В настоящее время эффективность в качестве одного из основных ресурсов любой организации, определяющим степень эффективности ее функционирования, целесообразно рассматривать потенциал работников.
В связи с этим особое значение имеет организация и проведение политики управления персоналом, неотъемлемой частью которого является оптимальная постановка кадрового делопроизводства.
Кроме того, необходимо отметить, что основным критерием, предъявляемым к организации и ведению кадрового делопроизводства, является соответствие данного процесса действующим нормативно-правовым актам, а также учет существующих методических рекомендаций, а также организационной структуры организаций.
Так, регулирование трудовых отношений в организациях реализуется на основе Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, нормативных правовых актов трудового законодательства (в том числе законодательство об охране труда), указов Президента Российской Федерации, нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации, а также иных федеральных органов исполнительной власти.
В связи с этим в качестве основного регулятора отношений «работник-работодатель» в организациях выступает Трудовой кодекс Российской Федерации.
Основной задачей рассматриваемого документа является защита прав работников и работодателей, а также создание оптимальных условий труда и правовое урегулирование трудовых споров.
Данное обстоятельство обуславливает тот факт, что Трудовым Кодексом устанавливаются правила трудового законодательства:
- права и обязанности работников;
- вопросы охраны труда; трудоустройство;
- профессиональная переподготовка и повышение квалификации;
- права и обязанности работодателя;
- оплата труда;
- нормирование труда;
- порядок и правила разрешения трудовых споров;
- гарантируется право работника на защиту здоровья, своего достоинства, на социальное страхование, судебную защиту прав и свобод, возмещение вреда, причиненного во время трудовой деятельности.
Кроме того, в рамках осуществлении деятельности кадровых служб могут использоваться закрепленные Кодексом Российской Федерации положения об административных правонарушениях в части привлечения к административной ответственности по отдельным видам административных правонарушений.
Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает необходимость использования русского языка в деятельности учреждений и организаций, а также в ведении делопроизводства.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, связанные с поиском, получением, передачей, производством и распространением информации; регламентирует применение информационных технологий, обеспечивает защиту информации.
В деятельности кадровых служб, организаций, имеющих выраженную специфику деятельности могут применяться следующие нормативно-правовые акты, изданные Правительством Российской Федерации.
Так, совместное постановление Совета Министров и Правительства РФ «О реализации Закона Российской Федерации «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании» устанавливает перечень медицинских противопоказаний для осуществления отдельных видов профессиональной деятельности.
В соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры» Министерством труда принято постановление «Об особенностях работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры».
На основании Федеральных законов и нормативных правовых актов Правительства РФ профильные федеральные министерства и ведомства разрабатывают собственные документы, регламентирующие трудовую сферу.
Еще одним регулятором трудовых отношений, а значит и кадрового делопроизводства, выступает Приказ ФМС от 28.06.2010 №147 «О формах и порядке уведомления Федеральной миграционной службы об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности на территории Российской Федерации», который определяет порядок и формы информирования Федеральной миграционной службы о работе в организации иностранных граждан.
Отдельно стоит рассмотреть нормативные правовые основания ведения делопроизводства в организациях, так как важно не только уметь грамотно применять все законы и подзаконные акты, но и на их основе создавать нормативно-методические документы, необходимые для работы с распорядительной документацией.
В целях организации эффективной работы с документацией и соблюдения действующих норм и требований к оформлению документов, построению системы документооборота в учреждениях высшего образования разработаны следующие нормативные правовые документы:
- Федеральный закон о государственном языке Российской Федерации указывает на необходимость составления документов по личному составу работников на русском языке;
- Нормы Федеральных законов «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и «О противодействии коррупции» устанавливают обязательства кадрового работника использовать и оперировать личной информацией о работнике, например, при составлении отчетов или подготовке ответов на запросы сторонних организаций, только при получении от него письменного согласия на обработку персональных данных с указанием перечня таких данных.
