В современном мире, где время — это один из самых ценных ресурсов, ведение учета рабочего времени перестало быть просто формальной процедурой. Руководители компаний осознают, что оцифровка рабочих процессов – необходимый шаг для успешного процветания и конкурентоспособности на рынке.
Как работает модуль учета рабочего времени в программе СКУД ControlGate и какую ценность несет для компаний — читайте в этой статье.
Рассмотрим несколько ключевых преимуществ этой практики:
Оптимизация процессов и ресурсов: УРВ позволяет более точно определить, какие задачи занимают больше времени, а какие — меньше. Это помогает выявить узкие места в процессах работы и оптимизировать их для повышения эффективности.
Контроль затрат: четкий учет времени позволяет более точно оценивать затраты на проекты и задачи. Это особенно важно при работе по проектам с фиксированным бюджетом. Зная, сколько времени и ресурсов требуется на выполнение определенных задач, бизнес может более точно планировать свои расходы и избегать перерасхода бюджета.
Оценка производительности сотрудников: учет рабочего времени позволяет оценить производительность сотрудников на основе фактически отработанного времени. Это помогает выявить наиболее продуктивных сотрудников, а также обнаружить тех, кто нуждается в дополнительной поддержке или обучении. Более объективная оценка производительности способствует справедливому распределению вознаграждений и повышению мотивации персонала.
Соблюдение рабочих нормативов и законодательства: учет рабочего времени позволяет контролировать соблюдение рабочих часов, отпусков, переработок и других рабочих нормативов, что важно для соблюдения законодательства и внутренних политик компании.
Мотивация сотрудников: честный и прозрачный учет времени позволяет справедливо вознаграждать сотрудников за их труд и достижения. Это мотивирует и способствует вовлеченности сотрудников.
Возможности модуля учёта рабочего времени от ControlGate
Компания ControlGate разработала систему, с помощью которой на мониторинг деятельности компании у Вас будет уходить всего несколько минут в день.
График рабочего времени
Является обязательным компонентом в системе учета рабочего времени (СУРВ). Помимо стандартных недельных, предусмотрены свободные графики любой продолжительности. Возможность их настройки предоставляется в неограниченном количестве. Они могут быть унаследованы индивидуально сотрудниками, а также должностями, подразделениями или всем предприятием.
Важно отметить, что настроить смены или графики может любой сотрудник и для этого не требуется обращаться к сисадмину, программисту или в техподдержку. Также при настройке графика можно игнорировать праздничные и выходные дни с производственного календаря.
В случае перехода через 00:00, весь интервал отработанного времени будет засчитан в день начала смены. Например, если смена началась в понедельник и закончилась в среду, то весь отработанный период будет отображен в понедельник, а вторник и среда будут пустыми.
Правила определения нарушений режима
Данная функция позволяет определять различные виды нарушений, требующих контроля. Например, опоздания, отсутствия, ранние приходы и поздние уходы. Эти данные затем суммируются и экспортируются в табель учета рабочего времени (Т-13). Настройка осуществляется индивидуально под каждое предприятие.
Также в системе реализован режим удаленной проходной. К примеру, от проходной до рабочей зоны идти 15 минут, и этот параметр можно заложить в систему. Опоздание учитывается начиная с 16 минуты. Если сотрудник прибыл на проходную в 18:00, это означает, что он отошел от рабочего места на 15 минут раньше. Для подразделений и отдельных сотрудников можно настраивать разные временные интервалы, учитывая их удаленность от главного входа.
Для каждого типа отклонения можно установить допустимый временной интервал, в пределах которого допускается опоздание. Отлучки суммируются в минутах. Например, офисному работнику положено отлучаться на 15 минут каждые 2 часа, соответственно это необходимо учитывать. Таким образом, Вы можете задать в системе допустимое время отлучки, а превышение этого времени будет считаться нарушением.
С точки зрения трудового законодательства соблюдаются все установленные нормы.
Рабочие зоны
Система “мыслит” зонами, а не проходами, что позволяет разграничивать рабочие территории для каждого сотрудника. Это обеспечивает точное определение фактически отработанного времени, выраженного в процентах (КПД).
