Порядок и нюансы получения электронной подписи
По своей сути, электронная подпись ничем не отличается от обычной. Она выполняет те же функции, что и обычная подпись, но в электронном виде. На правовом уровне электронная подпись приравнивается к обычной подписи на бумаге, что делает электронный документооборот юридически значимым.
Электронная подпись: что она обозначает и для чего нужна?
Подпись — это специально сгенерированный файл с набором цифр, который прикрепляется к документу. Этот файл позволяет ответить на несколько важных вопросов:
* Кто подписал документ?
* Когда была поставлена подпись?
* Имел ли человек право подписывать документ?
Наличие электронной подписи гарантирует, что документ был подписан именно её владельцем и не изменялся после фактического подписания. Тем самым обеспечивается подлинность документа.
Для чего используется электронная подпись?
**Преимущества использования электронной подписи**
Электронная подпись (ЭП) — это современный инструмент, который может значительно упростить и ускорить работу с документами. Она особенно полезна для тех, кто использует электронный документооборот.
Вот несколько способов, как предприниматели, фирмы, организации и компании могут использовать электронную подпись:
1. Работа с электронной документацией, которая не требует распечатки в бумажном виде. Такие документы признаны правительством и обладают правовой легитимностью.
2. Подача декларативных форм к налоговикам в формате онлайн.
3. Оформление заявок на сделки с различными видами собственности.
4. Участие в торгах, подписание тендерных заявок и работа с сопутствующими документами в онлайн виде.
5. Подписание банковской документации дистанционно (оформление платежей, получение других услуг банка онлайн).
6. Подписание служебной электронной документации внутри предприятия.
7. Оформление трудовых отношений с сотрудниками, работающими удаленно.
Каждая из этих операций позволяет существенно упростить работу всем субъектам современного бизнеса. Электронная подпись обеспечивает экономию на покупке бумаги, заправке принтеров, услугах секретарей. Также благодаря ЭП можно отказаться от утомительного взаимодействия с различными инстанциями и государственными органами. Большинство услуг можно быстро и легко получить онлайн, будь то банк или другая финансовая организация.
**Возможности электронной подписи для обычных граждан**
Электронная подпись предоставляет множество возможностей не только для бизнесменов, но и для обычных граждан. Они могут:
1. Получать государственные услуги в режиме онлайн. Например, оформление регистрации или отправка запроса в адрес муниципальных властей через Единый портал Госуслуг.
2. Подавать онлайн-заявки на зачисление в учебное заведение, на работу или на получение патента/разрешения (например, на строительство).
3. Регистрироваться и получать патент/разрешение (например, на строительство).
4. Подавать исковые заявления, претензии, жалобы в формате онлайн. Такой порядок возможен при использовании специализированных сервисов и программ.
В большинстве случаев сертификат ЭП нужен для передачи документов в адрес государственных служб. Например, для подачи заявок, чтобы встать на регистрационный учет по месту жительства, направление исковых заявлений или доверенностей в судебные органы.
На практике стало понятно, что цифровая подпись в полной мере заменяет рукописный аналог и может использоваться для любых целей. Вот несколько примеров использования ЭП наравне с обычной:
1. Подписание долговых расписок при займе денежных средств у человека из другого города.
2. Подача искового заявления, претензии или жалобы.
3. Заверение доверенности (включая те, которые требуют нотариуса).
4. Заключение договора (сделки купли-продажи, предоставление платных услуг и т. д.).
5. Подписание любой документации.
Другие сферы применения электронной подписи
Этот формат подписи используется в разных целях:
* Для получения банковских услуг онлайн. Подпись позволяет пользоваться всеми преимуществами интернет-банкинга. Принцип работы таких услуг основан на вводе уникального цифрового кода, который отправляется клиенту в виде СМС. Отправка кода приравнивается к подписанию документа.
* Для решения вопросов с налоговыми органами. Федеральная налоговая служба автоматически выдаёт электронные подписи для большинства налоговых вопросов. Это позволяет гражданам подписывать документы без личного присутствия. Например, можно удалённо подписать заявление на получение налогового вычета или различных льгот. Также можно подписать жалобу на действия сотрудников инспекции.
* Для защиты деловой переписки. Практика показывает, что взломать обычный почтовый ящик гораздо проще, чем успешно подделать электронную подпись.
Принцип устройства и формирования ЭП
С технической точки зрения электронная подпись — это файл с уникальным набором цифр, расположенных в определённой последовательности. Этот цифровой код прикреплён к документу.
При создании электронной подписи используются открытые и закрытые ключи.
