5 уроков как говорить с заказчиком о подходах к управлению проектом на языке выгод и здравого смысла (с примером)
Ольга, руководитель отдела управления проектами
Представьте, что вы пришли в ресторан. Вы голодны, у вас есть определенный бюджет и, возможно, какие-то предпочтения в еде. Теперь представьте, что вместо меню вам приносят толстую книгу по кулинарии с подробными рецептами, списками ингредиентов и описаниями технологий приготовления. Согласитесь, это было бы странно и неудобно?
К сожалению, именно так часто выглядят разговоры о подходах к управлению проектами. Мы, как специалисты, любим говорить о методологиях, фреймворках и инструментах. Мы упиваемся терминами вроде "agile", "waterfall", "scrum", "kanban" и пр. Но давайте честно признаем – для большинства заказчиков это все равно что китайская грамота.
Так как же нам говорить о подходах к управлению проектом так, чтобы заказчик нас не только понял, но и загорелся идеей? Давайте попробуем разобраться.
Пример описания вариантов реализации проекта, составленный для коммерческого предложения заказчику, вы найдете в конце этой статьи.
Урок первый: забудьте о терминологии
Первое и главное правило – забудьте все умные слова, которые вы знаете о проектном управлении. Серьезно, просто выбросьте их из головы. Вместо этого давайте говорить человеческим языком о том, что действительно волнует заказчика.
А что волнует заказчика? Правильно – результат. Конкретный, осязаемый результат, который принесет пользу его бизнесу. И здесь мы подходим к главному принципу разговора с заказчиком – говорите о выгодах.
Урок второй: переводим подходы на язык выгод
Давайте рассмотрим три основных системных подхода к управлению проектами и попробуем "перевести" их на язык выгод для заказчика.
Подход "большого взрыва" (классический waterfall)
Вместо того чтобы говорить о фазах и этапах, расскажите заказчику историю: "Представьте, что вы строите дом. Вы точно знаете, чего хотите: три спальни, большую кухню, террасу с видом на сад. Мы можем построить вам именно такой дом. Мы тщательно спланируем каждую деталь, учтем все ваши пожелания, и через определенное время вы получите ключи от дома вашей мечты. Да, это займет время, и внести изменения в процессе будет непросто. Но зато вы точно знаете, что получите в конце, и можете спокойно заниматься своими делами, пока мы работаем."
Выгоды для заказчика:
- Предсказуемость результата
- Минимальное вовлечение в процесс
- Возможность точно спланировать бюджет и сроки
Инкрементный подход
А теперь расскажем другую историю: "Давайте представим, что вместо дома вы открываете ресторан. Вы примерно знаете, чего хотите, но детали еще не ясны. Мы можем начать с малого – откроем небольшое кафе с базовым меню. Вы сразу начнете работать, примете первых посетителей, получите обратную связь. А потом, шаг за шагом, мы будем расширяться: добавим новые блюда, откроем летнюю веранду, может быть, организуем доставку. На каждом этапе вы будете видеть результат и сможете решить, куда двигаться дальше."
Выгоды для заказчика:
- Быстрое начало работы
- Возможность вносить изменения на основе реального опыта
- Снижение рисков: если что-то пойдет не так, всегда можно скорректировать курс
Адаптивный подход
И наконец, третья история: "Представьте, что вы отправляетесь в путешествие. У вас есть общая идея маршрута, но детальный план вы не составляли. Мы можем отправиться в это путешествие вместе. Мы будем двигаться короткими переходами, постоянно сверяясь с картой и корректируя маршрут. Может быть, мы обнаружим интересные места, о которых даже не подозревали. Или поймем, что какой-то участок пути лучше пропустить. Главное – мы будем гибкими и сможем быстро реагировать на изменения."
Выгоды для заказчика:
- Максимальная гибкость
- Возможность быстро реагировать на изменения рынка или бизнес-требований
- Постоянное улучшение продукта на основе обратной связи
Урок третий: выбор подхода – это выбор приоритетов
Теперь, когда мы "перевели" подходы на язык выгод, важно помочь заказчику сделать правильный выбор. И здесь ключевой момент – понимание приоритетов.
Вместо того чтобы спрашивать "Какой подход вы предпочитаете?", задайте заказчику несколько простых вопросов:
- Насколько четко вы представляете конечный результат? Вы точно знаете, чего хотите, или общая идея может измениться в процессе?
