На моём открытом телеграм-канале "Автоматизация и Цифровизация" эта статья доступна в виде аудиоподкаста, который вы можете послушать в машине по дороге по своим делам, что значительно может сэкономить ваше время.
Давайте поговорим на чистоту: фактически, только сам собственник бизнеса заинтересован в его полной автоматизации и оцифровке. Потому что это позволяет достичь максимальной прозрачности и ясности в учете всех бизнес-процессов, а так же максимальной точности и эффективности принимаемых решений. Только так владелец может контролировать все аспекты своей компании, принимать обоснованные решения и эффективно управлять ресурсами. Кроме того, автоматизация и оцифровка позволяют сократить затраты на персонал, повысить качество продукции или услуг, а также увеличить конкурентоспособность предприятия на рынке.
В большинстве крупных компаний и холдингов, в которых я принимал участие в проектах по внедрению и настройке 1С, царит кромешный бардак (даже в крупных корпорациях, холдингах, крупных федеральных торговых сетях и у сотовых операторов). Все эти гордые заявления о том, что мы, яко бы, сертифицированы по стандарту ISO 9001 или ещё по какому-то другому стандарту менеджмента качества — это полная брехня и пускание пыли в глаза, потому что никакими стандартами менеджмента качества в реальной практике управления бизнес-процессами и их учёте, как правило, в таких компаниях даже и не пахнет.
И я утверждаю это не как теоретик, а как практик. Например, недавно я принимал участие во внедрении 1С в одной крупной текстильной фабрике, на сайте которой красовалась гордая надпись, что она сертифицирована по стандарту ISO 9001. Однако, мне так и не удалось получить от сотрудников этой компании хоть каких-то мало-мальских описаний их бизнес-процессов на бумаге.
Большая часть учёта ведётся в экселевских таблицах, в которых целая армия сотрудников: экономистов, бухгалтеров и аналитиков (которым, кстати, каждый месяц платится немаленькая зарплата) вручную что-то считает, сводит, пересводит, еле-еле успевая к концу месяца всё посчитать. Они постоянно что-то выгружают из 1С и загружают в эти экселевские таблицы, а потом обратно загружают в 1С. В 1С при этом постоянно что-то дублируется, едут цифры, и все эти ошибки приходится мужественно и самоотверженно исправлять. Разнородные и плохо совместимые между собой системы учёта как-то худо-бедно работают, и с помощью кучи костылей как-то синхронизируются друг с другом. Сотрудники же, в свою очередь, очень хорошо имитируют бурную деятельность, чтобы оправдать свою зарплату и создать видимость того, что они плодотворно и много работают, но эффективность всей этой бурной деятельности, как правило, стремится к нулю.
Всё это очень напоминает мне эпизод из сказки "Алиса в Стране Чудес", где слуги королевы красили розы в красный цвет, потому что королева велела им посадить красные розы, а они посадили белые.
Однако, собственникам среднего и крупного бизнеса зачастую не до этого, потому что сами они, как правило, не участвуют в операционной деятельности, поскольку они делегировали всю операционку своим топ-менеджерам, а топ-менеджеры, в свою очередь, большую часть вопросов делегируют своим подчинённым руководителям.
Правда в том, что руководителям среднего звена и рядовым сотрудникам не выгодно наводить полный порядок и прозрачность в учёте, потому что тогда нельзя будет имитировать бурную деятельность и воровать.
Руководители среднего звена в средних и крупных бизнесах часто сталкиваются с дилеммой: навести полный порядок и прозрачность в учёте или оставить всё как есть. В первом случае они могут столкнуться с трудностями, поскольку полная прозрачность может привести к обнаружению недостатков в их работе, которые могут быть использованы против них, а в существующем бардаке они могут спокойно проворачивать свои делишки. Во втором случае, они могут продолжать имитировать бурную деятельность и воровать, что приводит к проблемам и серьёзным потерям эффективности, репутации и чистой прибыли бизнеса.
Перечислю несколько причин, по которым сотрудники среднего и низшего звена могут саботировать процесс внедрения учётной системы (1С или любой другой) и почему они могут саботировать наведение порядка, ясности и прозрачности в учёте бизнес-процессов:
1. Личные интересы.
Эту причину я решил поставить на первое место, поскольку она, на мой взгляд, является основной причиной того, что на крупных и уважающих себя предприятиях царит бардак, разброд и шатание.
