Что такое система учета и как ее выбрать

Работа систем учета похожа на телепортацию для документов: все важные файлы мгновенно оказываются там, где нужно, без риска потеряться в бесконечных кабинетах и папках. Представьте, что вместо медленного поиска нужной бумаги в архиве, вы просто щелкаете пальцами, и документ уже на экране. Это как если бы вся ваша бумажная работа проходила через волшебную дверь, моментально доставляя информацию туда, где она нужна.

Совсем за короткое время прогресс привел от бумажного учета до Excel-таблиц и специализированных программ. На рынке много предложений, поэтому рассказываем вам, как сделать верный выбор для ваших бизнес-процессов и не потеряться в бесконечных расчетах.

Что могут системы учеты

Системы учета помогают бизнесу работать лучше и выполнять много задач. Вот что они могут делать:

1. Управление финансами

• Ведение бухгалтерского учета
• Подготовка финансовых отчетов
• Учет доходов и расходов
• Расчет и уплата налогов
• Анализ финансовых показателей

2. Управление запасами

• Отслеживание уровня запасов
• Управление складом
• Оптимизация заказов и пополнения запасов
• Контроль за движением товаров
• Учет сроков годности и оборачиваемости товаров

3. Продажи и управление заказами

• Обработка заказов клиентов
• Выставление счетов и управление платежами
• Контроль за выполнением заказов
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)
• Анализ продаж и прогнозирование спроса

4. Управление производством

• Планирование и контроль производственных процессов
• Учет затрат на производство
• Управление ресурсами и материалами
• Контроль качества продукции
• Анализ производственной эффективности

5. Управленческий учет и анализ

• Составление бюджетов и прогнозов
• Анализ затрат и доходов
• Оценка эффективности бизнес-процессов
• Поддержка принятия управленческих решений
• Мониторинг ключевых показателей (KPI)

6. Интеграция с другими системами

• Синхронизация данных с бухгалтерскими, складскими и производственными системами
• Интеграция с онлайн-магазинами и платформами электронной коммерции
• Взаимодействие с системами CRM и ERP

7. Автоматизация и оптимизация процессов

• Автоматизация рутинных задач
• Оптимизация процессов закупок и продаж
• Повышение точности данных и снижение ошибок
• Улучшение оперативности и скорости работы

Эти функции помогают бизнесу лучше управлять ресурсами, работать продуктивнее, следить за финансами и принимать правильные решения.

Все эти функции делятся на несколько основных типов учета:

Складской учет отслеживает все операции по хранению и перемещению товаров. Такой учет включает в себя приемку, хранение, отгрузку и инвентаризацию. Он помогает держать запасы под контролем и избегать потерь. Складской учет следит за наличием товаров, как заправщик проверяет уровень топлива, чтобы не было пустых полок или избытка продукции. Это помогает всегда иметь на складе нужное количество товаров, что улучшает обслуживание клиентов и увеличивает продажи.

Товарный учет охватывает все этапы работы с товарами: от закупки и хранения до продажи и возврата. Это управление остатками и систематизация закупок для точного понимания, что есть в наличии и что нужно докупить. Он как шеф-повар на кухне: точно знает, какие ингредиенты нужны для приготовления популярных блюд и когда их нужно докупать. С ним вы вовремя обновляете ассортимент и не тратите деньги на товары, которые не пользуются спросом. Четкий учет всех операций снижает риск ошибок и недостач, что укрепляет доверие клиентов и их лояльность.

Финансовый учет — это система учета и анализа финансовых операций компании. Он включает бухгалтерский учет для отчетности и управленческий учет для планирования и анализа. Это помогает следить за финансовым состоянием и принимать важные решения. Он как бухгалтер в костюме супергероя: следит за всеми деньгами, фиксируя все доходы и расходы, чтобы бизнес знал, насколько он прибыльный. Управленческий учет помогает анализировать эти данные и строить планы на будущее, принимая взвешенные решения для улучшения продаж и сокращения затрат.

Вместе эти виды работают как слаженная команда, обеспечивая прозрачность и порядок. При правильном сочетании и корректном использовании бизнес растет и развивается, подобно тому, как правильный уход и обслуживание позволяют машине долго и надежно служить своему владельцу.