Приведем пример: на заводе есть токарь, который работает исключительно в одном из десяти токарных цехов. Система автоматически учитывает его рабочее время только в этом цехе. Руководителю отдела можно назначить в качестве его рабочей зоны все помещения, в которых он осуществляет руководство.
Одним из неочевидных преимуществ такой системы является возможность оптимизации перемещений сотрудников или перестановки оборудования для повышения производительности.
Действия при отсутствии выхода из рабочей зоны
Мы разработали алгоритм, позволяющий системе автоматически перемещать сотрудника из рабочей зоны по завершению его смены или в определенное время. К примеру, сотрудник не отметился на проходной, а выехал на машине с коллегой. По окончанию рабочего графика в системе отобразится, что данный человек покинул рабочую зону. По усмотрению руководителя назначается штраф за выход с территории предприятия без отметки в системе.
Программой также предусмотрена настройка, при которой не будет учитываться последнее посещение без отсутствия выхода за пределы предприятия, так как рабочее время в таком случае корректно отследить не получится, ведь сотрудник мог просто отметиться на входе и уйти домой.
В результате снимается проблема вручную отслеживать реальное присутствие каждого подчиненного.
Гибкость настройки расписания
У многих производителей систем контроля доступа до сих пор остается актуальной проблема неудобной настройки прав доступа и расписаний. Например, при добавлении нового пользователя требуется отдельно создавать для него расписание, настраивать права доступа и все эти действия разбросаны по различным вкладкам. Затем все эти настройки необходимо объединить в единую работоспособную схему. Этот процесс является крайне неудобным и сложным.
Мы пошли другим путем и сделали все в одном окне. Вы без труда и всего в два клика сможете настроить конкретному сотруднику, должности или всему подразделению расписание, по которому необходимо приходить на работу, а также назначить права доступа.
Производственный календарь
Программа автоматически подгружает производственный календарь с официального сайта gov.ru, в котором учитываются все праздничные, предпраздничные и выходные дни. Также у Вас есть возможность добавлять корпоративные выходные. В случае переработки система будет вычислять время, согласовывая расчет с производственным календарем.
Больничный и командировки
В случае больничного документ обычно поступает после выздоровления, что может привести к тому, что система воспримет это как нарушение трудовой дисциплины. Однако в программе есть возможность внести информацию о болезни, и тогда СУРВ автоматически пересчитает рабочее время.
Также можно фиксировать и командировки. Расчет в этом случае будет производится согласно установленному графику.
Помимо этого, есть возможность изменить график работы для конкретного сотрудника, не затрагивая при этом общие графики.
Типы расчета рабочего времени
Нормированный — это простой метод расчета, при котором на каждый рабочий день устанавливается определенный график работы, которому должен следовать сотрудник.
Суммированный — это метод расчета, при котором время работы сотрудника суммируется за определенный период, например, за неделю, месяц или другой выбранный промежуток времени. При таком методе не учитываются отлучки и опоздания, основная цель - отработать заданное количество часов. Такой метод позволяет полностью уйти от ведения табелей и востребован на многих современных предприятиях.
СУРВ наделена оперативным модулем, который автоматически оповещает о задержках сотрудников. Это позволяет в кратчайший срок найти замену или связываться с сотрудником для уточнения причины опоздания. Кроме того, предусмотрена индивидуальная настройка для каждого сотрудника. Например, можно создать сценарий, при котором сработает предупреждение, если сотрудник суммарно отсутствует на рабочем месте более установленного времени.
При подключении модуля “Информатор” система автоматически отправляет руководителю уведомления об опоздании
В заключение
Яндекс wordstat говорит нам, что за последние 3 года поиск решения учета рабочего времени вырос в 5 раз, в 2021 год примерно 20 тыс. запросов в месяц, в 2024 более 100 тыс. запросов.
Ведение учета рабочего времени — это необходимая практика для любого бизнеса, стремящегося к эффективному управлению и повышению производительности. Это инструмент, который помогает оптимизировать процессы, контролировать затраты, оценивать сотрудников, частично решать проблему дефицита кадров и создает здоровую рабочую среду.
Приглашаем всех на личную онлайн-встречу (ВКС) для демонстрации работы программы. Встреча занимает 15 минут, а увеличивает прибыль почти в 2 раза.
Оставляйте заявку на сайте ControlGate
