Друзья, приветствую вас на канале "Бизнес в стиле рэп"! Сегодня мы разберем важную тему — регламенты.
Регламенты часто воспринимаются как что-то сложное и трудоемкое, но на самом деле все намного проще. Давайте посмотрим, что же это такое и как они могут помочь вашему бизнесу.
Что такое регламент?
Если обратиться к Википедии, регламент — это документ, который перечисляет и описывает шаги для выполнения бизнес-процесса, указывая требуемые сроки выполнения. Проще говоря, это пошаговая инструкция, объясняющая, как выполнять ту или иную задачу в бизнесе.
Зачем нужны регламенты?
1. Адаптация сотрудников
Когда у компании нет регламентов, каждый новый сотрудник требует долгого обучения, причем зачастую с участием топ-менеджеров или собственника. Согласитесь, это не очень эффективно и достаточно дорого для компании. С регламентами процесс адаптации проходит без участия дорогостоящих сотрудников, а они могут посвятить свое время развитию компании и заработку дополнительной прибыли.
2. Снижение зависимости от конкретных сотрудников
Без регламентов руководители зачастую зависят от сотрудников. Причем это не всегда связано с уровнем компетентности сотрудников. Зачастую, просто исторически повелось, что конкретный сотрудник выполняет конкретную работу и как ее выполнять теперь знает только он. В таких случаях, собственнику компании кажется, что если такой сотрудник уйдет — то практически небеса обвалятся на землю. Но достаточно описать функционал сотрудника в регламенте, и становится очевидно, что его работа не является невыполнимой и с ней в состоянии справиться и другие сотрудники.
3. Устанавливает правила выполнения того или иного процесса
Регламент выступает своего рода законом о том, как выполняется тот или иной процесс. Этот документ помогает избежать спорных ситуаций и конфликтов, так как всегда можно обратиться к регламенту и разобраться, выполнил ли сотрудник свои обязанности в соответствии с установленными в компании правилами или нет.
4. Создание базы знаний
Регламенты служат своеобразной "библией" вашего бизнеса, что увеличивает его ценность в глазах инвестора, а также капитализацию. Инвесторы всегда с большей охотой инвестируют в бизнесы с понятными, описанными процессами, а тот факт, что бизнес зависит от конкретных людей, считается дополнительным, зачастую неприемлемым для инвестора риском.
Как составить эффективный регламент?
1. Определите ценный конечный продукт (ЦКП)
У каждого процесса есть конкретный результат. Перед тем как начать писать регламент, важно определить, какой результат должен создаваться после выполнения данного процесса. Этот результат называется ценный конечный продукт (ЦКП). Например, для менеджера по продажам ЦКП может быть заключенная сделка или полученные деньги от клиента. Без понимания ЦКП процесса, как его конечной цели, к созданию регламента лучше не приступать.
2. Напишите вступление
Начните регламент с небольшого неформального обращения к сотруднику, который будет его читать. Объясните ключевые моменты и ваши ожидания относительно качества выполняемой им работы. Объясните, зачем выполняется данный процесс и почему он важен. Другими словами, сделайте так, чтобы человек приступил к выполнению процесса с полным пониманием, что это важно и нужно для конкретных людей или конкретного человека. Люди не могут выполнять сухие, роботизированные инструкции, особенно, когда не понимают цели их выполнения.
3. Используйте простой язык
Ваша задача — написать не формальный документ на "чиновничьем" языке, а простыми словами последовательно объяснить человеку, что нужно сделать. Это абсолютно нормально, когда регламент пишется в формате "сначала открой то, потом нажми сюда". Я бы сказал, чем проще, тем лучше. Каждая строчка должна быть полезной и информативной. А формулировок в духе "ради повышения эффективности труда предлагаем оптимизировать рациональность процессов выполняемых..." и т.д. лучше избегать. Оставьте это госучреждениям, пусть мучаются.
4. Включайте всю необходимую информацию
Регламент должен содержать всю информацию, необходимую для выполнения задачи. Если текста для этого не достаточно, можно добавить ссылки, картинки, блок-схемы, скринкасты или даже видео и аудио инструкции. Человек, прочитавший регламент, должен получить полную информацию о том, как выполняется данный процесс без дополнительных пояснений.
5. Регулярно обновляйте регламент
Так как бизнес — это живой организм и бизнес-процессы в нем часто меняются, будет лучше назначить ответственного в компании за регулярное обновление регламентов. Обычно за этот процесс отвечает HR, бизнес-ассистент или руководитель отдела. Собирайте обратную связь от сотрудников и дополняйте регламент новыми данными и разъяснениями по мере необходимости.
6. Избегайте избыточной информации и длинных регламентов
После того как написали регламент, перечитайте его и подумайте, не содержит ли он лишней или избыточной информации, а также длинных и сложных формулировок. В случае если регламент содержит лишнюю информацию, полезно будет его сократить.
Основные ошибки при составлении регламентов
1. Слишком длинный текст
Никто не хочет читать длинные и нудные тексты. Делайте регламенты короткими, но содержательными.
2. Недостаточная информация
Включайте всю необходимую информацию, чтобы у сотрудников не возникало лишних вопросов.
3. Нерегулярное обновление
Регламент должен постоянно обновляться в соответствии с новыми требованиями и обратной связью.
Заключение
Регламенты — это мощный инструмент для систематизации бизнеса. Кроме того, это единственный известный способ качественно делегировать повторяющуюся задачу. Написав регламент один раз, вы избавляете себя от необходимости "как попугай" повторять то, что в нем написано для каждого пришедшего сотрудника. Начните использовать регламенты в своем бизнесе, и вы заметите положительные изменения.
Если у вас остались вопросы, пишите в комментариях — я обязательно всем отвечу. В следующих постах я расскажу вам, как внедрить регламент и сделать так, чтобы он действительно работал.
Если вам нужна помощь в систематизации бизнеса, вы можете обратиться ко мне за консультацией. Ссылка на размещение заявки находится в профиле. Я и моя команда занимаемся систематизацией уже почти 10 лет и с удовольствием поможем вам построить или улучшить систему управления в вашем бизнесе.
С вами был Павел Котов и канал "Бизнес в стиле рэп". До связи!