- Как быстро вам нужно увидеть первые результаты? Вы готовы ждать, пока мы создадим полноценный продукт, или хотите начать работу как можно скорее?
- Насколько активно вы готовы участвовать в процессе? Хотите ли вы контролировать каждый шаг или предпочитаете получить готовый результат?
- Как часто меняются требования в вашей отрасли? Нужно ли вам быть готовыми быстро реагировать на изменения рынка?
Ответы на эти вопросы помогут и вам, и заказчику понять, какой подход будет наиболее эффективным в конкретной ситуации.
Урок четвертый: будьте честны о рисках и ограничениях
Каждый подход имеет свои сильные и слабые стороны. И здесь важно быть честным с заказчиком. Не нужно приукрашивать реальность или обещать невозможное. Вместо этого открыто обсудите потенциальные риски и ограничения каждого подхода.
Например, говоря о классическом подходе, можно сказать: "Суть подхода дает нам четкий план и понятный результат. Но нужно понимать, что если в процессе работы появятся новые идеи или изменятся требования, внести изменения будет непросто и дорого. Это как перепланировка дома на стадии, когда уже возведены стены – технически возможно, но потребует значительных усилий и затрат."
Такая честность не только поможет заказчику принять взвешенное решение, но и укрепит ваши отношения, построенные на доверии.
Урок пятый: предложите гибкий подход
В реальном мире редко бывают ситуации, когда один подход идеально подходит для всего проекта. Поэтому не бойтесь предложить комбинированное решение.
Например: "Давайте начнем с четкого планирования ключевых функций – тех, в которых вы уверены на 100%. Это даст нам твердую основу и понимание общего направления. А затем мы можем перейти к более гибкому подходу, добавляя новые возможности короткими циклами. Так мы сочетаем преимущества разных подходов: у нас будет стабильное ядро системы и возможность быстро реагировать на новые идеи и изменения рынка."
Такой подход показывает вашу экспертизу и готовность адаптироваться под нужды конкретного проекта.
Заключение: говорите о результатах, а не о процессе
В конце концов, заказчику не важно, как называется основной подход, который вы используете. Ему важен результат. Поэтому вместо долгих рассуждений о методологиях, сосредоточьтесь на том, как ваш подход поможет достичь целей проекта.
Говорите о конкретных выгодах:
- Как быстро заказчик увидит первые результаты?
- Как ваш подход поможет сэкономить время и деньги?
- Как вы минимизируете риски и обеспечите качество продукта?
- Как ваш подход поможет заказчику быть гибким и реагировать на изменения рынка?
Помните, ваша задача – не впечатлить заказчика сложными терминами, а помочь ему принять правильное решение. Говорите просто, честно и по существу. И тогда вы не просто получите согласие на проект – вы обретете настоящего партнера, готового вместе с вами пройти весь путь от идеи до успешной реализации.
Приложение. Пример описания вариантов реализации проекта
Ниже приводится пример изложения заказчику подходов к выполнению проекта на основании ТЗ, предоставленного им в составе конкурсной документации.
Вариант 1. Подход к выполнению проектированию системы в полном объеме
В ходе анализа предложенного заказчиком подхода к стадии проектирования целевой автоматизированной системы в границах, описанных в техническом задании (ТЗ), мы пришли к выводу, что реализация проекта за 55 рабочих дней несет значительные риски. С высокой вероятностью, проект не будет выполнен в должном качестве и в планируемый срок. Наша оценка основана на следующих факторах.
1. Объем работ ТЗ описывает значительный объем работ по проектированию. Это включает в себя:
- Обширный функциональный охват
- Большое количество интеграций целевой системы со смежными системами
- Высокие требования к объему и качеству документирования результатов работ
2. Ограничения ресурсов: Простое увеличение количества трудовых ресурсов не способно эффективно снизить выявленные риски. В проектах такого масштаба и сложности существует предел эффективности параллельной работы.
3. Согласование методологий: Значительное время потребуется на согласование терминологического аппарата и методологии работ между функциональными заказчиками, привыкшими работать с SAP, и проектной командой, специализирующейся на программных решениях фирмы 1С. Наш опыт показывает, что этот процесс "притирки" проектных команд занимает существенное время и не может быть ускорен без потери качества взаимодействия.
