Компании все чаще нанимают самозанятых. Это выгодно — ведь в таком случае не нужно платить страховые взносы. При этом компания не устанавливает прочных контактов с работником. Однако важно правильно составлять документы, чтобы не возникло юридических проблем.
Материал написан редакцией Traffic Cardinal — это медиа о маркетинге, арбитраже трафика и заработке в Интернете. Подписывайтесь на наш Телеграм, чтобы быть в курсе актуальных новостей манимейкинга!
Когда компании выгодно привлечь самозанятого
Когда дело доходит до найма для выполнения конкретных задач, компании часто используют возможность привлечения самозанятых лиц под специальным налоговым режимом против найма сотрудников на полный рабочий день.
Сотрудники, работающие полный рабочий день, обычно нанимаются для выполнения конкретных должностных функций, а не конкретных задач. С другой стороны, самозанятые лица заключают контракты на выполнение определенных задач для клиентов. Это фундаментальное различие приводит к различиям между подрядчиками по гражданско-правовым договорам и штатными сотрудниками.
Подрядчики по договорам гражданско-правового характера:
- Получают оплату по факту выполнения конкретных задач согласно акту выполненных работ.
- Имеют автономию в выборе методов и графиков выполнения задач, не связанную правилами внутреннего трудового распорядка.
- Могут делегировать задачи другим, если это разрешено контрактом.
- Несут расходы по выполнению задач и организовывают свое рабочее пространство.
- Часто имеют несколько клиентов и работают независимо.
Напротив, штатные сотрудники:
- Получают регулярную заработную плату за выполнение должностных функций, обычно выплачиваемую два раза в месяц.
- Работают под руководством и контролем работодателя, соблюдая правила внутреннего трудового распорядка.
- Работают лично, без возможности делегировать задачи.
- Предоставляют и оборудуют свои рабочие места за счет работодателя.
- Обычно имеют одного работодателя, с которым поддерживают долгосрочные отношения.
Для компаний обеспечение соблюдения налогового и трудового законодательства имеет первостепенное значение. Сотрудники, работающие полный рабочий день, требуют от компании уплаты налогов и страховых взносов, в том числе 13% подоходного налога с населения и 30% страховых взносов, а также предоставления оплачиваемого отпуска.
Однако самозанятые лица работают под другим налоговым режимом, освобождая компанию от некоторых финансовых обязательств. Они несут ответственность за уплату налогов в рамках специального налогового режима и не получают от компании льгот в виде оплачиваемого отпуска.
В результате наем сотрудников на полный рабочий день выгоден компаниям, которым требуется последовательное выполнение задач в рамках конкретных должностных функций и долгосрочное сотрудничество.
С другой стороны, привлечение самозанятых лиц более рентабельно для проектной работы или нерегулярных задач. Например, наем самозанятого лица на специальном налоговом режиме для разового рекламного проекта может оказаться более экономичным, чем наем штатного сотрудника.
Однако компаниям крайне важно тщательно принимать эти решения. Регулирующие органы, такие как Федеральная налоговая служба и Инспекция труда, контролируют соблюдение налогового и трудового законодательства, следя за тем, чтобы компании не использовали лазейки для уклонения от обязательств или лишения работников их прав.
Налоговая служба контролирует компании, чтобы предотвратить уклонение от уплаты налогов путем неправильной классификации работников. Между тем, Инспекция труда защищает права работников, гарантируя, что они получают льготы и защиту, полагающиеся им в соответствии с трудовым законодательством.
Несоблюдение правил может повлечь за собой суровые наказания для компаний, включая штрафы в размере от 5 тысяч до миллиона рублей, в зависимости от серьезности нарушения.
Что касается вопроса о том, где могут работать самозанятые лица, то здесь гибкость лежит на них. Поскольку они действуют в соответствии с гражданско-правовыми соглашениями, они имеют право работать из дома или в любом месте по своему выбору без вмешательства со стороны клиента.