* Закрытый ключ — это «перо», которое может хранить только владелец электронной подписи. Владелец может хранить его на своём ноутбуке, планшете, во внешнем диске или на защищённой флешке. Также подпись можно загрузить на диск или сим-карту.
* Открытый ключ находится в свободном доступе и открыт для всех. Этот файл содержит информацию о владельце электронной подписи и часто используется для проверки её подлинности.
Как создается электронная подпись?
Для того чтобы сформировать этот документ, необходимо использовать специальную программу для криптографической защиты данных.
Представим, что вы хотите отправить контракт через систему обмена важными документами. В этом случае процедура будет следующей:
1. Сначала вам нужно подписать контракт с помощью программы. Она просмотрит документ и сформирует его хэш-сумму — короткую строку.
2. Затем хэш-сумма будет зашифрована закрытым ключом, и в результате получится файл с подписью в таком формате. Этот файл будет прикреплён к документу и отправлен вместе с ним.
3. Получатель контракта сможет открыть документ. Его программа криптозащиты также создаст короткую строку, после чего подпись будет расшифрована с помощью открытого ключа. Полученные результаты будут сравнены, и если хэш-суммы совпадут, то контракт будет признан подлинным. В противном случае можно предположить, что документ был отредактирован после его фактического подписания, и такой документ не будет иметь юридической силы.
Разновидности электронной подписи
Законодательство определяет несколько видов электронной подписи: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Каждый вид имеет свои особенности и преимущества.
Простая электронная подпись — это наиболее доступный вариант. Она представляет собой комбинацию логина и пароля, которая подтверждает авторизацию пользователя. Также к простым подписям относятся одноразовые коды, которые приходят в SMS, email или push-уведомлениях. Этот вид подписи знаком многим по онлайн-шоппингу: например, простую подпись используют, когда нужно зайти в мобильный банк с помощью логина и надёжного пароля или подтвердить оплату с помощью SMS.
Однако у простой электронной подписи есть и недостатки. Она не обеспечивает высокий уровень защиты, поэтому не подходит для работы с коммерческой и государственной тайной. Кроме того, эксперты не рекомендуют использовать её для важных денежных операций и документов о праве собственности. Практика показывает, что простая подпись не всегда гарантирует подлинность документа: он мог быть отредактирован и подписан третьими лицами. Если возникают сомнения в подлинности подписи, нужно обращаться в суд.
Неквалифицированная электронная подпись создаётся с помощью более современных и защищённых программ шифрования. Её подделка крайне сложна или невозможна. Наличие такой подписи говорит о том, что документ был подписан в определённое время и не редактировался. Неквалифицированную подпись используют в электронном документообороте предприятий для обмена письмами, распоряжениями, приказами и инструкциями. Её также применяют для заверения контрактов, договоров, отчётных документов. Для использования неквалифицированной подписи требуется заключить отдельное соглашение между сторонами, которое подтверждает их доверие к этому виду подписи.
Неквалифицированные электронные подписи могут создаваться внутри предприятия или сервиса с помощью бесплатных программ. Государство не контролирует этот вид подписи: её выдача и использование не защищены средствами государственной власти. Поэтому судебные органы не признают легитимность таких подписей.
Квалифицированная электронная подпись — это наиболее защищённый инструмент для заверения электронных документов. Она проходит специальную сертификацию и соответствует требованиям и стандартам ФСБ. Работа с квалифицированной подписью ведётся через программы, сертифицированные службой безопасности.
Выдачей квалифицированных подписей гражданам, доверенным лицам предприятий и предпринимателям занимаются удостоверяющие центры. Эти организации проходят тщательную проверку и могут действовать только при наличии аккредитации. Руководители предприятий и предприниматели могут получить квалифицированную подпись только в налоговом органе.
Особенности квалифицированной ЭП
**Первый этап — подготовка рабочего места и получение сертификата ЭП**
Чтобы начать работу с квалифицированной электронной подписью (ЭП), вам понадобится компьютер, на котором установлено соответствующее программное обеспечение. Обычно это операционная система Windows или Mac OS, а также доступ в интернет.
Если у вас установлена операционная система Linux, вам потребуется предварительно настроить её для работы с ЭП. Вы можете обратиться за помощью в настройке компьютера в удостоверяющие центры.
Кроме того, для работы с квалифицированной ЭП вам понадобится установить криптозащитную программу. В России наиболее популярными являются такие программы, как Лисси CSP, Криптопро, Сигнал-Ком и Випнет. Специалисты удостоверяющих центров, налоговых органов и многофункциональных центров всегда готовы помочь вам с выбором подходящей программы криптозащиты.
Получение сертификата обычно занимает около часа.
