь по возражениям (которые сама себе придумала — но вы можете докинуть возражения в комментариях!).

Если клиент орет

А что, если клиент орет из-за пожара, сказать ему «погоди, ща я попланирую сначала»?

Кадр из х/ф «О чем говорят мужчины»

В этом есть правда. Если клиент орет, то лучше его конечно сначала успокоить. Но слово «успокоить» в случае пожара коварное — на практике случается «дать новые обещания, чтобы успокоился». Обещания, данные в спешке, без дотошного пессимистичного плана (! а в ситуации, когда из-за плохих планов пожар, оптимизм мы позволить себе не можем) провоцируют новые проблемы.

Поэтому клиенту действительно лучше сказать «Ща я попланирую сначала». Мастерство — в том, как это сделать, чтобы как минимум не вызвать новую волну гнева и как максимум это звучало успокаивающе.

Я обычно использую метод радикальной честности и говорю: «ситуация пошла не по плану, мы не учли {...}. Я вижу ситуацию и исправляю ее: чтобы найти решение, мне нужна пауза до {тут называем достаточное для планирования время}. Приду с вариантами». Вместе с этим уточняю, какие приоритеты есть у клиента в проектном треугольнике срок-бюджет-содержание, это поможет принимать решение.

Пока я планирую, первый проект сгорит

Под планированием вместо тушения пожара я имею ввиду не «делать вид, что ничего не горит, и сфокусироваться на тех делах, которые сейчас ок». Имею ввиду, что нужно смещать фокус внимания с локальной задачи на общую картинку:

• какое состояние и срочность задач в остальных проектах?
• как расставить приоритеты, чтобы не @&нулась картинка целиком?
• какие MVP отделяются, чтобы сделать быстрее и освободить ресурс на горящие задачи? Как изменить договоренности в остальных проектах?
• какие способы решить ситуацию вообще есть, кроме «работать побольше и побыстрее»?,

то есть мы не игнорируем действительность с пожаром. Мы делаем так, чтобы в первую очередь не полыхнуло остальное. Откатываем фляги с бензином от линии огня. Делаем план, как тушить. Наливаем водичку. А потом уже тушим — не с разбегу, а после небольшой подготовки.

Последствия от бездействия будут больше, чем профит планирования

И финально, можно возразить: «пока мы тут тратим ДОСТАТОЧНОЕ время на планирование, задача продолжает гореть. И сгорит окончательно, а я получу люлей».

Во-первых, люли от заказчика обычно получаются за несовпадение ожиданий с реальностью. И если заранее и вовремя предупредить, то и люлей в 80% случаев не будет (цифра взята эмпирически из опыта).
Я напишу следующую статью про работу с ожиданиями клиентов, маякните если вам интересно.

Во-вторых, я периодически вела ретроспективы на сгоревших проектах. И часто прям видна граница между «было плохо, но еще можно было исправить» и «трээээш, сделать уже ничего нельзя». На границе обычно стоит амбициозный, но неопытный человек, который знал про проблему, но решил ✨героически с ней справиться✨ вместо того, чтобы бить тревогу, передоговариваться и решать спокойно.

В-третьих, что-то обязательно сгорит. И лучше бы в одном месте.
Если у вас не только разные проекты, но и разные клиенты, то это потеря репутации на одном VS на нескольких проектах сразу.
А если не выбирать между клиентами и поднажать, то тот, чьими руками было потушено, через полгода таких аттракционов тоже сгорит и не захочет работать. Поэтому важна пауза на планы: перебирая варианты «как тушить» можно найти способы передоговариваться, и тогда не придется выбирать между клиентами + ресурсы будут целыми.

Ну и вообще, после прочтения статьи не возбраняется пользоваться мозгом: если у вас упал сайт, то не нужно садиться и планировать, нужно быстренько побежать и всё исправить.

Но если у вас несколько +– равноценных долгосрочных задач, то быстренько бежать в одну, бросая остальные, не всегда полезно. В общем, в этой части статьи как обычно — использовать статью только после консультации с реальностью.

Это все рассуждения на тему пожаров. Мне бы призвать вас что-нибудь спросить в комментариях, но не могу приклеить вопрос по смыслу.
Поэтому просто расскажу, что я сбежала в дзен из Инстаграма и привыкла, что в ответ на мысли мне дают обратную связь — поэтому буду рада вашей обратной связи.

Сохраните меня куда-нибудь! На неделе опубликую процесс про работу с ожиданиями клиентов.

Обняла. Не горите.