Однако любая попытка клиента установить контроль над рабочей средой может привести к переклассификации соглашения в трудовой договор.
Какую работу нельзя делегировать
Когда дело доходит до решения сложных вопросов трудоустройства, компании часто оказываются на распутье, взвешивая выбор между наймом самозанятого под конкретным налоговым режимом для выполнения конкретной задачи или выбором штатного сотрудника.
Это решение зависит от тонкого понимания трудовых отношений и гражданского права.Например, есть такие ограничения:
- Ограничение на продажу продукции не собственного производства. Закон предусматривает, что самозанятые лица могут продавать только товары, которые они произвели сами, исключая перепродажу товаров, приобретенных у поставщиков. Однако существуют исключения, например, продажа личных вещей через такие площадки, как Авито.
- Продажа подакцизной и маркированной продукции. Товары, подлежащие акцизному налогу или обязательной маркировке, такие как алкоголь, табак и некоторые фармацевтические препараты, запрещены для самозанятых лиц. Попытка участия в таких сделках может повлечь за собой правовые последствия.
- В интересах других. Самозанятые лица не могут действовать в интересах других или заниматься деятельностью, обычно предназначенной для конкретных профессий, таких как юриспруденция или посредничество. Нарушение этих запретов может привести к налоговым обязательствам и юридическим санкциям.
- Добыча и продажа полезных ископаемых. Без надлежащей регистрации и лицензирования. Подобные усилия требуют формальных бизнес-структур для обеспечения соблюдения нормативной базы.
- Предоставление услуг бывшим работодателям. Хотя существует прямой запрет на период после увольнения, некоторые соглашения, такие как заключение общих контрактов на оказание услуг, разрешены, но подлежат налогообложению и контролю.
- Посредничество. Разграничение между разрешенной внештатной работой и незаконной трудовой практикой зависит от различных факторов, включая характер соглашений и уровень контроля, осуществляемый договаривающимися сторонами.
Государственные ведомства, в том числе Федеральная налоговая служба и Роструд, используют сложные механизмы мониторинга для выявления и пресечения незаконных трудовых договоров. С помощью анализа данных и распознавания закономерностей они выявляют организации, пытающиеся обойти трудовое законодательство, ошибочно классифицируя работников как самозанятых.
Попытки тайно перевести сотрудников на самозанятость строго контролируются, а тех, кто уличен в нарушениях, ждут суровые наказания. Ответственность за соблюдение трудового законодательства и налоговых обязательств ложится на работодателей, чтобы не столкнуться с финансовыми последствиями и репутационным ущербом.
Ограничения на применение НПД
Понимание различий между трудовыми отношениями и гражданским правом имеет первостепенное значение для принятия осознанного выбора.
Самозанятые лица могут заниматься определенной деятельностью, но они не имеют права платить налог на профессиональный доход, что приводит к необходимости уплаты налогов по общему методу.
В частности, самозанятым лицам запрещено платить НПД по доходам, полученным из различных источников, включая заработную плату, вознаграждения от бывших работодателей в течение двух лет после увольнения, доходы от ценных бумаг, договоры простого товарищества, доходы в натуральной форме, завещательные завещания, доход от продажи активов и многое другое.
Последствия сотрудничества компании с самозанятыми лицами в этой деятельности зависят от характера соглашения, заключенного с плательщиком NPA. Например, по договору купли-продажи недвижимости компания освобождается от НДФЛ и страховых взносов для самозанятых. И наоборот, контракты с бывшими сотрудниками в течение двух лет после увольнения обязывают компанию платить как НДФЛ, так и страховые взносы за самозанятых, как если бы они сотрудничали с лицом, лишенным статуса.
Выявление несанкционированной деятельности самозанятых лиц входит в компетенцию налоговой службы, которая использует различные индикаторы и проводит дополнительную проверку при возникновении подозрений.
