На моём телеграм-канале эта статья доступна в виде аудиоподкаста.
В статье "Как собственники среднего и крупного бизнеса теряют чистую прибыль из-за беспорядка в бизнесе" я описал основные причины, по которым руководители среднего звена и рядовые сотрудники могут саботировать автоматизацию и оцифровку бизнеса и его бизнес-процессов. И так же в этой статье я акцентировал своё внимание на том, что фактически только собственник лично заинтересован в том, чтобы его бизнес был максимально оптимизирован, автоматизирован и оцифрован, чтобы в нём царили полный порядок и прозрачность, и чтобы его бизнес мог максимально быстро расти, расширяться и масштабироваться. Руководителям же среднего звена и рядовым сотрудникам, а иногда и даже топ-менеджерам, по большому счёту это особо не нужно, потому что они в любом случае получат свои зарплаты. Если же с бизнесом что-то пойдёт не так, они могут просто уволиться и устроиться на другую работу.
В другой своей статье "Система учёта в бизнесе — это его нервная система" я коротко описал то, на сколько важную роль в управлении бизнесом играет хорошо настроенная и отлаженная система учёта и управления бизнес-процессами компании. И здесь я приведу примеры того, как наведение порядка, ясности и прозрачности за счёт внедрения автоматизированной системы учёта в компании может значительно увеличить чистую прибыль и ускорить рост бизнеса:
Автоматизированная система учёта, планирования, управления и контроля ресурсов и бизнес-процессов минимизирует человеческий фактор, что снижает количество ошибок при вводе и обработке данных. Внедрение автоматизированной системы учёта и управления бизнес-процессами значительно минимизирует количество ошибок и позволяет повысить точность принимаемых решений благодаря ясному пониманию общего состояния компании и отдельных её подразделений. Автоматизация позволяет упростить и ускорить выполнение рутинных операций, что способствует повышению общей эффективности работы компании. В результате более точного учёта и оптимизации процессов, сотрудники могут сосредоточиться на стратегически важных задачах, что ведёт к улучшению качества обслуживания клиентов и повышению производительности. Все эти факторы в совокупности способствуют увеличению чистой прибыли компании, так как снижаются затраты и увеличивается доходность от реализуемых проектов. Это позволяет избежать финансовых потерь, связанных с неправильным учётом ресурсов компании и её доходов и расходов.
Например, грамотное внедрение CRM-системы позволяет эффективно управлять взаимоотношениями с клиентами, что существенно снижает риск их потери и, следовательно, сохраняет прибыль. С помощью CRM-системы можно отслеживать историю взаимодействия с каждым клиентом, выявлять их предпочтения и потребности, а также предлагать персонализированные предложения и акции. Это способствует укреплению лояльности клиентов и повышению уровня удовлетворённости от обслуживания. Кроме того, автоматизация процессов, таких как напоминания о встречах и follow-up по сделкам, позволяет не упустить ни одной возможности для взаимодействия, что в свою очередь увеличивает вероятность повторных покупок и долгосрочного сотрудничества.
CRM-система предоставляет мощные инструменты для анализа эффективности рекламных кампаний и управления рекламными бюджетами. С помощью интеграции данных о клиентах и их взаимодействии с различными каналами маркетинга, CRM позволяет отслеживать, какие источники привлечения клиентов приносят наибольшую отдачу. Анализируя показатели конверсии, стоимость привлечения клиента и уровень удержания, компании могут точно определить, какие каналы работают лучше всего, а какие требуют оптимизации или даже исключения. Это позволяет не только более рационально распределять рекламные бюджеты, но и сосредоточиться на наиболее прибыльных стратегиях, что в итоге приводит к увеличению рентабельности инвестиций и более эффективному использованию ресурсов.
В результате, компании, внедрившие CRM-систему, становятся более конкурентоспособными и способны значительно увеличить свою прибыль.