Учитывая вышеизложенные факторы, мы предлагаем более гибкий подход к реализации поставленной заказчиком задачи. Наше предложение заключается в поэтапной реализации стадии проектирования:
Этап 1: Эскизное проектирование
Продолжительность: 55 рабочих дней
Содержание работ:
- Формирование требований (журнал требований пользователей к автоматизированной системе)
- Описание бизнес-процессов "как есть" (схемы и описание бизнес-процессов по состоянию as is с детализацией до 3 уровня)
- Моделирование бизнес-процессов процессов в типовой конфигурации 1С (первый прототип целевой информационной системы с типовыми настройками отвечающих функциональным требованиям пользователей, без доработок)
- Выявление функциональных разрывов (реестр функциональных разрывов)
- Концепция автоматизированной системы (схема и описание 2-х вариантов целевой архитектуры автоматизированной системы и их сравнительный анализ)
Этап 2: Техническое проектирование
Продолжительность и содержание работ будут определены по результатам этапа эскизного проектирования.
Преимущества предлагаемого подхода:
1. Снижение рисков: Разделение процесса на этапы позволяет снизить риски, связанные с неопределенностью объема работ и сложностью интеграции различных методологий.
2. Оптимизация ресурсов: На первом этапе станет понятен объем функциональных разрывов между текущими процессами и бизнес-логикой типовых решений фирмы 1С. Это позволит более точно оценить необходимые ресурсы для технического проектирования.
3. Потенциальное сокращение объема работ: Может выясниться, что значительная часть требуемой функциональности уже включена в поставку типовой конфигурации 1С. Например, из 350 заявленных управленческих отчетов, которые использовались в SAP, большая часть может уже присутствовать в стандартной конфигурации 1С. Это существенно сократит объем технического проектирования.
4. Повышение качества результатов: Поэтапный подход, предполагающий реализацию принципа последовательных приближений, позволит более тщательно проработать каждый аспект проекта, что положительно скажется на качестве итоговых результатов.
5. Гибкость и адаптивность: После завершения этапа эскизного проектирования у заказчика будет более четкое представление о масштабах и сложности проекта. Это позволит при необходимости скорректировать планы и ожидания перед началом технического проектирования.
Состав проектной команды для этапа эскизного проектирования:
- Менеджер проекта
- Функциональный архитектор
- Технический архитектор
- 10 бизнес-аналитиков, специализирующихся в соответствующих предметных областях, описанных в функциональных границах проекта
Стоимость 1 этапа эскизного проектирования составит ХХХ млн. рублей (не включая НДС).
Ожидаемые результаты этапа эскизного проектирования
1. Детальное описание текущих бизнес-процессов с детализацией до 3-го уровня
2. Прототип настроенных бизнес-процессов предприятия в типовых конфигурациях 1С
3. Реестр выявленных функциональных разрывов
4. Согласованный проект целевой архитектуры системы
5. Уточненная оценка объема работ для этапа технического проектирования
6. Рекомендации по оптимизации бизнес-процессов заказчика и целесообразности использования отдельных типовых конфигураций 1С
Преимущества предложенного подхода
1. Снижение рисков проекта за счет поэтапного подхода
2. Возможность более точной оценки ресурсов и сроков для полного цикла проектирования
3. Повышение качества результатов за счет тщательной проработки каждого этапа
4. Возможность раннего выявления потенциальных проблем и их своевременного решения
5. Оптимизация затрат за счет выявления уже готовых решений в типовых конфигурациях 1С
Заключение
Предлагаемый нами подход к реализации стадии проектирования позволяет минимизировать риски, связанные с жесткими временными ограничениями и сложностью проекта. Выполнение этапа эскизного проектирования за 55 рабочих дней с требуемым качеством результатов работ даст возможность более точно оценить масштаб и сложность последующего этапа технического проектирования. Это обеспечит основу для принятия взвешенных решений о дальнейшей реализации проекта и позволит оптимизировать использование ресурсов.
Мы уверены, что наш подход не только снизит риски проекта, но и создаст прочный фундамент для успешной реализации целевой автоматизированной системы, полностью отвечающей потребностям вашего бизнеса.
Вариант 2. Инкрементный подход к реализации проекта
Анализируя предложенный заказчиком подход, основанный на предиктивной (waterfall) схеме жизненного цикла проекта, мы выявили ряд существенных недостатков, которые могут негативно повлиять на успех проекта в целом. Среди основных проблем такого подхода можно выделить:
1. Недостаточная гибкость: Классический waterfall-подход затрудняет внесение изменений в ходе проекта, что может привести к несоответствию конечного продукта актуальным потребностям заказчика.