Покупка подписи для предприятия и ИП
Владельцы компаний и предприниматели могут получить квалифицированную электронную подпись через налоговый орган. Сделать это удалённо невозможно, необходимо личное обращение.
Налоговый орган выдаёт сертификат электронной подписи бесплатно. Чтобы его получить, нужно выполнить следующие действия:
1. Подать заявление на получение подписи. Заявление можно подать через стандартную форму на портале ФНС или через личный кабинет ИП или компании на сайте налоговой.
2. Подготовить носитель электронной подписи. Для безопасного хранения подписи необходим защищённый флеш-накопитель (токен), прошедший сертификацию службы безопасности (или ФСТЭК).
3. Подготовить документы. Помимо сертифицированной флешки и сертификата соответствия потребуются СНИЛС и паспорт. Остальную информацию о заявителе налоговый орган найдёт самостоятельно.
4. Лично посетить налоговый орган для прохождения процедуры идентификации. После идентификации на защищённую флешку записывается сертификат электронной подписи. Заявителю выдаётся лицензия на программное обеспечение «КриптоПро».
Обратите внимание: подпись, получаемая в налоговом органе, предоставляется в одном экземпляре. Пользоваться ею может только директор фирмы, организации или ИП. Сотрудники предприятия должны иметь свои электронные подписи, которые также можно получить в специальных центрах, где их утверждают.
Получение ЭП доверенными лицами компании и ИП
Доверенные лица организаций, предприятий и индивидуальных предпринимателей могут обращаться за электронной подписью только в удостоверяющий центр. Чтобы найти ближайший удостоверяющий центр, можно воспользоваться порталом Минцифры.
Для получения электронной подписи вам понадобятся следующие документы:
* паспорт;
* заявка (её можно получить на сайте или в отделении удостоверяющего центра);
* страховой номер;
* ИНН;
* справка из реестра;
* документ, подтверждающий назначение руководителя.
Стоимость сертификата зависит от региона, в котором расположен удостоверяющий центр. После покупки электронная подпись записывается на защищённую флэшку (токен). Её также можно приобрести в удостоверяющем центре по цене от 2 до 2,5 тысяч рублей. С этого момента сертификат ЭП начинает действовать.
Чтобы использовать электронную подпись и заверять онлайн-документы, одной подписи недостаточно. Также потребуется создать для неё машиночитаемую доверенность. Это электронный документ, который система электронного документооборота может распознать.
Как купить ЭП обычным гражданам и самозанятым?
Все граждане могут приобрести электронную подпись (ЭП) — от простой до квалифицированной. В большинстве случаев для входа на государственные порталы услуг достаточно простой подписи.
Неквалифицированная ЭП подходит для обмена документами между гражданами и компаниями.
Квалифицированная ЭП позволяет использовать любые услуги, связанные с финансовыми и имущественными операциями. С её помощью можно подписывать договоры купли-продажи, подавать их на государственную регистрацию и так далее.
Не всегда есть возможность получить сертификат в ближайшем центре удостоверения, что может создать проблемы. Однако есть удобный способ получить подпись — обратиться в ближайший многофункциональный центр (МФЦ). Для этого нужно просто записаться на приём через сайт или по телефону.
При себе необходимо иметь паспорт, заявку на выдачу сертификата ЭП (её можно получить в МФЦ), страховой номер и ИНН.
Получить подпись можно бесплатно, воспользовавшись специальным сервисом «Гос Ключ». Для этого нужно иметь подтверждённый аккаунт на Госуслугах, действующий заграничный паспорт биометрического образца, выданный на 10 лет, а также смартфон со встроенным модулем NFC.
Как ставить ЭП на документах?
Подпись можно поставить через программу, которая открывается из контекстного меню операционной системы. Для этого нужно один раз нажать правую кнопку мыши на любом документе.
Подробную пошаговую инструкцию по постановке подписи вы найдёте на портале разработчика СКЗИ.
Как быть в случае кражи ЭП?
Кража электронной подписи — это распространённое явление, которое связано с активным развитием киберпреступности. Если ваша электронная подпись была украдена мошенниками, необходимо как можно скорее обратиться в центр выдачи электронных подписей или в многофункциональный центр, который выдал вам эту подпись.
После обращения ваша подпись будет отозвана, чтобы злоумышленники не смогли ею воспользоваться. Также важно сообщить своим контрагентам о факте кражи или утери вашей электронной подписи.
Можно ли восстановить украденную или потерянную подпись?
К сожалению, восстановить сертификат или ключ к нему не представляется возможным. На данный момент единственный выход — это получить новый сертификат электронной подписи и пройти все процедуры заново.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!