Некоторые сотрудники могут иметь личные интересы, которые противоречат целям автоматизации и цифровизации, и поэтому они могут саботировать процесс автоматизации и наведения порядка и ясности в учёте бизнес-процессов.
Руководители могут опасаться, что автоматизация уменьшит их влияние на процессы и приведет к снижению их роли в компании. Если автоматизация угрожает личным интересам или карьерным перспективам руководителя, это может привести к саботажу.
Так же руководители могут считать, что внедрение автоматизации требует слишком много времени и ресурсов, которых у компании или у вверенных им подчинённых на данный момент нет, потому что все сотрудники погрязли в рутине и тушении "пожаров" и авралов.
Если предыдущие попытки внедрения изменений были неудачными, руководители и рядовые сотрудники могут быть скептически настроены к новым инициативам, внедрению новой учётной системы и к аудиту и оптимизации бизнес-процессов.
Сотрудники же могут опасаться, что автоматизация приведет к сокращению рабочих мест.
2. Страх перед изменениями.
Как собственник, так и топ-менеджеры, а уж тем более и руководители среднего звена и рядовые сотрудники могут бояться изменений, которые приносит оптимизация, автоматизация и цифровизация, и поэтому они могут сопротивляться им. Изменения в привычных процессах могут восприниматься сотрудниками как угроза стабильности и привычному порядку.
Любые изменения, не только в бизнесе но и вообще в жизни в целом, вызывают у человека стресс и дискомфорт, потому что приходится перестраиваться, менять привычный и устоявшийся уклад, учиться пользоваться новыми инструментами, что на начальном этапе в первое время может замедлять работу и снижать эффективность. Некоторые сотрудники могут быть не готовы к обучению новым навыкам, необходимым для работы в новой системе учёта. Поэтому инстинктивное и подсознательное стремление оставаться в привычной зоне комфорта становится одной из главных причин саботажа и отказа от оптимизации, автоматизации и цифровизации бизнеса. Сотрудники могут предпочитать работать в знакомых и комфортных условиях, даже если они неэффективны и ведут к потере чистой прибыли и замедлению расширения и роста компании. Ведь сотрудникам, по большому счёту, наплевать на эффективность, рост и размер чистой прибыли компании, потому что они в любом случае получат свою зарплату в начале следующего месяца.
3. Отсутствие понимания.
Некоторые собственники, топ-менеджеры, а уж тем более руководители среднего звена и рядовые сотрудники могут не понимать, как оптимизация, автоматизация и цифровизация поможет им в работе, и поэтому не поддерживают их внедрение. Некоторые собственники и топ-менеджеры до сих пор не знают о таком понятии, как цифровизация, потому что я регулярно получаю от них вопрос "а что такое цифровизация?". Отсутствие знаний или опыта в новых технологиях, непонимание или недоверие к новым технологиям вызывает сопротивление изменениям.
Если руководство не активно поддерживает внедрение автоматизации и цифровизации и само не понимает и не объясняет их преимущества, это может привести к нежеланию сотрудников участвовать в процессе автоматизации и цифровизации.
4. Ограниченность ресурсов.
В некоторых случаях у компании может не быть достаточных ресурсов (финансов или времени) для успешного внедрения автоматизации и цифровизации, поскольку это не дешёвый процесс, который длится достаточно долгое время (от нескольких месяцев до нескольких лет).
Таким образом компания попадает в замкнутый круг — у компании нет ресурсов на оптимизацию, автоматизацию и цифровизацию, потому что она не оптимизирована, не автоматизирована и не оцифрована.
Это напоминает мне историю про лесоруба, которому некогда было наточить топор и пилу, потому что ему нужно было рубить и пилить деревья.
5. Технические проблемы.
Если новая учётная система работает нестабильно или имеет технические проблемы (а в переходный период, особенно на начальном этапе, она, как правило, как раз и работает нестабильно), это может вызвать недоверие и сопротивление со стороны сотрудников и даже руководителей высшего звена.
6. Конкуренция между отделами.
Если разные отделы конкурируют друг с другом, они могут сопротивляться внедрению автоматизации, которая может повлиять на их работу.