К таким показателям относятся: обозначение задач в чеках, реклама услуг, запросы потенциальных клиентов, а также система проверки Федеральной налоговой службы, использующая автоматизированные алгоритмы мониторинга и оценки точек риска на основе частоты платежей, источников, сотрудничества с бывшими работодателями и сервиса. номенклатура по чекам.
Например, безобидное на первый взгляд обозначение задачи в квитанции типа «Сдается гараж» может вызвать интерес налоговой инспекции, поскольку подразумевает участие в деятельности, не разрешенной НПД.
Аналогичным образом, реклама услуг или продуктов в Интернете может привлечь внимание налоговых органов. Даже запросы от предполагаемых клиентов могут быть тщательно проверены на предмет соблюдения налогового законодательства. Кроме того, система проверки Федеральной налоговой службы постоянно оценивает компании и самозанятых лиц, отмечая те, которые требуют дальнейшего расследования на основе заранее определенных параметров риска.
Как учесть оплату самозанятому
Когда дело доходит до решения конкретных задач, компании часто оказываются на распутье: привлечь индивидуального предпринимателя под особым налоговым режимом или остановить свой выбор на штатном сотруднике? Это решение зависит от четкого понимания различия между трудовыми отношениями и гражданским правом.
При рассмотрении выплат самозанятым лицам в составе расходов учитываются различные налоговые режимы. К ним относятся ОСНО, Единый сельхозналог и упрощенная система налогообложения «доходы минус расходы».
Важно отметить, что расходы подтверждаются одним документом: квитанцией, выдаваемой самозанятым лицом. Примечательно, что акт об оказании услуг не является достаточным доказательством расходов, однако может служить подтверждением оказания услуги.
Самозанятые лица обязаны выдать квитанцию при определенных обстоятельствах:
- Если их услуги оплачиваются наличными или электронным переводом, квитанция должна быть выдана незамедлительно после получения средств.
- В случае банковских переводов квитанция должна быть выдана не позднее 9-го числа месяца, следующего за платежом.
Стоит отметить, что квитанция может быть сгенерирована в электронном виде, передана по электронной почте или через платформы обмена мгновенными сообщениями, что устраняет необходимость в физических копиях.
Невыдача чека самозанятым лицом может создать проблемы для обеих участвующих сторон. Поэтому крайне важно оперативно решать любые вопросы через службу жалоб, доступную на сайте ФНС.
Какие документы нужно составить
Ситуация в сфере занятости меняется, предоставляя компаниям выбор между наймом самозанятых лиц в рамках специального налогового режима для выполнения конкретных задач или выбором сотрудников на полный рабочий день.
Чтобы эффективно принять это решение, крайне важно уловить различие между трудовыми отношениями и гражданским правом.
Тенденция самозанятости находится на подъеме, о чем свидетельствуют данные ФНС России. В 2022 году число плательщиков налога на профессиональный доход (НДФЛ) выросло в 1,7 раза по сравнению с 2021 годом.
Этот постоянный рост можно объяснить, прежде всего, благоприятным характером специального налогового режима для физических лиц и индивидуальных предпринимателей, работающих самостоятельно.
Компании все чаще привлекают самозанятых лиц, особенно когда сталкиваются с временными скачками рабочей нагрузки или необходимостью в разовых услугах.
Компаниям важно осознавать, что прием на работу самозанятого лица, ранее являвшегося их работником и уволившегося в течение последних 2 лет.
Кроме того, существуют особые соображения при взаимодействии с самозанятыми лицами, включая процесс найма и регистрации плательщиков НДП, стратегии по смягчению потенциальных проблем и налаживание электронного документооборота с такими работниками.
При привлечении к сотрудничеству самозанятых лиц обязательно соблюдение Федерального закона. Федеральная налоговая служба регулярно рассылает информационные письма для решения распространенных вопросов и разъяснения различных аспектов законодательства.
К основным документам, необходимым для работы с самозанятыми гражданами, относятся:
- Договор оказания услуг или выполнения работ.
- Акт об оказании услуг или выполнении работ.
- Квитанция, формируемая самозанятым лицом при получении оплаты.
Теперь давайте углубимся в каждый из этих документов:
- Договор на оказание услуг или выполнение работ. В этом документе изложены условия сотрудничества между компанией и самозанятым лицом. В нем указывается объем работ, результаты, сроки и оплата.
- Акт об оказании услуг или выполнении работ. Служит формальным подтверждением завершения оказания услуг или выполнения работ, как указано в договоре. Он проверяет, что согласованные задачи были удовлетворительно выполнены.
- Квитанция, выдаваемая самозанятым лицом. Данная квитанция выдается самозанятым лицом после получения оплаты за свои услуги. Он служит доказательством транзакции и необходим для ведения учета и налогообложения.
Соблюдая эти процедуры оформления документов и понимая правовую базу, регулирующую привлечение самозанятых лиц, компании могут минимизировать риск возникновения проблем с Федеральной налоговой службой.
Договор
Для услуг, оказываемых в течение определенного периода времени или поэтапно, благоразумие требует оформления соглашения, определяющего сроки, этапы реализации и другие соответствующие условия.
Закон, принятый 27 ноября 2018 года, утверждает, что самозанятые лица работают без работодателя. Примечательно, что профессиональный подоходный налог не применяется к доходам, полученным в рамках трудовых отношений, что исключает возможность признания договоров самозанятости трудовыми договорами.
Кроме того, закон накладывает ограничения, запрещающие нанимать сотрудников бывших клиентов в качестве самозанятых лиц в течение двух лет после увольнения. Это положение направлено на сдерживание попыток работодателей массово перевести сотрудников на самозанятость, тем самым смягчая бюджетные обязательства.
Следовательно, договоры с самозанятыми физическими лицами подпадают под действие исключительно гражданского права, хотя и с нюансами.
Если самозанятое лицо имеет статус индивидуального предпринимателя, договорные отношения аналогичны договорным отношениям с любым другим индивидуальным предпринимателем при любой системе налогообложения. Индивидуальный предприниматель действует как автономное лицо, самостоятельно исполняя налоговые обязательства без вмешательства клиента.
Перед оформлением договоров обычная комплексная проверка предполагает проверку полномочий контрагента через Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей.
В договоре должны быть указаны реквизиты налогообложения, в том числе включение НДС и налоговый статус индивидуального предпринимателя, определяемый идентификационными кодами налогоплательщика (ИНН и ОГРНИП).
Продлевать соглашения с переходящими предпринимателями нет необходимости, подтвердили в ФНС. Однако корректировки оправданы, если НДС изначально был включен в стоимость услуг.
И наоборот, если у индивидуального предпринимателя отсутствует статус индивидуального предпринимателя, решающее значение имеет уточнение его статуса самозанятого в договоре. Примечательно, что клиенты должны платить взносы на пенсионное и медицинское страхование для непрофессиональных лиц, платящих подоходный налог.
Для выяснения статуса самозанятого контрагента необходима тщательная проверка через приложение «Мой налог» и ресурсы ФНС. Непреднамеренная неправильная классификация может привести к тому, что клиенты будут нести страховые взносы и удержать подоходный налог с населения.
Кроме того, для сохранения статуса самозанятого крайне важно соблюдение порога годового дохода в 2,4 млн рублей для плательщиков НПД. Превышение этого лимита превращает подрядчика в обычного человека, что влияет на обязательства заказчика.
Для снижения рисков в договорных положениях может быть предусмотрена компенсация понесенных убытков, если индивидуальный предприниматель не сообщит об изменении налогового статуса.
Контрактные соглашения с самозанятыми лицами не должны отражать трудовые договоры, в которых упор делается на предоставление конкретных услуг, а не на должностные обязанности. Оплата должна коррелировать с завершением оказания услуги, при этом допускается частичный аванс.
Положения, требующие соблюдения директив заказчика или внутренних правил, недопустимы. В отличие от трудовых договоров, самозанятые лица действуют автономно, хотя и несут ответственность за материальный ущерб.
