В статье рассмотрим, как настраивается интеграция 1С:Архив с 1С:Документооборот.
Кратко о возможностях системы 1С:Архив
Создание такой конфигурации, как 1С:Архив, – это, в первую очередь, требование времени. Всё больше предприятий переходит на электронный документооборот, совершенствуется законодательство и формируются требования по хранению электронных документов. Именно для корректного хранения электронных документов и был создан 1С:Архив.
Система 1С:Архив предлагает следующие возможности по хранению документов:
- Позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов, работающий по правилам российского делопроизводства и архивного дела;
- Гарантирует сохранение юридической значимости документов в течение всего срока хранения;
- Упрощает и ускоряет работу архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций;
- Позволяет гибко настроить права доступа: в разрезе видов документов, организаций, грифов доступа;
- Обеспечивает оперативный доступ к архивным документам, позволяет добавлять документы вручную;
- Проводит проверку контейнеров, позволяет настроить её регулярность;
- Также обеспечивает прием и хранение МЧД, поддержку актуальности электронной подписи;
- Снижает нагрузку на другие учетные системы.
Таким образом, документы, хранящиеся в 1С:Архив, соответствуют всем необходимым требованиям, предъявляемым к электронным документам: система обеспечивает их аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования, в том числе для доказательств в суде.
Встроенная интеграция 1С:Архив с 1С:Документооборот
Типовая конфигурация системы 1С:Архив имеет возможность интеграции с 1С:Документооборот. Данная интеграция обеспечивает:
- Передачу документов, загрузку подтверждений об их получении и проверке, удаление файлов переданных документов;
- Доступ к данным 1С:Архива из карточки 1С:Документооборота в соответствии с правами, установленными в 1С:Документообороте;
- Передачу НСИ, связей, виз, резолюций документов, ролей файлов и так далее;
- Удаление файлов уничтоженного документа и в 1С:Документооборот, и в 1С:Архив.
Настройка интеграции
Настройка интеграции 1С:Архив и 1С:Документооборот максимально проста:
- Необходимо опубликовать базу 1С:Архив на веб-сервере;
- В разделе "Настройка программы" в 1С:Документооборот включить интеграцию с 1С:Архив, указав необходимые параметры – адрес опубликованной базы, каталог обмена и пользователя с правами администратора, который будет подключаться к базе 1С:Архива для передачи данных.
Передача документов в 1С:Архив
Если интеграция между системами уже настроена, то архивные документы – то есть те документы, которые входят в закрытые дела, – автоматически будут переноситься в 1С:Архив.
При передаче документа из 1С:Документооборот в 1С:Архив в системе-источники ставится соответствующий статус, то есть появляется метка о том, что документ передан в 1С:Архив (Передано в архив дд.мм.гггг).
Также появляется ссылка на скачивание контейнера из архива, то есть настроенная интеграция позволяет посмотреть архивный документ в 1С:Документооборот. По умолчанию это могут сделать только те пользователи, которые имеют доступ к данному документу в 1С:Архив.
Карточка документа в 1С:Архив
Переданные в 1С:Архив документы имеют карточку, в которой хранится вся информация о документе:
- Реквизиты,
- Вложенные файлы,
- Подписи,
- Визы,
- Резолюции.
То есть всё, что было зафиксировано в 1С:Документооборот, переносится в 1С:Архив и сохраняется в карточке документа.
Кроме того, у вас есть возможность выгрузить документ из 1С:Архив в формате, который подходит для предоставления в ФНС, или же экспортировать все приложенные файлы.
Уничтожение дел
Система 1С:Архив поддерживает процедуру уничтожения дел.
Если дело было уничтожено в системе 1С:Документооборот, то эта информация также отразится в карточке дела в 1С:Архив и все документы, которые были включены в это дело, будут отмечены статусом "Уничтожен", автоматически проставится дата уничтожения.
Таким образом, интеграция систем 1С:Архив и 1С:Документооборот позволяет поддерживать полный цикл хранения электронных документов – от их создания до утилизации в соответствии с актуальными нормативно-правовыми актами.