Внедрение системы электронного документооборота значительно ускоряет процесс принятия решений и реакцию на изменения рынка благодаря автоматизации и оптимизации обработки информации. Системы позволяют мгновенно обмениваться документами и данными между различными подразделениями, что исключает задержки, связанные с бумажным документооборотом, исключая беготню с бумажками, которые требуют согласования у кучи подписантов. Это обеспечивает доступ к актуальной информации в реальном времени, позволяя руководителям оперативно анализировать ситуацию и принимать обоснованные решения. Кроме того, автоматизированные процессы снижают вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных, что повышает точность и своевременность принимаемых решений. В результате компании становятся более гибкими и способными быстро адаптироваться к изменениям в рыночной среде, что способствует улучшению их конкурентоспособности.
Автоматизированная система учёта и контроля за выполнением задач значительно улучшает управление сотрудниками, обеспечивая прозрачность и структурированность в процессе выполнения заданий. Система позволяет руководителям отслеживать прогресс по каждой задаче в реальном времени, что способствует своевременному выявлению проблем и необходимости корректировок. Благодаря этому ни одна задача не останется незамеченной и не будет забыта, что исключает риски задержек и недоразумений. Сотрудники, в свою очередь, получают чёткие приоритеты и сроки выполнения, что повышает их мотивацию и ответственность. В результате такая система кратно увеличивает общую эффективность работы команды, позволяя достигать поставленных целей быстрее и с меньшими затратами ресурсов.
Автоматизированные системы позволяют отслеживать ресурсы компании в реальном времени и прогнозировать потребности в ресурсах, обеспечивая их своевременное наличие.
Автоматизированная система учёта и планирования запасов помогает избежать избыточных запасов товарно-материальных ценностей на складах компании и, как следствие, снизить затраты на хранение и уменьшить запасы неликвидных материалов. Оптимизация управления запасами может освободить капитал, который можно направить в оборот на другие прибыльные проекты или инвестиции.
Автоматизированная система учёта, анализа и планирования запасов играет ключевую роль в обеспечении оптимального уровня сырья и материалов на складах, что непосредственно влияет на эффективность производственных процессов. Благодаря точному прогнозированию потребностей и автоматическому мониторингу остатков, система позволяет своевременно пополнять запасы, минимизируя риск их дефицита. Это, в свою очередь, снижает вероятность простоя производственных мощностей и сотрудников, а также предотвращает срывы сроков поставок и сдачи работ. В результате компании могут более эффективно планировать свои ресурсы, обеспечивая бесперебойный процесс производства и высокое качество обслуживания клиентов.
Автоматизированная система учёта и планирования использования производственных мощностей обеспечивает предприятиям возможность оптимально распределять ресурсы и минимизировать время простоя оборудования. Благодаря точному анализу загруженности и производительности, такие системы позволяют заранее планировать производственные процессы, выявлять в них узкие места и оперативно реагировать на изменения в спросе. Это приводит к снижению расходов на производство, так как уменьшается необходимость в дополнительных затратах на содержание избыточных мощностей и оптимизируется использование существующих ресурсов. В результате, предприятие может существенно снизить себестоимость производимой продукции, что способствует повышению конкурентоспособности компании на рынке и росту чистой прибыли.
Автоматизированная система учёта производственных мощностей так же позволяет компании точно оценивать свои способности и производственные возможности, что способствует более обоснованному принятию решений о принятии обязательств перед своими клиентами и заказчиками. С помощью таких систем можно оперативно отслеживать загрузку оборудования, наличие сырья и рабочей силы, что позволяет предсказывать выполнение заказов в установленные сроки. Это минимизирует риск возникновения штрафов и неустоек за невыполнение обязательств, так как компания берёт на себя только те заказы, которые она действительно способна выполнить. В результате, улучшение управления производственными мощностями не только повышает надежность компании в глазах клиентов, но и защищает её финансовые и репутационные интересы, снижая потенциальные потери от нарушений своих контрактных обязательств.
Система учёта затрат на обслуживание оборудования может существенно снизить расходы, что в свою очередь увеличивает чистую прибыль за счёт снижения себестоимости производимой продукции или оказываемых услуг. Например, в контексте обслуживания станков, такая система позволяет точно отслеживать затраты на запчасти, трудозатраты и время простоя оборудования. Анализ этих данных помогает выявить узкие места и оптимизировать процессы, что приводит к сокращению времени на ремонт и профилактическое обслуживание. В случае наличия у компании автомобильного парка, система учёта может помочь в планировании регулярного технического обслуживания, что предотвращает неожиданные поломки и связанные с ними затраты на экстренные ремонты. В результате, более эффективное управление затратами на обслуживание не только снижает общие издержки, но и позволяет компаниям предлагать более конкурентоспособные цены на свою продукцию или услуги, что в конечном итоге способствует росту чистой прибыли.
