О переходе на электронный кадровый документооборот говорят уже давно. Еще в 2013 году в Трудовом Кодексе появилась глава 49.1 о труде дистанционных сотрудников – именно тогда у компаний появилась возможность использовать электронную подпись (ЭП) для взаимодействия с персоналом, в том числе удалённым. Однако знаковым для внедрения электронного документооборота стал 2020 год, ведь тогда перевод работников на удалённый режим стал не просто желанием, а необходимостью. Именно в то время появились федеральные законы от 08.12.2020 № 407-ФЗ и от 22.11.2021 № 377-ФЗ – они регулируют дистанционную работу, разрешают онлайн-собеседования и делают возможным электронное трудоустройство. И сегодня аутстаффинговая компания ЦенТрМиг сообщает, что с 1 июля 2024 года для наших клиентов доступна услуга подписания договора с работником в электронном виде. Услуга действует и для иностранных граждан – статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.
В чём заключается преимущество электронного трудоустройства?
Одним из самых очевидных плюсов электронного оформления трудового договора являются скорость и экономия ресурсов – сторонам не нужны очная встреча, почтовая доставка документа, затраты на бумагу, печать, пересылку или поездки. А также значительно экономится место, отведённое для хранения бумажных документов.
Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме посредством применения электронной подписи – именно ЭП, которыми работодатель и сотрудник подписывают контракт, фиксируют юридическую значимость документа. Применение ЭП в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. И здесь появляется ещё одно преимущество – электронный трудовой договор нельзя незаметно изменить, а подписи подтверждают личности подписантов. Также нужно отметить, что электронные документы не портятся и не теряются, поэтому их проще хранить в течение установленного законом срока. Стороны в любой момент могут найти договор в электронном хранилище, посмотреть его, скачать и распечатать при необходимости.
Также преимущество электронного трудоустройства заключается в том, что компании могут расширить географию найма. Теперь сотрудники могут оставлять свои отклики на вакансии организаций, не ограничивая себя городом или регионом.
Как происходит процесс электронного трудоустройства?
Этот процесс во многом схож с обычным. Стороны согласовывают условия, которые касаются должности, заработной платы, обязанностей, графика и других параметров с помощью видеосервисов, мессенджеров или электронной почты. Собеседование также проходит он-лайн. Далее работник направляет необходимые документы, которые можно предоставить в виде скриншотов или скан-копий. Затем, с учётом достигнутых договоренностей и после проверки документов, работодатель составляет трудовой договор и направляет работнику на ознакомление. Стороны могут подписать договор с помощью Единой цифровой платформы «Работа в России» или в сервисе кадрового ЭДО работодателя.
Обратите внимание! Электронный трудовой договор, подписанный электронными подписями, является юридически значимым и ничем не отличается от бумажного. Однако сотрудник может написать заявление и запросить бумажный экземпляр договора или дополнительного соглашения к нему. Работодатель обязан направить документ в течение трех рабочих дней. Так же и сотрудник по требованию работодателя должен предоставить нотариально заверенные копии своих документов, которые он присылал при трудоустройстве.
Доверьте заботу о своих сотрудниках, в том числе иностранных, профессионалам – воспользуйтесь услугой подписания электронного трудового договора от компании ЦенТрМиг. Это позволит разгрузить ваши собственные кадровые и бухгалтерские службы, а также сократит расходы на персонал до 40%. Начать сотрудничество просто – достаточно заполнить специальную форму на нашем сайте.