Какие бывают учетные системы

Когда речь идет о товароучетных системах, можно выбрать из нескольких вариантов в зависимости от потребностей и возможностей вашего бизнеса. Вот основные виды таких систем и их особенности:

1. Облачные товароучетные системы — это как хранение своих тайных рецептов на серверах, которые находятся где-то в облаках, а не у себя в шкафу. Можно к ним подключиться через интернет и не париться о том, что компьютер умрет или вода залила сервер.
2. Программные товароучетные системы похожи на домашнюю электронику: установил программу на компьютер и смотришь, как она считает твои деньги. Удобно!
3. Локальные товароучетные системы на базе данных можно сравнить с большим ящиком, который стоит у тебя в офисе и держит в себе все важные бумажки. Ты сам все контролируешь и можешь подсмотреть, что где лежит, но если ящик потеряется или затопит офис, придется начинать все с нуля.
4. Интегрированные системы управления прямо как кроссовки, которые подходят под любую погоду и повседневную жизнь. Они не только ведут учет товаров, но и рассчитывают финансы и управляют складами. Идеальный выбор для тех, кто хочет решать все дела в одном окне, но совсем не готов к этому в реальной жизни.

Как видите, каждая из этих систем имеет свои особенности и подходит для разных ситуаций. Важно выбрать ту, которая лучше всего соответствует вашему бизнесу и его потребностям.

Топ систем товарного учета

Вот примеры популярных товароучетных систем, которые широко используются бизнесами по всему миру:

1С:Розница

Кому подойдёт: розничным торговым сетям.

Преимущества:
1С:Розница - это программа для учёта товара, специально разработанная для розничной торговли. Она подходит как для одиночных магазинов, так и для сетей среднего и крупного размера. С её помощью можно управлять товарами, складом, персоналом и товарооборотом, а также работать с дисконтными картами и периферийными устройствами. Программа позволяет детально настроить рабочее место кассира, подключить онлайн-кассу, сканер штрихкодов, принтер чеков, весы и считыватели карт. Можно фасовать продукцию и печатать этикетки. 1С:Розница интегрируется с другими сервисами 1С, что упрощает выгрузку данных в бухгалтерию и подключение дополнительного ПО.

Недостатки:
Для освоения программы может потребоваться помощь системного администратора или обучение, особенно если вы ранее не работали в 1С. Установка локальной версии требует отдельного компьютера или сервера и человека, который будет отвечать за поддержку инфраструктуры.

Стоимость:
Цена зависит от версии программы и варьируется от 4000₽ до 15 400₽ единоразово. Можно также использовать облачную версию, доступ к которой предоставляется по подписке от 621₽ в месяц за одного пользователя.

МойСклад

Кому подойдёт: розничным сетям, производствам и интернет-магазинам.

Преимущества:
МойСклад - это облачная система управления торговлей, которая объединяет продажи, закупки, склад, финансы, клиентов и поставщиков. Внутри есть CRM, и возможность подключения онлайн-кассы, фискального регистратора, сканера и терминала. Программа фиксирует все данные для точного складского учёта и удобна для работы с весовой и размерной продукцией. МойСклад поддерживает интеграцию с ЕГАИС, позволяя торговать слабоалкогольными напитками и пивом, а также маркированными товарами. Программа интегрируется с множеством сервисов, банков, служб доставки и маркетплейсов, таких как Яндекс.Маркет и Озон. Есть сервис аналитики клиентов для более эффективных маркетинговых кампаний. Приложение также удобно для производств, так как позволяет оформлять операции сборки-разборки, планировать закупку материалов и передвижение комплектующих.

Недостатки:
Хотя есть бесплатный тариф, он ограничен одной торговой точкой и одним сотрудником. В других случаях стоимость составит от 495₽ до 6715₽ в месяц. Дополнительные опции, такие как подключение интернет-магазина, CRM, автоматические сценарии и облачное пространство, требуют ежемесячной доплаты за каждого лишнего сотрудника.

Стоимость:
Бесплатный тариф включает онлайн-кассу, складской учёт, маркировку и ЕГАИС для одной торговой точки с одним сотрудником. Для более комплексного использования стоимость варьируется от 495₽ до 6715₽ в месяц, без учёта дополнительных опций.

Hub

Этот сервис поможет в контроле финансов, автоматизации бизнес-процессов, аналитических отчетов и управлении закупками в одном сервисе.

Кому подойдёт: для малого и среднего бизнеса, интернет-магазинов и производственных предприятий, которые нуждаются в эффективной системе управления товароучетом.

Преимущества:

1. Автоматическое обновление уровней запасов при продажах и поступлениях
2. Настройка различных уровней доступа для сотрудников
3. Защита данных и транзакций
4. Автоматический расчет текущей прибыли
5. Использование метода FIFO (First-In, First-Out) для точного учета стоимости запасов
6. Отслеживание статусов заказов от поступления до доставки
7. Управление возвратами и обменами
8. Отслеживание расходов, связанных с комиссиями маркетплейсов, логистикой, штрафами и прочим
9. Возможность добавить пользовательские категории расходов

Это отличный вариант для комплексного подхода к управлению товарами, финансами, оптимизированию процессов и принимать обоснованные бизнес-решения.

Предлагаем вам попробовать бесплатный тестовый период, который действует 14 дней и оценить все возможности Hub: https://topseller.ru/hub!