Пристальный контроль со стороны Федеральной налоговой службы усиливается в отношении самозанятых лиц с единичными постоянными клиентами. Диверсифицированная клиентура смягчает пристальное внимание, подчеркивая важность привлечения подрядчиков с разнообразной клиентской базой.
В заключение отметим, что взаимодействие с самозанятыми лицами требует тонкого понимания юридических различий и тщательного заключения договоров. Соблюдение нормативной базы и принятие разумной договорной практики защищают компании от потенциальных обязательств и ошибок регулирования.
Акт
ФНС поясняет, что акт является не подтверждением произведенных расходов, а дополнительным документом для целей бухгалтерского учета. В нем разграничен период оказания услуги, оплаты или завершения предоплаты. Форма акта по договорам с самозанятыми физическими лицами не имеет законодательного регулирования.
Стороны могут составить его в любом формате или использовать онлайн-шаблоны. К важным элементам относятся сведения о сторонах, условия контракта, а также выполненная и принятая работа. Кроме того, в нем должна быть указана цена работы и любые комментарии, связанные с качеством. Акт требует подписи уполномоченных представителей обеих сторон.
В заключение, хотя этот акт не является обязательным с юридической точки зрения, он служит важной дополнительной документацией для целей бухгалтерского учета.
Пошаговая инструкция и чек-лист
Решение тонкостей найма самозанятых лиц и заключения договорных соглашений требует системного подхода. Вот пошаговое руководство, которое поможет обеспечить соблюдение требований и эффективность этого процесса:
- Проверка статуса.
Начните с подтверждения того, зарегистрирован ли подрядчик в качестве плательщика налога НПД. Этого можно добиться двумя способами:
Во-первых, запросите у индивидуального предпринимателя свидетельство о регистрации. Этот документ, доступный через приложение «Мой налог», содержит важные сведения, такие как информация о налогоплательщике и дата регистрации.
Либо проверить статус самостоятельно с помощью портала налоговой службы, потребовав только ИНН контрагента.
Крайне важно обеспечить текущий статус как на этапе заключения договора, так и на этапе его расчетов, чтобы избежать налоговых обязательств.
- Договорное соглашение.
Составление договора с самозанятым лицом требует соблюдения определенных правил, отличающих его от трудового договора. Федеральная налоговая служба предлагает комплексные критерии для предотвращения ошибочной классификации налоговыми органами.
Основные моменты, которые следует включить в договор:
- Явное признание статуса самозанятого подрядчика.
- Спецификация предоставляемых услуг с акцентом на их временный характер и основу вознаграждения.
- Обязанность подрядчика уведомлять о любых изменениях статуса самозанятого.
- Ясность формата работы, исключающая использование ресурсов клиента и обеспечивающая соблюдение авторских прав.
- Определение сроков без привязки к графикам работы.
- Факультативное включение условия подписания и вручения акта приема-передачи услуг.
- Определение условий и способов оплаты, включая любые штрафы за несоблюдение.
Взаимная ответственность и обязательства, включая положения о конфиденциальности, если применимо.
- Принятие работы.
По завершении заказчик проверяет работу и подписывает акт приемки с указанием объема и качества. Для поэтапных проектов могут потребоваться отдельные акты.
- Оплата и получение.
Прежде чем произвести оплату, проверьте статус самозанятого подрядчика. Оплата должна быть произведена в сроки и способом, согласованные в договоре.
Варианты оплаты включают наличные, банковский перевод или выставление счета через приложение «Мой налог». После получения оплаты подрядчик через приложение выдает чек, который служит подтверждением расходов для целей налогообложения.
Целесообразно не устанавливать в договоре конкретный срок подачи чека, чтобы избежать юридических осложнений.
Резюмируем
В этой статье мы написали как бизнесу работать с самозанятыми лицами. Для этого важно соблюдать все требования законодательства. Также вы можете дополнительно перестраховаться. Для этого можно распечатать договор об оказании услуг и акт выполненных работ.