Автоматизированная система финансового планирования и бюджетирования значительно повышает эффективность управления финансами компании, позволяя более точно прогнозировать доходы и расходы, а также оперативно реагировать на изменения в рыночной среде. Система обеспечивает интеграцию данных из различных источников, что позволяет руководству получать полную и актуальную картину финансового состояния бизнеса. Автоматизация процессов бюджетирования уменьшает вероятность ошибок и упрощает анализ финансовых показателей, что способствует более обоснованным решениям в распределении ресурсов. В результате компании могут оптимизировать свои затраты, выявлять новые возможности для увеличения доходов и, как следствие, достигать роста чистой прибыли. Такой подход не только укрепляет финансовую устойчивость, но и создает конкурентные преимущества на рынке.
Автоматизированная система учёта, анализа и управления финансами играет ключевую роль в предотвращении кассовых разрывов и обеспечении выполнения обязательств перед кредиторами. Благодаря интеграции всех финансовых потоков в единую платформу, компания получает возможность в реальном времени отслеживать доходы и расходы, а также прогнозировать денежные потоки на основе исторических данных и данных о текущих и будущих обязательствах. Это позволяет своевременно выявлять потенциальные проблемы с ликвидностью и принимать меры для их устранения, такие как оптимизация сроков оплаты поставщикам или планирование кредитных линий. В результате, автоматизированная система не только способствует более эффективному управлению финансами, но и укрепляет доверие со стороны кредиторов, минимизируя риски нарушения финансовых обязательств. Такая система позволяет спрогнозировать — сколько денег будет на счетах и в фондах компании с учётом всех планируемых доходов и расходов на любую будущую дату.
Автоматизированная система учёта и аналитики продаж значительно способствует увеличению чистой прибыли компании, позволяя более эффективно управлять ассортиментом и оптимизировать стратегию продаж. Благодаря детальному анализу данных, система выявляет товары, пользующиеся наибольшим спросом и приносящие максимальную прибыль, что помогает сосредоточить усилия на их продвижении и запасах. Кроме того, система прогнозирует сезонные колебания спроса, позволяя заранее адаптировать маркетинговые стратегии и запасы товаров, чтобы избежать дефицита или избыточных остатков. Это не только повышает уровень удовлетворенности клиентов, но и способствует увеличению объема продаж, что в конечном итоге приводит к значительному росту чистой прибыли компании.
Автоматизированная система управления проектами и видами деятельности компании значительно улучшает процесс составления смет и бюджетов, позволяя максимально точно учитывать все затраты и ресурсы, необходимые для реализации проекта и осуществления различных видов деятельности. Она предоставляет возможность детализированного планирования, что способствует более ясному пониманию реальной себестоимости и рентабельности проектов. Благодаря интеграции аналитических инструментов, компании могут оперативно оценивать маржинальность каждого проекта, что позволяет на этапе планирования принимать обоснованные решения о целесообразности их реализации. Таким образом, автоматизированные системы помогают избежать инвестиций в заведомо убыточные и нерентабельные проекты, оптимизируя финансовые потоки и повышая общую эффективность и чистую прибыль бизнеса.
Автоматизация учёта адресного хранения на складах значительно оптимизирует процессы сборки заказов и погрузки транспортных средств. Благодаря внедрению современных технологий, таких как системы управления складом (WMS), сотрудники могут быстро и точно находить необходимые товары, что сокращает время, затрачиваемое на сборку заказов. Автоматизированные системы также минимизируют вероятность пересортицы и ошибок при комплектации, так как каждое движение и операция фиксируются в реальном времени. Это обеспечивает высокий уровень точности и надежности, что, в свою очередь, повышает удовлетворенность клиентов и снижает затраты на обработку возвратов и рекламаций. Таким образом, автоматизация учёта адресного хранения не только ускоряет логистические процессы, но и способствует улучшению общей эффективности работы склада и снижению воровства.
