Зачем придумали электронный документооборот и почему его стоит применять
Электронный документооборот – это система обмена информацией в виде электронных документов между участниками бизнес-процессов. Переход к цифровому формату документооборота оправдан множеством причин, рассмотрим основные из них.
Увеличение эффективности
Электронный документооборот значительно ускоряет передачу информации между сотрудниками и партнерами, исключая необходимость ручного ввода и обработки бумажных документов. Это позволяет сократить время на выполнение бизнес-процессов, улучшить координацию действий и снизить вероятность ошибок.
Сокращение расходов
Если внимательно присмотреться к отделам по документам, то Вы заметите насколько часто и много там печатается копий одного и того же документа. А как часто клиенты вновь и вновь запрашивают у Вас копии утерянных документов? Использование электронного документооборота позволяет существенно сократить расходы на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Кроме того, уменьшается количество ошибок и потерь документов, что также способствует экономии средств.
Улучшение безопасности
1. Электронная подпись на документе гарантирует, что Вам его подписало уполномоченное лицо, а значит минус один вопрос в доказательстве подлинности документа.
2. К тому же теперь поставщик не может просто так поменять документ, ему обязательно необходимо запросить у Вас аннулирование, а значит ни одна цифра теперь не пройдет без Вашего согласования.
3. Электронный документооборот обеспечивает защиту информации путем шифрования, аутентификации и установления прав доступа. Это снижает риск утечек конфиденциальных данных и несанкционированного доступа к информации.
4. Сотрудники, наделенный правом подписи в ЭДО теперь не смогут сказать, что подпись не их или расписаться от имени другого человека.
5. Не нужно больше к подписанным документам от контрагента искать доверенности на уполномоченное лицо, теперь эта доверенность вшита в подпись.
Экологическая составляющая
Пожалуй, это пункт который можно вставлять везде: Отказ от бумажного документооборота в пользу электронного способствует сохранению лесов и снижению негативного воздействия на окружающую среду.
Вывод
Электронный документооборот – это необходимый шаг в современном бизнесе, который помогает увеличить эффективность работы, сократить расходы, повысить безопасность и сделать вклад в охрану окружающей среды. Применение цифровых технологий в документообороте – это не только современный тренд, но и необходимое условие для развития успешного бизнеса.
заказать услугу можно унас на сайте:
