В настоящее время на эффективность работы организаций и учреждений, имеющих различные цели и задачи функционирования, а также относящаяся к любым видам собственности влияет множество факторов. В качестве одного из важнейших факторов целесообразно рассматривать качество постановки работы с документами и обеспечение их движения, как внутри организации, так и за ее пределами.
В связи с этим особое значение приобретает оптимальная организация и постоянное совершенствование процесса документационного обеспечения управления. Для реализации указанного направления необходимо рассмотреть и проанализировать основные понятия документационного обеспечения управления.
Под документационным обеспечением управления понимается деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами[1].
В связи с этим документационное обеспечение управления является достаточно сложным и комплексным процессом, поэтому его понятийный аппарат связан, как с документоведением и архивоведением, так и с науками об управлении. Так, ключевым понятием документационного обеспечения управления является документ.
Содержание данного понятия отражено в международных, федеральных, региональных, муниципальных нормативно-правовых и методических документах, локальных документов организаций, а также научных публикациях по документоведению. Действующим государственным стандартом определено, что документ представляет собой зафиксированную на носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[2].
Современные терминологические словари, отражающие сферу управления документами, предлагают такое же определение[3]. Кроме того, необходимо отметить, что научным сообществом не выработано универсального подхода к определению содержания понятия документ.
Данная проблема вызвана тем, что документ является объектом изучения нескольких научных дисциплин, к которым можно отнести археографию, источниковедение, архивоведение, а также библиотековедение и иные науки. В связи с этим определение документа целесообразно формировать с учетом его триединой природы[4], предполагающей наличие следующих аспектов:
- материальный объект (физический носитель);
- зафиксированная на материальном носителе информация;
- регулятор фактов, событий, явлений, процессов и деятельности[5].
В настоящий момент существует два основных направления к определению понятия документ:
- классическое документоведение (наиболее яркими представителями являются К.Г. Митяев, К.Б. Гельман-Виноградов, М.В. Ларин, Т.В. Кузнецова, А.Н. Сокова, Я.З. Лившиц и др.);
- библиотечное толкование (основными представителями являются Н.Н. Кушнаренко, Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка и др.).
Говоря о данных подходах стоит отметить, что применительно к понятию документа, а также формулированию его функционального назначения и признаков существенных разногласий между исследователями не возникает.
Отличие данных точек зрения наиболее ярко проявляются в выработке критериев для отнесения конкретных информационных объектов к категории документов. Применительно к документационному обеспечению управления целесообразно применять подход классического документоведения. Так, документационное обеспечение управления выделяет документ среди иных объектов, которые не предполагают наличие фиксацию различными созданными человеком способами смысловой информации, воспринимаю и понимаемую человеком или информационной системой, в том числе с помощью технических средств, то есть документ носит рукотворный характер.
Кроме того, документационное обеспечение управления рассматривает официальные документы, имеющие юридическую силу (значимость), под которой в рамках рассматриваемого процесса понимается признак документа, предполагающий наличие возможности документа, как непосредственно (для нормативно-правовых актов), так и опосредованно инициировать юридические последствия. Таким образом, под официальным документом понимается документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке[6].
В связи с этим одними из ключевых понятий документационного обеспечения управления являются формуляр и реквизит документа, так как именно они гарантируют правильность оформления документации. В настоящее время под реквизитом понимается элемент оформления документа[7].
Формуляр представляет собой совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности[8]. Реквизиты и формуляры документов оформляются в соответствии с нормами и правилами установленными государственным стандартом[9], правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[10], а также инструкциями и стандартами по делопроизводству конкретных организаций.
Важнейшее значение для документационного обеспечения управления имеет назначение и оформление документа и сфера деятельности конкретной организации, а значит и такое понятие как система документации. Под системой документации, как правило понимается совокупность документов, взаимосвязанный по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к оформлению.
Кроме того, для документационного обеспечения управления большое значение имеют такие понятия, как организационно-правовой, организационно-распорядительный и информационно-справочный документы. Под организационно-правовой документацией понимается комплекс документов, регламентирующих статус организации, ее структуру, функции и пр.[11].
Организационно-распорядительная документация представляет собой условное обозначение комплекса документов, создаваемых организацией в процессе организационно, распорядительной, информационной деятельности[12]. Под информационно-справочной системой документации понимается комплекс документов, создаваемых для фиксации управленческой информации в целях ее передачи и использования, в том числе для инициирования управленческих решений[13].
Осуществление организацией своей деятельности невозможно без организации документооборота, под которым понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки[14]. Документооборот также является одним из основных понятий в системе документационного обеспечения управления.
С точки зрения наук об управлении документационное обеспечение управление целесообразно рассматривать как бизнес-процесс, под которым понимается устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, по определенной технологии преобразующей входы в выходы, представляющие ценность для потребителя[15].
С точки зрения процессного подхода служба ДОУ участвует в различных вспомогательных процессах, к которым можно отнести текущее хранение документации, осуществление контроля (срокового, а также контроля по существу для документов, непосредственно касающихся документирования управленческой деятельности), принятии управленческих решений (ведение справочной и аналитической работы по результатам исполнения документов) и др.
Однако основным процессом, для которого служба ДОУ выступает владельцем и несет полную ответственность за его эффективное выполнение, является документирование. Данный процесс состоит из достаточно большого количества подпроцессов таких как, подготовка проекта документа, согласование, удостоверение, включение в систему и т.д. Подпроцессы в свою очередь делятся на более простые операции, выполняемые в рамках заданной последовательности определенными исполнителями и составляющие жизненный цикл документа, а также его отдельные этапы.
В связи с этим возникает объективная потребность реализации управления документами, что является одним из базовых понятий документационного обеспечения управления. Так, под управлением документами понимается совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих операций)[16].
Таким образом, документационное обеспечение управления имеет достаточно сложный и обширный понятийный аппарат, связанный, как с документоведение, так и науками об управлении (менеджментом). Основные понятия документационного обеспечения управления, характеризуют, как сам документ, так и основные этапы его жизненного цикла, и управление документопотоками.
[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения. – М: Стандартинформ. – 2013. – С. 2
[2] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения. – М: Стандартинформ. – 2013. – С. 2
[3] Управление документами. Термины и определения: словарь / М. В. Ларин [и др.]. - М.: ВНИИДАД, 2013. – С. 30
[4] В.Ф. Янковая Понятие и признаки документа // Отечественные архивы. – 2017. - № 2. – С. 16
[5] Козлов В.П. Жизнь документа // Делопроизводство. – 2015. - № 1. – С. 12
[6] Управление документами. Термины и определения: словарь / М. В. Ларин [и др.]. - М.: ВНИИДАД, 2013. – С. 61
[7] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения. – М: Стандартинформ. – 2013. – С. 5
[8] Там же. – С. 5
[9] ГОСТ Р 7.0.97-2-16 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». – М.: Стандартинформ. - 2017. – 31 с
[10] Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»// Российская газета. – 2009. – 24 июня.
[11] Управление документами. Термины и определения: словарь / М. В. Ларин [и др.]. - М.: ВНИИДАД, 2013. – С. 58
[12] Управление документами. Термины и определения: словарь / М. В. Ларин [и др.]. - М.: ВНИИДАД, 2013.
[13] Там же. – С. 40
[14] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения. – М: Стандартинформ. – 2013. – С.8
[15] Елиферов В. Г., Репин В. В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. М,: ИНФРА-М, 2005. С. 17.
[16] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М.: Стандартинформ, 2007. –С. 2