Отделы могут намеренно скрывать или искажать данные, чтобы продемонстрировать свои достижения в сравнении с другими подразделениями. Например, если один отдел должен предоставить отчеты о расходах, он может не учитывать некоторые затраты или подать данные в искаженном виде, чтобы выглядеть более эффективным по сравнению с конкурентом или оправдать выделенный ему бюджет, чтобы в следующем отчётом периоде снова получить тот же объём бюджетирования. Это приводит к недостоверной информации и затрудняет принятие обоснованных решений на уровне компании.
Если один из отделов считает, что его методы работы более эффективны, он может саботировать внедрение общих стандартов учёта, которые могут быть установлены для всей компании. Например, если компания решает внедрить единую систему учёта, отдел может настаивать на сохранении своей уникальной системы, чтобы сохранить свои преимущества. Это приводит к фрагментации данных и усложняет контроль за финансовыми потоками.
Конкуренция между отделами может привести к созданию барьеров для обмена информацией и сотрудничества. Например, если один отдел ощущает угрозу со стороны другого, он может не делиться данными или ресурсами, необходимыми для внедрения новых учётных практик. Это может затруднить процесс аудита или анализа данных, что в конечном итоге негативно скажется на эффективности учёта и управлении ресурсами.
7. Недостаточное обучение, знания и опыт.
Если сотрудники не получают достаточно обучения и поддержки при внедрении автоматизации, они могут испытывать трудности в использовании новых систем и сопротивляться им, что может существенно затруднить процесс наведения порядка и прозрачности в учёте.
Если сотрудники не прошли должного обучения по использованию учётной системы, они могут допускать ошибки при вводе данных или оформлении документов. Например, неверное отражение расходов или доходов может привести к искажению финансовой отчетности. Эти ошибки могут остаться незамеченными, что затрудняет анализ и принятие обоснованных решений на уровне компании.
Современные системы учёта часто требуют специфических знаний и навыков для эффективного использования. Если сотрудники не обучены работе с такими системами, они могут использовать их неправильно или не в полном объёме. Например, отсутствие навыков работы с функциями автоматизации может привести к тому, что сотрудники будут выполнять рутинные задачи вручную (чем, собственно, и занимается большинство сотрудников в крупных компаниях), увеличивая вероятность ошибок и снижая общую эффективность учёта.
Если сотрудники не понимают важность соблюдения принципов бухгалтерского и налогового учёта или регламентов работы с учётной системой, они могут игнорировать важные этапы, такие как регулярный аудит или проверка документации, выполнять обработку и ввод данных в неправильной последовательности, что в конечном итоге приведёт к недостаточной прозрачности и повышенному риску финансовых нарушений. Так же это может привести и к тому, что система будет выдавать неверные аналитические показатели, что может грозить крупными денежными штрафами от контролирующих органов и принятию неверных управленческих решений.
Недостаток знаний и опыта в организации процессов оптимизации, автоматизации и цифровизации может стать серьезным препятствием для успешной реализации этих инициатив. Часто собственники, топ-менеджеры и руководители среднего звена сталкиваются с трудностями, связанными с недостаточным пониманием специфики процесса внедрения новой учётной системы, что приводит к разочарованию и снижению эффективности процесса внедрения новой учётной системы. Постоянная смена исполнителей, занимающихся оптимизацией, усугубляет ситуацию: у новых специалистов просто не остается времени на адаптацию и глубокое вникание в нюансы и уникальные аспекты бизнес-процессов компании. Это создает порочный круг, в котором отсутствие стабильности и последовательности в подходах к автоматизации приводит к тому, что собственники и топ-менеджеры теряют веру в возможность успешного завершения этих процессов, что может сподвигнуть их отказаться от дальнейших усилий по цифровизации бизнеса.
На этом первая часть данной статьи заканчивается. В ближайшее время я опубликую продолжение, в котором я расскажу вам о том, как аудит, оптимизация, автоматизация и оцифровка бизнес-процессов компании помогает в разы увеличить чистую прибыль и ускорить рост, расширение и масштабирование компании. Поэтому подписывайтесь на канал, включайте уведомления и следите за новостями.
Если вам необходимо больше информации и подробностей о том, как оптимизировать, автоматизировать и оцифровать ваши бизнес-процессы, или необходима консультация — добро пожаловать на мой телеграм-канал, в котором я хочу создать сообщество прогрессивных и продвинутых собственников бизнеса и топ-менеджеров, в котором мы сможем обмениваться самой свежей информацией и идеями о оптимизации, автоматизации и цифровизации бизнеса.