2. Сложность возврата к предыдущим этапам: При обнаружении ошибок или необходимости корректировок на поздних стадиях проекта, возврат к ранним этапам может быть затруднительным и дорогостоящим.
3. Риски неполноты требований: Полный набор требований формируется на начальном этапе, когда понимание проекта еще не полное, что может привести к упущению важных аспектов.
4. Позднее получение готовой системы: Заказчик получает работающую систему только в конце проекта, что затрудняет своевременную оценку и корректировку.
5. Низкая вовлеченность заказчика: Традиционный waterfall предполагает ограниченное участие заказчика в процессе разработки, что может привести к расхождению ожиданий и результата.
6. Риски, связанные с качеством: Тестирование и выявление проблем происходит на поздних стадиях, что может привести к накоплению критических ошибок.
Учитывая эти факторы, мы предлагаем альтернативный подход к реализации проекта – инкрементный подход (рис. 1), который успешно сочетает преимущества waterfall и agile (гибких) методологий. Этот подход, описанный в PMBOK 7-й редакции, был успешно апробирован нами на множестве проектов и показал высокую эффективность.
Суть инкрементного подхода
Проект разбивается на несколько частей (инкрементов), каждая из которых представляет собой мини-waterfall. Таким образом, весь проект становится последовательностью очередей, каждая из которых заканчивается внедрением очередного инкремента автоматизированной системы.
Особенности реализации
1. MVP (Minimum Viable Product): Первая итерация (очередь) обычно реализует функциональный объем, достаточный для ввода системы в действие в состоянии достаточным и необходимым для ведения необходимых финансово-хозяйственных операций в системе. Это позволяет пользователям начать работу в целевой системе через сравнительно короткое время после старта проекта.
2. Наращивание функциональности: Каждая последующая очередь наращивает функциональность целевой системы, постепенно приближая ее к полному соответствию требованиям заказчика.
Преимущества инкрементного подхода
1. Сохранение стратегического видения: Инкрементный подход позволяет сохранить чувство направления и не терять из виду общую картину проекта. Это особенно важно для крупных, долгосрочных проектов, где потеря фокуса может привести к значительным издержкам.
2. Ранние результаты: После каждого инкремента (этапа) мы получаем конкретный, осязаемый результат. Это повышает мотивацию заказчика и позволяет заинтересованным сторонам видеть прогресс проекта на регулярной основе.
3. Обучение в процессе: Инкрементный подход позволяет учиться на ходу. После каждой очереди мы оцениваем результаты, собираем обратную связь и вносим необходимые изменения. Это значительно снижает риски проекта, позволяя выявлять и решать проблемы на ранних стадиях.
4. Гибкость в управлении изменениями: Возможность вносить изменения между инкрементами позволяет адаптировать проект к меняющимся требованиям бизнеса и технологическим инновациям.
5. Повышенная вовлеченность заказчика: Регулярные демонстрации работающих инкрементов системы обеспечивают постоянную обратную связь от заказчика и позволяют своевременно корректировать направление развития проекта.
6. Улучшенное управление рисками: Разбиение проекта на меньшие части позволяет лучше контролировать риски и минимизировать их влияние на проект в целом.
7. Оптимизация ресурсов: Возможность более гибкого планирования и распределения ресурсов между инкрементами.
Следующие шаги
Если заказчик примет наше предложение по реализации проекта по инкрементной схеме жизненного цикла, следующим шагом будет согласование функциональных и нефункциональных границ первой очереди проекта (MVP). Для этого необходимо провести работы по эскизному проектированию (см. описание варианта 1).
Заключение
Предлагаемый инкрементный подход к реализации проекта позволит нам сочетать преимущества структурированного планирования с гибкостью и адаптивностью. Это обеспечит более эффективное управление рисками, повысит прозрачность проекта и позволит получать ощутимые результаты на регулярной основе.
Мы уверены, что такой подход не только снизит риски проекта, но и обеспечит более высокое качество конечного продукта, полностью соответствующего актуальным потребностям вашего бизнеса. Готовы детально обсудить это предложение и ответить на все возникшие вопросы.