Системы управления складом (WMS) — это программные решения, предназначенные для оптимизации управления складскими процессами. WMS расшифровывается как "Warehouse Management System", что в переводе на русский язык означает "Система управления складом". Эти системы помогают автоматизировать и оптимизировать такие процессы, как приемка товаров, адресное хранение, комплектация заказов, отгрузка и инвентаризация. Основные функции WMS включают:
1. Управление запасами. Отслеживание наличия товаров на складе.
2. Оптимизация размещения. Эффективное распределение товаров по складу.
3. Автоматизация процессов. Использование технологий, таких как штрих-коды, QR-коды и RFID.
RFID расшифровывается как "Radio-Frequency Identification", что в переводе на русский язык означает "Идентификация с помощью радиочастот". RFID — это технология, которая позволяет автоматически идентифицировать объекты с помощью радиоволн. Она состоит из двух основных компонентов: RFID-метки (или ярлыка) и RFID-считывателя. Метки могут содержать информацию о товаре, а считыватель считывает эту информацию на расстоянии, что позволяет быстро и точно отслеживать объекты. Эта технология широко используется в различных сферах, включая управление запасами, логистику, контроль доступа и другие области, где необходима автоматизация идентификации объектов.
Так же, современные технологии искусственного интеллекта и распознавания образов с его помощью, позволяют создать автоматизированные системы видеонаблюдения, которые могут идентифицировать личность человека и объекты, которые находятся у него в руках. Благодаря этому, можно автоматизировать контроль за деятельностью персонала и снизить воровство до минимума. Так же, такие системы автоматизированного видеонаблюдения с помощью искусственного интеллекта могут позволить своевременно обнаруживать возгорания и включать пожарную сигнализацию, а так же обнаруживать странно и подозрительно ведущих себя людей, что может значительно повысить контроль за безопасностью на территории предприятия.
Таким образом, внедрение WMS позволяет повысить эффективность работы склада, снизить затраты и улучшить уровень обслуживания клиентов.
4. Отчетность и аналитика. Предоставление данных для анализа работы склада.
Автоматизация и цифровизация учёта логистики значительно повышают эффективность использования транспортных средств и транспортных компаний, позволяя минимизировать простои и оптимизировать процессы погрузки и разгрузки. С помощью современных технологий, таких как системы управления транспортом (TMS) и GPS-трекинг, компании могут в реальном времени отслеживать местоположение и состояние своих автомобилей, что позволяет более точно планировать маршруты и графики доставки. Это снижает время ожидания на складах и уменьшает затраты на топливо, поскольку транспортные средства используются более рационально. Кроме того, автоматизированные системы облегчают процесс координации между различными участниками цепочки поставок, что ускоряет обработку грузов и улучшает общую логистическую эффективность. В результате, компании получают возможность не только повысить производительность, но и улучшить качество обслуживания клиентов.
Автоматизация бизнес-процессов значительно упрощает выполнение задач, которые ранее требовали участия множества сотрудников. Например, работа, которую раньше выполняли 10 человек, теперь может быть успешно осуществлена одним специалистом всего за несколько кликов мышки или нажатий клавиш на компьютере, смартфоне или планшете. Это не только повышает эффективность работы, но и позволяет существенно сократить расходы на оплату труда, которые компания несёт каждый месяц. В результате, организации могут перераспределить сэкономленные средства на другие важные направления, такие как развитие бизнеса или инвестиции в новые технологии, что в свою очередь способствует дальнейшему росту и конкурентоспособности.