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ, определяют основные этапы документооборота и нормы оформления отдельных документов;
- ГОСТ Р 7.0.97-2-16 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», содержит требования, предъявляемые к реквизитам документов, в том числе по личному составу;
- Рекомендации по заполнению трудовых книжек и пр.
Таким образом, основываясь на анализе приведенных данных можно сделать следующие выводы:
- В современных условиях эффективность в качестве одного из основных ресурсов любой организации, определяющим степень эффективности ее функционирования, целесообразно рассматривать потенциал работников.
- В связи с этим особое значение имеет организация и проведение политики управления персоналом, неотъемлемой частью которого является оптимальная постановка кадрового делопроизводства.
- В качестве основной особенности кадрового делопроизводства целесообразно выделить его связь с нормами трудового законодательства, а также достаточно четкую регламентацию в рамках таких документов, как: федеральные конституционные законы, федеральные законы, нормативные правовые акты трудового законодательства (в том числе законодательство об охране труда), указы Президента Российской Федерации, нормативные правовые акты Правительства Российской Федерации, а также иных федеральных органов исполнительной власти, методические рекомендации, локальные документы организаций.
Кадровая документация
В настоящее время в рамках структуру управленческих документов принято выделять особый комплекс документов, связанных с оформлением трудовых правоотношений между физическими и юридическими лицами. Так, Трудовой кодекс Российской Федерации регламентирует трудовые правоотношения предприятия с работником.
Данное обстоятельство обуславливает тот факт, что кадровая документация формируется в организациях различного функционала, организационной структуры и форм собственности. В связи с этим кадровая документация имеет достаточно разнообразный и сложный видовой состав и классифицируется по нескольким основаниям.
Так, по целевой принадлежности выделяют следующие документы:
- кадровые документы, связанные с управление персоналом, к которым относятся планы, отчеты, положение о подборе персонала, аттестации и др.;
- документы, фиксирующие движение кадров от момента приема на работу до увольнения и осуществляющие учет личного состава организации (трудовой договор, приказы по личному составу, личные карточки работников, график отпусков, заявления работников и пр.).
В рамках основных кадровых функций выделяют следующие категории документов:
- документы по приему на работу;
- документы по вопросам перевода на другую работу;
- документы, создаваемые в рамках увольнения работника;
- документы по поощрению работников;
- документы по вопросам взысканий, наложенных на работников и др.
В качестве еще одного критерия классификации целесообразно рассматривать степень обязательности документов, в рамках которого выделяют:
- обязательные документы;
- условно обязательные
- необязательные документы.
Особого внимания заслуживает документация по личному составу, под которой понимается совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.
Кадровая документация является подтверждением прав граждан на труд и на социальное обеспечение по старости или инвалидности, именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. За ведение деловой документации, в том числе кадровой, руководители организаций несут персональную ответственность и могут быть привлечены к административной ответственности.
Таким образом, кадровая документация включает в свой состав различные организационно-распорядительные и информационно-справочные документы. Так, организационно-правовой документацией регламентируется управление персоналом (штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка). Распорядительными документами оформляют решение вопросов подбора и расстановки кадров (приказы по личному составу, распоряжения). Информационно-справочные документы представляют собой справки, докладные записки, акты.
Таким образом, основываясь на анализе приведенных данных целесообразно сделать следующие выводы:
- С помощью создания, использования и хранения кадровой документации решается достаточно широкий спектр задач. В связи с этим кадровая документация имеет сложный видовой состав и классифицируется по различным основаниям.
- В качестве основных критериев для классификации кадровой документации целесообразно рассматривать: целевую принадлежность, функции кадровой службы, степень обязательности.
- Обязательными и наиболее распространенными кадровыми документами являются: приказ о приеме на работу, трудовой договор, трудовая книжка, штатное расписание, личные дела работников, приказ об увольнении работника и пр.