Вариант 3. Адаптивный подход к реализации проекта
В контексте современных тенденций импортозамещения и перехода с западных систем, таких как SAP, на отечественные решения, адаптивный подход (рис. 2) к реализации проектов приобретает все большую популярность. Наша компания успешно завершила ряд проектов, реализованных по схеме адаптивной разработки и внедрения, что позволяет нам с уверенностью рекомендовать данный метод для вашего проекта.
Ключевые аспекты адаптивного подхода:
1. Основа методологии: Адаптивный подход базируется на принципах и ценностях agile-методологий, что обеспечивает гибкость и эффективность в условиях быстро меняющихся требований и ограниченных временных рамок.
2. Итеративность разработки: Проект реализуется короткими итерациями, продолжительностью 2-3 недели каждая. Результатом каждой итерации является инкремент - промежуточный результат или новый релиз системы.
3. Быстрый запуск системы: Адаптивный подход позволяет запустить систему в эксплуатацию в течение 2-3 месяцев, с последующим развитием уже функционирующей системы.
4. Экономия ресурсов: Такой подход существенно экономит ресурсы заказчика и сокращает время для запуска системы в действие.
Преимущества адаптивного подхода в контексте импортозамещения
1. Быстрая адаптация: Возможность быстрого перехода на отечественный программный продукт до момента, когда работа в исторической системе станет невозможной.
2. Использование готовых решений: Широкие функциональные возможности типовых конфигураций 1С позволяют предприятию быстро подстроиться под бизнес-логику этих решений, в которых аккумулированы лучшие отечественные и зарубежные практики автоматизации процессов.
3. Гибкость в изменении требований: Возможность оперативно реагировать на изменения в требованиях и бизнес-процессах заказчика.
4. Раннее получение работающей системы: Заказчик получает функционирующую систему уже на ранних этапах проекта, что позволяет начать работу и обучение персонала задолго до полного завершения проекта.
Условия успешной реализации адаптивного подхода
1. Принятие типовой бизнес-логики: Для первых итераций принимается бизнес-логика типовых конфигураций, а бизнес-процессы заказчика подстраиваются под возможности типовых прикладных решений.
2. Глубокое вовлечение заказчика: Организация почти объединенной с командой исполнителя рабочей группы обеспечивает тесное взаимодействие и быстрое решение возникающих вопросов.
3. Оперативное принятие решений: Быстрое реагирование на любые изменения, возникающие по ходу проекта, со стороны заказчика.
4. Гибкость бизнес-процессов: Готовность заказчика к изменению и оптимизации существующих бизнес-процессов под возможности новой системы.
Предлагаемый план реализации: Для старта проекта по адаптивной схеме достаточно провести короткое экспресс-обследование для уточнения требований и их приоритизации.
Продолжительность этапа: 10 рабочих дней
Состав команды:
- Руководитель проекта
- Функциональный архитектор
- Технический архитектор
- 10 аналитиков
Стоимость работ: ХХХ млн. рублей (не включая НДС)
Итеративная разработка и внедрение: После завершения экспресс-обследования начинается процесс итеративной разработки и внедрения системы.
Ожидаемые результаты адаптивного подхода
1. Быстрый запуск базовой (MVP) функциональности системы (2-3 месяца)
2. Постепенное наращивание функциональности в соответствии с приоритетами заказчика
3. Возможность раннего обучения пользователей и адаптации бизнес-процессов
4. Снижение рисков проекта за счет раннего выявления и решения проблем
5. Оптимизация затрат на внедрение за счет использования типовых решений и гибкого управления объемом работ
Заключение
Адаптивный подход к реализации проекта представляет собой оптимальное решение в условиях необходимости быстрого перехода на отечественное программное обеспечение. Он позволяет значительно сократить сроки запуска системы в эксплуатацию, обеспечивая при этом гибкость в управлении требованиями и изменениями.
Наш опыт успешной реализации подобных проектов гарантирует эффективное применение адаптивного подхода в вашем случае. Мы готовы начать с короткого экспресс-обследования, которое позволит нам точно определить приоритеты и составить детальный план первых итераций разработки.
Этот подход не только обеспечит быстрый переход на новую систему, но и позволит оптимизировать затраты, минимизировать риски и обеспечить максимальное соответствие системы актуальным потребностям вашего бизнеса. Мы готовы предоставить дополнительные детали и ответить на любые вопросы относительно предлагаемого подхода.
Ставьте «палец вверх» и подписывайтесь на канал, если статья оказалась полезной.
Больше интересных тем — на нашем ✈️ Telegram-канале.
