Почему важно отказаться от эмоций, запастись цифрами и опросить конкурентов.
Ольга Светличная, HRD IT Smart Finance, рассказала, как договориться даже с самым принципиальным боссом.
Для примера возьмем ситуацию, когда вам нужно согласовать увеличение штата в отделе телемаркетинга на 9 человек.
Подготовка к переговорам
Поймите, что вы с руководителем на одной стороне
Эйчар и собственник бизнеса или топ-менеджер — партнеры, которым нужно договориться и принять совместное решение. Если будете доверять друг другу, все сработают эффективнее.
Определите, кто решит проблему
Перед тем, как провести переговоры, спросите себя: решит ли проблему тот, с кем хотите ее обсудить, не потратите ли время зря, тот ли вопрос обсуждаете?
Иногда стоит «продать» идею промежуточному звену, например, линейному руководителю, у которого есть нерешенные вопросы с персоналом.
Обозначьте цель и соберите статистику
Проанализируйте, достаточно ли у вас аргументов, уверены ли в своей позиции, готовы ли ее обосновать и отстоять? Если хотите использовать статистику или другие материалы, заранее направьте их участникам.
Ищите единомышленников
Поговорите с заинтересованными сотрудниками, чтобы получить их поддержку. Я любую встречу начинаю одинаково — с повестки. Например: «Коллеги, мы сегодня собрались, чтобы обсудить наем людей в отдел телемаркетинга. У нас для этого 15 минут». Дальше слежу за временем, смотрю, чтобы сотрудники не отклонялись от темы.
Лайфхак: задавайте участникам вопросы, так они поймут, что могут повлиять на ход диалога.
Как провести встречу с начальником
Не обсуждайте важные темы в коридоре и на бегу. Договоритесь и назначьте удобное каждому время, внесите встречу в личные расписания.
Будьте объективны и откажитесь от эмоций
Подкрепляйте позицию фактами, аргументами, примерами и рисками. Чем меньше эмоций и больше логики, тем успешнее переговоры. Вас будут воспринимать всерьез, а это важно. Не давите, чтобы не нарваться на агрессивную реакцию.
Например: «Сегодня у нас есть 30 минут чтобы обсудить ситуацию подбора операторов в отдел телемаркетинга. Хорошим результатом встречи будет согласованный план и сроки найма. Кратко опишу ситуацию и возможные варианты решения».
Перечисляйте факты, например: «за 2,5 месяца удалось трудоустроить 5 специалистов в отдел, но нужно еще 9. По вакансии работает один выделенный рекрутер, вот воронка подбора, источники поиска, количество холодных ежедневных звонков. Если ничего не менять, то поиски затянутся еще минимум на шесть месяцев, это недопустимо». Опишите свои предложения, подсветите риски и плюсы каждого варианта, затраты. Обсуждайте и принимайте решение вместе с начальником.
Важно следить за таймингом и управлять дискуссией, чтобы в итоге прийти к решению проблемы. Не уходите в эмоции — «нам надо и все!», угрозы — «я тогда уволюсь!» или излишнее давление — «в других компаниях все так делают». Бесполезно продавливать свою точку зрения, нужно выстраивать диалог.
Сообщите руководителю о цели разговора
Кратко опишите ситуацию, особенно, если сами инициировали встречу.
Например: «Сейчас штатная численность отдела 12 человек: 11 работают, 1 вакансия в подборе. Руководитель подготовил обоснование, по которому мы увеличим штат еще на 9 человек, документ отправляла вам на почту».
Предложите несколько решений проблемы
Опишите преимущества и риски каждого варианта. Например, можно уменьшить план, но тогда мы не достигнем показателей, можно поставить сотрудникам дополнительные смены, но из-за переработок вырастут текучка и оплата труда. Третий вариант — сократить продуктовую линейку.
Выделите решение, которое считаете лучшим, и аргументируйте его
Так и скажите: «Сейчас озвучу, как мне кажется, приоритетный вариант».
Используйте цифры, например, сравните затраты на персонал и доход, который принесут дополнительные сотрудники. С этими данными поможет руководитель подразделения.
Ссылайтесь на опыт коллег или конкурентов. Однажды мы долго не могли закрыть позицию главного бухгалтера. Искали кандидата с опытом в нашей сфере и не находили. Когда собирали рекомендации, коллеги поделились, что брали людей вообще не из отрасли, и они успешно работают. Я привела в пример эти кейсы, предложила, как усилить кандидата не из сферы и мы с руководителем договорились посмотреть таких соискателей: нашли сильного непрофильного главбуха, пригласили внешнего эксперта для дополнительной оценки по хардам и сделали оффер!
Отработайте возражения
Дайте начальнику высказаться: «Какие у вас есть вопросы? Что думаете о ситуации?». Действуйте, как продажник, на возражение «очень дорого» ответьте: «я вас понимаю, этот вариант действительно увеличит расходы на ФОТ, но принесет дополнительную прибыль».
Если вы не договоритесь, честно объясните руководителю последствия и запросите обратную связь.
Еще три совета
Планируйте бюджет
Руководителю проще расстаться с деньгами, если это запланировано. К тому же в его глазах вы будете системным человеком, который умеет мыслить стратегически.
Планируйте все заранее, чтобы избежать стресса. В конце года запросите у отделов планы по росту численности сотрудников. Сведите их в одну таблицу и работайте по ней.
Развивайте стратегическое мышление. Иногда ставьте себя на место руководителя, чтобы лучше понимать его реакции и решения.
Материал по теме: «Прокачивает креативность и объединяет»: зачем нужен стресс на работе
Поделитесь, как обсуждаете затраты на подбор персонала?