Я многократно сталкивался и до сих пор продолжаю сталкиваться, когда прихожу в новую компанию, которая обратилась ко мне с запросом на автоматизацию и оцифровку их бизнес-процессов, с ситуациями, когда целая армия бухгалтеров, экономистов и менеджеров что-то постоянно выгружают в Эксель из 1С, потом в мыле, поте и пене, что-то вручную вводят в эти экселевские таблицы, а за тем самоотверженно загружают их обратно в 1С. При этом им попутно приходится устранять всевозможные ошибки - удалять дубли в справочниках, которые возникают при этих бесконечных загрузках, и исправлять поехавшие из-за бесконечного перепроведения документов показатели в отчётах. Ведение учёта в экселевских таблицах - это прошлый век, и от этого необходимо уходить в сторону полной автоматизации всего учёта прямо в 1С, потому что 1С - это мощнейшая среда, в которой можно реализовать практический любой даже очень сложный алгоритм.
Во многих крупных компаниях и холдингах зачастую применяется огромное количество разнообразных систем учета, которые слабо связаны между собой и плохо интегрированы и синхронизированы друг с другом. В результате этого создается громоздкая и неэффективная система, которую можно сравнить с Франкенштейном. Такая структура требует значительного количества времени и ресурсов для поддержания ее работы. Для этого необходим большой штат IT-специалистов, которые будут заниматься обслуживанием и настройкой этих систем.
Например, в одном из крупных производственных холдингов учёт вёлся в сотне различных программных продуктов. Было только 60 бухгалтерских баз, сотни экселевских файлов, в которых армия сотрудников вручную вела учёт, и штат из 50 ИТ-специалистов, которые отвечали только за то, чтобы всё это синхронизировалось между собой.
Благодаря мощному прогрессу в области искусственного интеллекта за последние годы, появилась возможность создания высококачественных виртуальных сотрудников, таких как маркетологи, менеджеры по продажам, консультанты и специалисты линии поддержки. Эти виртуальные сотрудники могут работать круглосуточно, без необходимости отдыха и сна, терпеливо общаясь с клиентами, используя передовые психологические техники и приемы эффективной коммуникации. Это позволяет значительно увеличить процент успешных продаж, повысить лояльность клиентов. Так же, это позволяет свести скорость реакции и ответов на вопросы клиентов до минимума, что так же положительно сказывается на рейтинге компании на различных торговых интернет-площадках и маркетплейсах, поскольку эти площадки измеряют скорость реакции на запросы клиентов и поднимают таких продавцов на первые позиции в поисковой выдаче.
В конечном итоге автоматизированная система учёта, планирования и управления бизнес-процессами предоставляет собственнику бизнеса и его топ-менеджерам уникальную возможность управлять компанией дистанционно с помощью смартфона, планшета или ноутбука из любой точки мира, где есть доступ в Интернет. Это означает, что они могут легко давать поручения сотрудникам и отслеживать их выполнение в реальном времени, а также иметь доступ ко всем ключевым показателям бизнеса на экране своего мобильного устройства. Более того, они могут получать на своё мобильное устройство оперативные уведомления о критических отклонениях от нормы или планируемых значений различных показателей своего бизнеса, которые позволят быстро реагировать на изменения и принимать обоснованные и оперативные решения, что значительно повышает эффективность управления и способствует устойчивому развитию компании.
Я могу ещё долго перечислять преимущества и выгоды, которые даёт автоматизация и цифровизация, но думаю, что того, что я уже перечислил, достаточно для здравомыслящего собственника и топ-менеджера.
Несмотря на то, что процесс наведения порядка и прозрачности в учёте, планировании и управлении бизнес-процессами предприятия представляет собой непростую, долгую и дорогостоящую задачу, он является высокодоходной инвестицией. Вложив средства в внедрение автоматизированной системы учёта, планирования, управления и контроля, компании получают возможность значительно увеличить свою чистую прибыль на протяжении многих лет. Такой подход не только позволяет оптимизировать текущие процессы, но и обеспечивает устойчивый рост, что многократно окупает все первоначальные расходы на автоматизацию и цифровизацию. Инвестиции в современные технологии становятся залогом долгосрочной конкурентоспособности и финансовой стабильности бизнеса.
На моём телеграм-канале "Автоматизация и Цифровизация" вы можете найти ещё больше полезной информации о том, как автоматизировать и оцифровать ваш бизнес и достичь максимальной прозрачности, ясности и детализации учёта. Пишите ваши вопросы в комментариях, я с удовольствием проконсультирую и помогу вам найти красивые, эффективные и оптимальные решения.
