Приказ, заявление, служебная записка: какие существуют виды деловой документации?

Вся деятельность любой организации, предприятия, фирмы так или иначе связана с документацией. Документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. И.о. заведующего кафедрой общеобразовательных дисциплин Университета имени О.Е. Кутафина (МГЮА) Наталья Абрамова поделилась классификацией видов деловой документации.

Виды деловой документации

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.

Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые, юридические и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа, конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы разделяют на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры документа).

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов представлен комплексом систем, основными из которых являются:

1. Организационно-правовая документация;
2. Плановая документация;
3. Распорядительная документация;
4. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
5. Отчетная документация;
6. Документация по обеспечению кадрами;
7. Финансовая документация;
8. Документация по материально-техническому обеспечению;
9. Договорная документация и другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов, которые реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска.

Констатирующая часть начинается словами: В соответствии с... В целях... Во исполнение... Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении (например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении комиссий, актов и т. п.).

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. В текстах данных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (постановляет, решил) или множественного числа (постановили, реши- ли), если документ составляется от имени двух или более организаций.

К числу распорядительных документов относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Как верно составить приказ?

Приказ — это основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными.

В деятельности организации различаются:

• приказы по организационным вопросам;
• основной деятельности;
• личному составу

Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. Строится заголовок по схеме «О чем?». Например: «Об организации управления внутреннего контроля, ревизий и аудита», «О проведении эксперимента по изменению технологии приема платежей физических лиц».

В первой части указывается основание или причина составления документа.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края любого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

Приказ оформляется на специальном бланке организации.

Как верно составить акт?

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в справочно-информационных и справочно-аналитических документах. Это акты, справки, служебные записки (докладная, объяснительная и др.), заявления, договоры, доверенности.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или рекламации). Текст акта состоит из двух частей: во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата; в основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Если акт составлен комиссией, то при подписании первым указывается председатель комиссии, фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Акты составляются при передаче материальных ценностей, списании пришедшего в негодность имущества, в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей и т. п.

Как верно составить справку?

Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий.

Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе (стаж работы в последней должности или общий стаж, сведения об образовании, сведения о начислении заработной платы и т. п.).

Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: «Дана... (Ф.И.О.) в том, что...», «Настоящая справка выдана... (Ф.И.О.) в том, что...».

Сведения об организации, для которой выдана справка, располагаются ниже основного текста. Например: выдана для представления по месту требования.

Реквизит «подпись» включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись лица заверяется печатью.

Как верно составить служебную записку?

Служебная записка — документ, адресованный руководству, в ко- тором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Различают несколько видов служебных записок:

1. В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания.
2. Аналитические записки включают подробный анализ ситуации, излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией.
3. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы.
4. Информационно-статистические записки содержат цифровые данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в виде таблиц, графиков). Служебные записки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

Как верно написать заявление?

Заявление — это внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности.

В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива.

Различают несколько основных видов заявлений:

• заявление-просьба(ходатайство);
• заявление-жалоба;
• заявление-объяснение (объяснительная записка);
• заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.

Адресация документа включает полное официальное наименование должностного лица, которому направляется заявление. Адресация копии указывается ниже (заявление-констатация).

Основной текст начинается со слов, отражающих сущность документа:

• Прошу...
• Обращаюсь с жалобой на...
• Представляю письменное объяснение...
• Ставлю Вас в известность...

Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель:

• Прошу дать расчет с 15 апреля...
• Прошу Ваших указаний...
• Прошу ответить...
• Прошу принять меры...

После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется). Например: Прилагаю письмо с со- общением о болезни моего отца.

Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации и т. п.

Отдельные виды документов (договор, доверенность) используются для реализации юридических, информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения, т. е. документационный оборот идет по горизонтали.

Как верно составить договор?

Договор (соглашение, контракт) — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Виды договоров: учредительный, трудовой, брачный, административный и т. п.

Содержание стандартного договора составляют следующие сведения:

• наименования сторон договора (фамилия, имя, отчество гражданина либо полное наименование, организационно-правовая форма юридического лица; место жительства гражданина либо место нахождения юридического лица; номер лицензии, на основе которой юридическое лицо осуществляет деятельность, подлежащую лицензированию, а также наименование органа, выдавшего лицензию; наименования представителей сторон договора);
• предмет договора (конкретные имущество, работа или услуга, право либо обязанность, по поводу которых заключается ненормативный договор; конкретные мероприятие, полномочия, по поводу которых заключается нормативный договор);
• сроки исполнения договорного обязательства (срок действия дого-вора в целом, а также срок выполнения отдельных частей обязательства; момент вступления договора в законную силу; момент прекращения договора);
• стоимостное выражение предмета договора (цена имущества, работы, услуги, стоимость, эквивалентная предоставленным праву либо обязанности по ненормативному договору);
• ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);
• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
• порядок разрешения споров;
• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);
• подпись, проставляемая на последнем листе договора, заключенного в письменном виде (также указываются наименования сторон договора). Использование при заключении гражданско-правовых и иных ненормативных договоров факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи лица допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Как верно составить доверенность?

Доверенность — это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).

Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.

В личной доверенности указывается:

• доверитель,
• доверенное лицо,
• их паспортные данные и место регистрации,
• вид действий по доверенности.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указывается:

• должность и паспортные данные доверенного лица;
• организация, в которой производятся действия по доверенности;
• вид действий;
• образец подписи лица, получившего доверенность;
• срок действия доверенности.

Доверенность удостоверяется нотариусом в одном экземпляре.